CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VÀ XÂY DỰNG NGỌC MINH 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty CP Vật tư và Xây dựng Ngọc Minh 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Công ty CP Vật tư và Xây dựng Ngọc Minh là đơn vị xây dựng chuyên hoạt động SXKD chủ yếu là thi công xây dựng, nâng cấp cải tạo các CT dân dụng công nghiệp. Do đó hoạt động của Công ty có đặc điểm là hoạt động có quy mô lớn, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng, đòi hỏi có nguồn vốn kinh doanh lớn.
Với Công ty Cổ phần Vật tư và Xây dựng Ngọc Minh thì nguyên vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, số lượng lớn, vật liệu thường có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng. Ví dụ về Cát thì có những loại như: Cát đen, Cát mịn ML = 0,7-1,4; Cát mịn ML = 1,5 - 2, Cát vàng…Về đá thì có những loại như: Đá 1x2, Đá 4x6, Đá cấp phối D<=4cm, Đá hộc…Về Gỗ có Gỗ đà nẹp, Gỗ chống, Gỗ chèn, Gỗ ván… Về gạch thì có gạch lát trang trí, gạch đặc A1, A2, gạch lỗ,…ngoài ra còn có những vật liệu khác như que hàn, xi măng, nhựa đường, đinh, bu lông… chúng được sử dụng với số lượng lớn, nhỏ khác nhau và được mua với nhiều hình thức khác nhau, có loại mua ở các công ty, đại lý, cửa hàng như xi măng, sắt thép, có loại mua ở các lò sản xuất, bến cảng như vôi, sỏi, cát… Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, việc quản lý quy trình thu SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 1 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu của công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận.
Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty. Tại Công ty Cổ phần Vật tư và Xây dựng Ngọc Minh, các nguyên vật liệu đều được mã hóa, được chia theo từng nhóm nguyên vật liệu. Những nguyên vật liệu chính sử dụng chế biến trực tiếp hình thành nên sản phẩm thì được xếp vào một nhóm nguyên vật liệu chính, những loại nguyên vật liệu phụ. Danh mục bộ mã vật tư hiện đang sử dụng được thể hiện trong bảng 1.1: Bảng danh điểm vật tư và phân loại NVL của công ty Phân loại Danh Đơn vị Nhóm Tên và loại NVL điểm tính Nguyên vật Thép tròn D10 D10 Kg liệu chính Thép tròn D18 D18 Kg Thép Thép hình L 50x5 L 50x5 Kg Thép hình L70x6 L 70x6 Kg.
Cát đen M³ Cát mịn ML=0,7-1,4 ML/0,7-1,4 M³ Cát Cát mịn ML= 1,5-2,0 ML/1,5-2,0 M³. Đá Đá 1x2 Đ1x2 M³ Đá 4x6 Đ4x6 M³ Đá cấp phối D<=4cm Đ4 M³ SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 2 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán Đá hộc ĐH ………………… Xi măng Bỉm Sơn PC30 Kg Xi măng Bút Sơn PCB30 Kg Xi măng Xi măng Bút Sơn PCB40 Kg Xi măng Tam Điệp PC40 Kg ………………. Que hàn QH Kg Nguyên vật Dây hàn DH M liệu phụ Ôxi O2 Bình Nhựa đường NĐ Kg Xăng A92 X92 Lít Dầu Diezen DDZ Lít Nhiên liệu Dầu thủy lực DTL Lít Mỡ bò MB Hộp Vòng bi VB Hộp Phụ tùng thay Bánh răng BR Cái thế Ăcquy AQ Bình Dây xích DX Cái 1. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Vật liệu của Công ty CP Vật tư và xây dựng Ngọc Minh rất đa dạng và phong phú bao gồm rất nhiều loại có nội dung và công dụng khác nhau.
Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế và vai trò của từng loại và từng thứ nguyên vật liệu cụ thế là: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm công trình của công ty SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 3 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán như: thép, cát vàng, cát đen, cát mịn, đá 1x2, đá 2x4, đá hộc, đá cấp phối, xi măng, bu lông… - Nguyên vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm. Vật liệu phụ bao gồm: các loại phụ gia bê tông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy, que hàn, dây hàn, ôxi,… - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu diezen, dầu phụ…dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở nguyên vật liệu hoặc chở cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban đi công tác, giám sát công trình. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như các loại vòng bi, bánh răng, dây xích, ắc quy. Phân loại nhóm và mã hóa Nguyên vật liệu Hiện nay, Công ty đã tiến hành mã hóa các loại Nguyên vật liệu theo từng mã, từng nhóm riêng giúp việc theo dõi trên máy tính thuận lợi hơn, nhằm giúp công tác kế toán dễ kiểm soát hơn.
