CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa, mà khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của công ty.
Đặc điểm - Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn. - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn và thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm.
- Về mặt giá trị, nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra chứ không hao mòn dần như tài sản cố định. - Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, vốn góp của các thành viên trong công ty,.trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài. - Nguyên vật liệu dùng trong doanh nghiệp xây dựng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. - Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các công ty.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu - Ghi chép chính xác và kịp thời số lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập xuất tồn. - Mở các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết từng nguyên vật liệu theo đúng chế độ, phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện mua hàng, tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu theo dự đoán, tiêu chuẩn, định mức tiêu hao. 5 - Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phục vụ công tác quản lý.
Định kỳ phân tích tình hình mua hàng, bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. - Có hệ thống kho hàng để bảo quản nguyên vật liệu thiết bị cần thiết để cân đo, đong, đếm. Nhiệm vụ - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp phản ánh đầy đủ kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
- Phân bổ giá trị hợp lý nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Thực hiện tốt việc đánh giá, ghi nhận về số lượng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp hạn chế tối đa nguyên vật liệu. Vai trò - Nguyên vật liệu có vai trò là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, là một trong ba yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ, đúng chất lượng, quy cách, chủng loại có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh.
- Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó còn quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Ngoài ra, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Do đó, để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, có lợi nhuận, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ, đồng thời có biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. - Như vậy, nguyên vật liệu là một trong những thành phần quan trọng nhất trong công tác xây dựng, lắp đặt các công trình, hệ thống điện.
Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng, hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng nguồn nguyên liệu một cách hợp lý. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có nhiều cách phân loại khác nhau và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất. Để quản lý một cách chặt chẽ, hạch toán chính xác khối lượng nguyên vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất một cách liên tục và ổn định, doanh nghiệp cần phải phân loại nguyên vật liệu ra chi tiết dựa trên những tiêu thức nhất định mà các loại nguyên vật liệu được sắp xếp vào các nhóm khác nhau. Nhờ đó, kế toán có thể theo dõi chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ vật tư.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, nguyên vật liệu được chia làm các loại sau: 6 - Nguyên vật liệu chính: là những thứ nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Cần chú ý rằng, nguyên vật liệu là những vật phẩm tự nhiên chưa qua một sự chế biến nào và cần được tác động của lao động, máy móc, kỹ thuật biến hóa mới thành sản phẩm hoặc đã qua chế biến nhưng là yếu tố chính cấu thành sản phẩm cho công đoạn sản xuất tiếp theo. - Nguyên vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nghiên cứu công nghệ kỹ thuật, bảo quản, đóng gói phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt,… - Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ, sản xuất.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào,vải vụn, gạch, sắt,…) - Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,… + Theo nguồn gốc nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự chế biến, tự gia công Nguyên vật liệu có nguồn gốc khác (được cấp, biếu tặng, nhận góp vốn.) + Theo mục đích và nơi sử dụng: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu quản lý Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu dịch vụ bán hàng + Lập danh điểm nguyên vật liệu Ngoài các cách phân loại nguyên vật liệu trên để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học và công tác kế toán thì phải lập danh điểm kế toán nguyên vật liệu Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy trình cho mỗi vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chỉ số (kết hợp các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của 7 chúng. Tùy theo doanh nghiệp hệ thống danh điểm vật tư, hàng hóa có thể xây dựng theo nhiều cách khác nhau, nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Thông thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, cấp 2 để kết hợp nhóm vật tư kết hợp với chữ cái của tên vật tư để ký hiệu thứ tự vật tư.
Danh điểm vật tư để sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong toàn doanh nghiệp. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu. - Tính giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo một nguyên tắc nhất định. Tính giá nguyên vật liệu nhằm mục đích thực hiện chức năng hạch toán ghi chép và lập báo cáo kế toán bằng tiền các loại vật tư.
- Tính giá vật tư xuất: tính giá theo giá nhập thực tế, có thể xác định tương đương giá nhập thực tế bằng các phương pháp tính giá. - Tính giá vật tư nhập: cơ sở đánh giá là chứng từ kế toán thực tế phát sinh nghiệp vụ, nguyên tắc chung là tính theo giá phí thực tế, cơ cấu giá nhập của vật tư tùy thuộc vào nguồn thu nhập để xác định số tiền tính và giá nhập. - Tùy theo đặc điểm của từng công ty mà có thể lựa chọn tính giá nguyên vật liệu theo một trong hai phương pháp: giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế được xem là một loại nguyên tắc, giá hạch toán mang tính chất là giá thủ tục, nghĩa là sử dụng giá hạch toán chỉ để thuận tiện cho việc cung cấp thông tin.
Vào cuối mỗi kỳ hạch toán thì kế toán phải tiến hành điều chỉnh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ từ giá đang ghi sổ là giá hạch toán về giá nguyên tắc là giá thực tế. - Theo quy định, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc), tức là nguyên vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế. Tuy nhiên, không ít công ty để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Nguyên tắc chung: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là tập hợp tất cả những chi phí mà công ty đã bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó tính đến thời điểm vật liệu sẵn sàng xuất kho để đưa vào sử dụng. Do nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí bỏ ra cho từng nguồn nhập là khác nhau, cho nên giá thực tế vật liệu nhập kho được tính riêng cho từng nguồn nhập.