CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VIJAKO VIỆT NAM 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây Dựng VIJAKO Việt Nam 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL Khái niệm NVL: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm của NVL: - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh - Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm. - Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm. • Đặc điểm của ngành xây dựng ảnh hưởng đến kế toán NVL: Doanh nghiệp xây dựng là doanh nghiệp có đặc trưng riêng, khác biệt với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại hay sản xuất thông thường do đặc điểm về sản phẩm của ngành xây dựng hoàn toàn khác với các ngành sản xuất kinh doanh khác nên công tác kế toán NVL trong lĩnh vực này cũng có những đặc điểm khác biệt. GVHD: TRẦN ĐỨC VINH SVTT: LÊ TRỌNG HẢI 3 Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khi đã trúng thầu công trình tham gia thầu, đã có giá trị, khối lượng tham gia thầu công trình, kế toán NVL dựa vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc tách chi phí để hạch toán.
Bóc tách chi phí nhằm mục đích hiểu rõ được chi phí trong dự toán để hạch toán đúng số NVL cần dùng trong công trình sao cho đúng và chính xác nhất. Mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng. Từ đó tách chi phí cho từng công trình, điểm khác biệt với hạch toán trong thương mại là chi phí của công trình nào thì kế toán NVL phải tập hợp nó vào giá trị công trình đó. Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu công trình bằng hoặc gần bằng giá trên bản dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp.
Dựa vào chi phí đó để kế toán xác định xem lượng hoá đơn đưa vào hạch toán cho công trình đó có tương đương không. Do đặc điểm của ngành xây dựng là khi xây dựng công trình phụ thuộc vào địa điểm xây dựng nên giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau do đó kế toán NVL phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi nơi. Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên kế toán NVL cần phải tính toán chính xác lượng NVL phù hợp cho công trình tránh trường hợp NVL thừa hoặc thiếu ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình, khi tập hợp chi phí kế toán phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình.
Bám sát vào bảng bóc tách chi phí để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào có theo định mức quy định hay không. Phân loại NVL Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các DN phải sử dụng rất nhiều loại, thứ NVL khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý GVHD: TRẦN ĐỨC VINH SVTT: LÊ TRỌNG HẢI 4 Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho kế toán quản trị, DN cần phải tiến hành phân loại NVL. Mỗi DN nên sử dụng những loại NVL khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.
Phân loại NVL tại Công ty là việc phân chia NVL thành các loại, các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. • Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN thì NVL tại Công ty được chia thành các loại sau: - NVL chính: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm như xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở các DN xây dựng. Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm… - NVL phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bên ngoài, tăng chất lượng sản phẩm như vôi, ve, đinh… - Nhiên liệu: được sử dụng phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, khí gas… - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, CC-DC… - Vật liệu và thiết bị XDCB: là các loại vật liệu thiết bị được sử dụng cho việc XDCB. - Phế liệu: là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, chúng có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài.
- Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi tự việc thanh lý TSCĐ. GVHD: TRẦN ĐỨC VINH SVTT: LÊ TRỌNG HẢI 5 Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia làm hai nguồn: - NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, biếu tặng… - NVL tự chế: Do DN tự sản xuất. • Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL: - NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN.
- NVL dùng cho nhu cầu khác: nhượng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng… 1. Mã hóa NVL Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán Công ty lập danh điểm vật tư liệu. Mã hóa NVL hay còn gọi là lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng DN, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp.
Công ty Cổ phần Xây Dựng VIJAKO Việt Nam quy định như sau: - Nhóm xi măng – XM: XM30, XM40, XMC… - Nhóm thép - THEP: THEP20, THEP 50… - Nhóm cát – CAT: CAT1, CAT2… - …. Ngoài ra Công ty thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật GVHD: TRẦN ĐỨC VINH SVTT: LÊ TRỌNG HẢI 6 Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tư như sau: TK 152 - nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 - Nguyên liệu, vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1526 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản … Trong từng loại NVL lại gồm các nhóm nguyên vật liệu nên tài khoản cấp 2 chi tiết theo tài khoản cấp 3: TK 15211- Xi măng TK 15212- Thép TK 15213- Cát …. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây Dựng VIJAKO Việt Nam 1. Phương thức hình thành Quy trình mua NVL nhập kho: GVHD: TRẦN ĐỨC VINH SVTT: LÊ TRỌNG HẢI 7 Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 1.1: Quá trình thu mua NVL Phòng Ban Kế toán Thủ kho Kế toán kỹ thuật kiểm NVL NVL vật tư nghiệm Nghiệp vụ nhập kho Xây Kiểm Lập Nhập Ghi sổ dựng nghiệm phiếu kho và kế định NVL và nhập ghi thẻ toán mức, lập biên kho kho mua bản NVL NVL kiểm đủ tiêu đề nghiệm chuẩn nghị nhập kho Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL.
Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định mức. Những NVL nào dưới định mức dự trữ thì thủ kho có trách nhiệm cho phòng vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện kỹ thuật, người phụ trách kỹ thuật và thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu. Sau đó sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 3 liên.
Liên 1 giữ tại phòng kỹ thuật vật tư, liên 2 được gửi cho kế toán NVL, liên 3 giao cho bên bán. GVHD: TRẦN ĐỨC VINH SVTT: LÊ TRỌNG HẢI 8 Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phòng kỹ thuật vật tư sẽ làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho.
Phương thức sử dụng Ở Công ty Cổ phần Xây Dựng VIJAKO Việt Nam, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục công trình. Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của Công ty bảo quản.
Công ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho công việc bảo quản gồm: - Kho NVL chính: Là kho chứa các loại NVL chính gồm sắt, thép, xi măng, gạch… phục vụ cho sản xuất.