CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ PHÚ NGHĨA 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu - Đặc điểm của NVL Là tham gia vào một chu kỳ sản xuất để tạo ra SP.Khi tham gia vào sản xuất thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu. Giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí SX. - Công ty TNHH MTV xây dựng công nghệ Phú Nghĩa là đơn vị xây dựng cơ bản nhiệm vụ chính là xây dựng các công trình giao thông công cộng, cầu cống, đường giao thông, các công trình dân sinh phục vụ giao thông nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tới 75% giá trị tổng sản lượng bao gồm: nhựa đường, nhũ tương, các loại đá, cát, sắt, thép, xi măng, xăng dầu…. - Các nguyên vật liệu này khi tham gia vào hoạt động xây lắp chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ hoặc một phần và chuyển vào giá thành các công trình, hạng mục công trình.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty Do công ty có nhiều dự án, công trình nằm rải rác trên toàn quốc vì thế kế hoạch mua sắm của công ty là rất khó, vì vậy kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp giữa các phòng ban và có kế hoạch lâu dài. Nguyên vật liệu của công ty là loại dễ mua, dễ kiếm nguồn hàng cung cấp trên thị trường. - Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu. SV: Nguyễn Văn Huy 2 Lớp: KT - K23 - VB2 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.
Phạm Xuân Kiên Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác xây dựng thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch dự toán) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng hợp đồng của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho thi công. Trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt cứ và kế hoạch của tháng quý, phòng kế hoạch dự toán tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đám bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả.
- Nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Do đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty, vì nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm được khách hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Còn nếu chi phí vận chuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của các công trình lên, công ty không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng Công ty không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống. Vì vậy Công ty đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cập cho xây dựng như Công ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên và những công ty vật liệu khác.
Việc này cũng tránh được SV: Nguyễn Văn Huy 3 Lớp: KT - K23 - VB2 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Phạm Xuân Kiên hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm. Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT kèm theo, trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Ngoài những đơn vị bạn hàng kể trên, Công ty còn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác. Tuy nhiên, các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chất lượng và số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thì trước khi tiến hành xây dựng Công ty sẽ mua ngoài thị trường. Theo phương pháp này thì việc của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán mở số đối chiếu luân chuyển để ghi chép tính hình nhập xuất tồn kho thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm.
Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép cuả kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt số lượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán. - Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủng loại vật tư không quá nhiều, phù hợp với trình độ kế toán còn chưa cao.
SV: Nguyễn Văn Huy 4 Lớp: KT - K23 - VB2 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Phạm Xuân Kiên Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật khoản 331 liệu Bảng kê phiếu Bảng kê phiếu nhập xuất Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Bảng phân bố chứng từ ghi sổ vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.2 - Quy trình kế toán vật liệu tại Công ty TNHH MTV xây dựng công nghệ Phú Nghĩa SV: Nguyễn Văn Huy 5 Lớp: KT - K23 - VB2 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Phạm Xuân Kiên 1. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu chung tại Công ty TNHH MTV xây dựng công nghệ Phú Nghĩa Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn và kết cấu phức tạp, thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.
Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng, làm cho công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay, nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội.
Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, vì vậy để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu, đòi hỏi công ty Phú Nghĩa phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng.
Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng kế toán - tài chính cần có SV: Nguyễn Văn Huy 6 Lớp: KT - K23 - VB2 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS. Phạm Xuân Kiên quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời, thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển.
Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng theo chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho công ty. Do vậy, trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất nguyên vật liệu đúng trong sản xuất kinh doanh.
Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng phế liệu… Nói chung, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý luôn được công ty Phú Nghĩa quan tâm SV: Nguyễn Văn Huy 7 Lớp: KT - K23 - VB2 Chuyên đề thực tập GVHD: ThS.