Theo đó mỗi loại được đánh mã số riêng SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 4 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán Bảng 1.2: Bảng phân nhóm và mã hóa Nguyên vật liệu Tên, nhãn hiệu Mã hóa Đơn vị TK vật tư Nhóm quy cách vật tư NVL tính 1521.01 Thép tròn D10 D10 Kg 1521.02 Thép tròn D18 D18 Kg 1521.03 Thép hình L50x5 L 50x5 Kg 1521.04 Thép hình L70x6 L70x6 Kg ………………….01 Xi măng Bỉm Sơn PC30 M³ 1521.02 Xi măng Bút Sơn PCB30 M³ 1521.03 Xi măng Tam Điệp PC40 M³ ………………….02 Cát mịn ML=0,7-1,4 ML/0,7-1,4 M³ 1521.03 Cát mịn ML=1,5-2,0 ML/1,5-2,0 M³ 1521.03 Đá cấp phối D<=4cm Đ4 M³ ………………… 1522 1522.01 Que hàn QH Kg 1522.02 Dây hàn DH M 1522.04 Nhựa đường NĐ Kg SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 5 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán 1523.02 Dầu diezen DDZ Lít 1523.03 Dầu thủy lực DTL Lít 1524.01 Vòng bi VB Hộp 1524 1524.02 Bánh răng BR Cái 1524.03 Ắc quy AQ Bình 1. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty CP Vật tư và xây dựng Ngọc Minh. Phương thức thu mua nguyên vật liệu Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, công ty phải thường xuyên mua NVL để dùng cho các hạng mục công trình với nhiều vật liệu khác nhau, vì vậy NVL được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu cũng thường xuyên biến động trên thị trường. Công ty thường ký hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu dài hạn với tối thiểu 3 nhà cung cấp vật tư nhằm đảm bảo nhu cầu, tiến độ của công trình 1.
Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Tại Công ty Cổ phần Vật tư và Xây dựng Ngọc Minh, NVL chủ yếu được hình thành theo phương thức mua ngoài. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm lên danh sách NVL cần thiết sử dụng cho mỗi công trình căn cứ vào thiết kế, sau đó chuyển sang phòng kế hoạch thị trường lập bảng dự toán của từng công trình và nhu cầu sử dụng của từng công trình đó để đề xuất ban giám đốc tiến hành mua NVL. Nguyên vật liệu thường mua với số lượng lớn và nhiều do đó vật liệu sẽ được vận chuyển về chân công trình hoặc được chuyển về các kho, bãi của công ty gần công trình thi công. Tại đây các cán bộ kiểm nghiệm của phòng kỹ thuật cùng với thủ kho sẽ căn cứ vào hợp đồng và hóa SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 6 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán đơn mua hàng để làm thủ tục nhập kho (về số lượng, chất lượng, chủng loại…) 1.
Phương thức bảo quản Chi phí NVL ở công ty chiếm tới khoảng 70% - 80% trong toàn bộ chi phí xây dựng và trong tổng giá thành công trình. Do đó yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ đó là bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại nguyên liệu, vật liệu mang tính chất đặc thù của công ty và chính xác khoán sản phẩm đến từng tổ đội sản xuất, nên công ty có những bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Thường thì bến bãi đủ rộng và gần ngay chân công trình để trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu được dễ dàng, Ví dụ: Công trình cải tạo nâng cấp Quốc lộ 12 tỉnh Lai Châu thì nguyên vật liệu được để ngay chân công trình tại Lai Châu chứ không thể để ở Hà Nội.
Đồng thời che đậy vật liệu tại các lán tránh bị thất thoát, bị tiêu hao.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty CP Vật tư và xây dựng Ngọc Minh.1 Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi công ty phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng: Sơ đồ quản lý NVL tại công ty SVTH: Nguyễn Thị Thu Trang 7 Lớp: Kế toán 43 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện kế toán – Kiểm toán Nguyên vật HĐGTGT Bộ phận Biên bản Nhập kho liệu KCS nguyên liệu Hợp đồng kiểm nghiệm mua về NVL Sơ đồ 1.1: Thủ tục nhập kho nguyên liệu Nguyên tắc chung: Chỉ tiếp nhận hàng hoá khi có đầy đủ thành phần như sau: - Bộ phận kho ( người nhận). - Bộ phận đảm bảo chất lượng ( người kiểm tra). - Đại diện bên giao hàng ( người giao).
Ban giám Kế hoạch Phòng Dự trù cấp Thủ Phiếu Xuất đốc (GĐ sản xuất kế NVL, viết kho xuất kho công ty) hoạch lệnh sx kho Sơ đồ 1.