CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HƯNG THỊNH 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác nhau, kinh doanh mặt hàng cũng khác nhau nên yêu cầu về nguyên vật liệu (NVL) cũng khác nhau kể cả về số lượng và chủng loại. Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh chuyên sản xuất vật liệu xây dựng, chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu thì trước hết phải hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất. Là một công ty sản xuất các loại bê tông nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất cũng có đặc thù riêng. Để sản xuất ra cột điện, ống nước ly tâm…công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau: có những vật tư là sản phẩm của công nghiệp như: xi măng (đa dạng về chủng loại, chất lượng, xi măng trắng, xi măng thường), thép.
Lại có những loại vật liệu là sản phẩm của khai thác được đưa vào sử dụng ngay không qua chế biến như: cát, đá… Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau: những loại vật liệu cần sử dụng với khối lượng lớn: xi măng, thép, cát…nhưng có những vật liệu sử dụng như: bột đá… 3 Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học kinh tế quốc dân Việc mua, vận chuyển bảo quản các vậtt liệu cũng khác nhau. Có loại vật liệu thì mua ngay trong nội thành như thép, cát; có loại vật liệu công ty phải mua ở xa như xi măng Bỉm Sơn ở Thanh Hóa, đá Thiện Khê ở Hà Nam. Những loại vật liệu được bảo quản trong kho như xi măng, phụ gia, thép’ nhưng có những loại vật liệu không thể bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, vì vậy, công ty cần thiết có biện pháp bảo quản phù hợp với từng loại vật tư. Cán bộ của phòng kế toán, thủ kho, vật tư cùng phối hợp trong quản lý nhập vật tư theo phiếu nhập, xuất đúng thủ tục, chứng từ đảm bảo quản lý, vật tư và đúng chế độ quy định; kế toán vật tư là người chuyên theo dõi NVL kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán đối chiếu ghi sổ vật liệu của công ty.
Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Công ty có khối lượng nguyên vật liệu lớn bao gồm nhiều chủng loại với tính chất lý hoá khác nhau, có công dụng, nội dung kinh tế khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là hết sức cần thiết cho công tác quản lý, hạch toán kế toán được chính xác, khoa học và tiện lợi. Phân loại NVL là sắp xếp các thứ NVL cùng loại với nhau theo một đặ trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào vai trò và nội dung kinh tế của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bê tông Hưng Thịnh được chia thành các loại sau: 4 Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học kinh tế quốc dân - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu và chưa qua chế biến công nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như: xi măng, sắt, thép….
- Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm như hình dáng màu sắc hoàn chỉnh sản phẩm, hoặc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bê tông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy. - Nhiên liệu: là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy máy, than củi, khí ga.
Loại vật liệu này không được dự trữ mà đưa ngay vào sử dụng. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên, nó được tách ra một loại riêng vì việc tiêu dùng và sản xuất nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý khác với các vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: bu lông, ốc, que hàn, mũi khoan…Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm dự trữ các loại phụ tùng thay thế. 5 Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học kinh tế quốc dân - Vật liệu khác: là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, vật đóng gói… - Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gỗ, sắt thép vụn, vỏ bao xi măng…) Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu.
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã kí hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu (theo mẫu sau). 6 Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học kinh tế quốc dân Bảng 1.1: Sổ danh điểm vật tư SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, Danh quy cách, phẩm ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm chất NVL điểm NVL TK 152 NVL TK 1521 NVL chính 1521.01 Thép cuộn D6 kg 13.02 Thép hình L60 – kg 13.685 L90 TK 1522 NVL phụ 1522.01 Sơn kg TK 1523 Nhiên liệu 1523. 7 Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học kinh tế quốc dân Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nêu trên được chia thành từng nhóm một cách chi tiết hơn.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL cũng như nội dung phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán thì NVL được chia thành: - NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, kinh doanh. - NVL dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn nhập NVL được chia thành: - NVL mua ngoài. - NVL tự gia công chế biến - NVL nhận góp vốn 1.
Mã hóa nguyên vật liệu Dựa trên phần mềm kế toán Fast Accounting sử dụng tại Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh, kế toán NVL đã thiết kế hệ thống NVL phù hợp. Mỗi NVL có một mã riêng phục vụ cho việc quản lý NVL tại Công ty Mã hóa NVL tại Công ty thực hiện như sau: - 2 ký tự đầu: Theo tên chung các nhóm vật tư, trong đó: Vật liệu chính là NL, vật liệu phụ là VL - 4 ký tự sau: Gồm 4 chữ số đánh theo thứ tự từ 0001 Ví dụ: - NL 0001: Nhóm vật liệu chính – xi măng bao - VL 0002: Nhóm vật liệu phụ - Sơn chống rỉ L10 8 Nguyễn Hồng Nhung Lớp: KT3 – K42 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đại học kinh tế quốc dân Bên cạnh đó, với tiện ích tìm kiếm trên phầm mềm kế toán, việc tra cứu NVL không nhất thiết dựa vào mã vật liệu mà có thể tìm kiếm theo tên gọi thông thường rất thuận tiện cho công tác quản lý NVL 1. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần bê tông Hưng Thịnh Đối với công tác luân chuyển NVL, Công ty đã có sự phân công trách nhiệm cho từng bộ phận đảm nhiệm từ khâu mua hàng, nhận hàng, bảo quản hàng trong kho đến xuất kho để sử dụng. Phương thức hình thành Với đặc điểm sản xuất tại Công ty, hầu hết NVL như cát, đá, xi măng, thép.chủ yếu hình thành từ nguồn thu mua bên ngoài từ các nhà cung cấp NVL xây dựng.
Chính vì vậy, để đáp ứng và duy trì liên tục quá trình sản xuất đạt mức năng suất cao nhất, Công ty đã rất chú trọng việc cung ứng NVL cho các phân xưởng với quy trình thu mua NVL được xây dựng chặt chẽ. Hàng tháng, hàng quý, phòng sản xuất dưới sự chỉ đạo của giám đốc sản xuất lên kế hoạch sản xuất, đặc biệt trong đó là kế hoạch thu mua NVL có phê duyệt của giám đốc và kế toán trưởng. Căn cứ vào kế hoạch thu mua và tình hình sử dụng NVL thực tế, phụ trách phòng vật tư cử nhân viên đi khảo sát, lấy báo giá của các nhà cung cấp NVL phù hợp khác nhau; sau đó, trình Giám đốc ký duyệt mua và lựa chọn nhà cung cấp. Các nhà cung cấp được chọn hầu như là các đơn vị cung cáp NVL xây dựng có giá cả cạnh tranh nhất với chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
Trên cơ sở đó, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua NVL.