CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1.1 Khái niệm về kế toán quản trị Kế toán ra đời và gắn liền với sự phát triển của xã hội. Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu đời, ở Việt Nam và trên thế giới đã có rất nhiều định nghĩa về kế toán dưới các góc độ khác nhau. Nhưng nhìn chung, kế toán được hiểu là hệ thống thu thập, xử lý các thông tin về các hoạt động kinh tế xảy ra trong doanh nghiệp.
Mục đích của kế toán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân doanh nghiệp, cho Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin chi các đối tượng như ngân hàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng….Vì vậy các định nghĩa về kế toán đều nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin. Theo mục đích cung cấp thông tin, hệ thống kế toán doanh nghiệp được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính là bộ phận cung cấp thông tin chủ yếu cho những người ngoài tổ chức như cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan thuế…, thông qua các báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho người sử dụng. Đây là nguồn thông tin duy nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp được cung cấp ra bên ngoài.
Kế toán quản trị là bộ phận của kế toán. Nó cung cấp thông tin cho những nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán nội bộ, những người ngoài doanh nghiệp không được phép tiếp cận các thông tin kế toán quản trị của doanh nghiệp. Trong cuốn tự điển kế toán của tác giải R.Parker có định nghĩa “Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán liên quan chủ yếu đến báo cáo nội bộ Luan van 8 cho nhà quản trị của một doanh nghiệp. Nó nhấn mạnh đến sự kiểm soát và ra quyết định hơn là khía cạnh vị trí quản lý của kế toán.
Nó không bị rằng buộc bởi những quy định pháp lý và các chuẩn mực kế toán. Nó có thể khác với kế toán tài chính” [10, 182] Theo hiệp hội kế toán Mỹ định nghĩa “Kế toán quản trị là quá trình định dạng đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và các số liệu tài chính và phi tài chính cho ban quản trị để lập kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các tài liệu và quản lý chặt chẽ các tài sản này” Theo tác giả của cuốn “Advancend mangagement accounting” ông Robert S.Kaplan và Anthony AAtkinson, kế toán quản trị được định nghĩa: “hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho những người quản lý doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của họ” Kế toán quản trị theo từ điển thuật ngữ kế toan Mỹ là: “một lĩnh vực của kế toán liên quan đến việc định lượng các thông tin kinh tế và hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa các quyết định tài chính, đặc biệt trong việc hoạch định kế hoạch và quản lý giá thành” Theo Luật kế toán Việt Nam (khoản 3, điều 4), kế toán quản trị là “việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Các khái niệm, quan điểm trên đây không có sự mâu thuẫn nhau, chỉ là khác nhau về cách diễn đạt các khía cạnh của kế toán quản trị. Từ các khái niệm trên cho thấy những điểm chung về kế toán quản trị như sau: - Là một phân hệ trong hệ thống kế toán của một tổ chức (đơn vị), cung cấp các thông tin định lượng của tổ chức; - Đối tượng sử dụng thông tin là nhà quản trị bên trong tổ chức (đơn vị); - Mục đích nhằm cung cấp thông tin để hoạch định và kiểm soát các Luan van 9 hoạt động của tổ chức (đơn vị); Từ đó có thể đưa ra khái niệm chung về kế toán quản trị như sau: Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp cá nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Kế toán quản trị là sự kết hợp các nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật để xây dựng mô hình, thiết kế hệ thống và vận hành hệ thống kế toán để đáp ứng yêu cầu là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Đối với kế toán quản trị, các thông tin kế toán được tổ chức phục vụ cho nhà quản trị các cấp ra quyết định nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực cho quá trình sản xuất kinh doanh. Để thực hiện được chức năng kế toán quản trị, công tác tổ chức kế toán quản trị phải bám sát đặc điểm tình hình, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý của doanh nghiệp để có thể cung cấp cho nhà quản trị các cấp các thông tin có giá trị và phù hợp nhất.2 Định nghĩa về chi phí và kế toán quản trị chi phí Chi phí có thể được hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả.
Kết quả đó có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được phục vụ…. Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị chuyên thực hiện xử lý và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng quản trị. Đối với những người quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh Luan van 10 hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát được các khoản chi phí.
Nhận điện, phân tích các hoạt động sinh ra chi phí là mấu chốt để có thể quản lý chi phí, từ đó có những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.3 Kế toán quản trị chi phí với chức năng quản trị doanh nghiệp Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin về chi phí cho các nhà quản lý, giúp họ thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Quản trị một doanh nghiệp bao gồm các chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra - đánh giá việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định. Để thực hiện tốt các chức năng quản trị doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải đưa ra các quyết định đúng đắn nhất cho hoạt động của doanh nghiệp và vai trò của kế toán quản trị chi phí tài chính là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định. Vai trò của thông tin kế toán về chi phí với nhà quản trị được biểu hiện qua các chức năng như sau: a.
Cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch Kế hoạch chi phí sản xuất thường được thể hiện dưới dạng các dự toán. Đó là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực để đạt được mục tiêu đó. Dự toán là công việc quan trọng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch là nội dung quan trọng trong chức năng quản trị. Để xây dựng được kế hoạch một cách sát thực, khoa học, có tính khả thi cao thì các thông tin kế toán quản trị là một nguồn thông tin vô cùng quan trọng.
Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện Quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch SXKD là quá trình kết hợp các nguồn lực để đạt tới mục tiêu đã định của doanh nghiệp. Trong quá trình điều hành sản xuất, nhà quản trị phải nắm chắc tình hình sử dụng các nguồn lực và Luan van 11 có cá quyết định điều chỉnh nhằm đạt tới mục tiêu với hiệu quả cao, quá trình này thông tin kế toán quản trị là kênh vô cùng quan trọng và là nhu cầu không thể thiếu được của các nhà quản trị. Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá Kiểm tra đánh giá là chức năng quan trọng của công tác quản trị. Phương pháp được áp dụng thường là phương pháp so sánh, các thông tin thực hiện sản xuất dinh doanh được so sánh với các chỉ tiêu kế hoạch, số liệu của các dự toán, từ đó nhận diện và tìm ra nguyên nhân sự chệnh lệch để có giải pháp điều chỉnh.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin dưới dạng có thể so sánh được, các cấp quản trị có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu để có các quyết định kịp thời chính các nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định Ra quyết định là việc lựa chọn hợp lý trong số các phương án khác nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong quá trình quản lý một tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Do vậy một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán, đặc biệt là kế toán quả trị phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng và chính xác cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định. Để có thông tin thích hợp đáp ứng nhu cầu ra quyết định của các nhà quản trị, kế quản trị chi phí sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết thích hợp rồi tổng hợp trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu giải trình cho nhà quản trị. Kế toán quản trị chi phí giúp cho các nhà quản trị trong quá trình ra quyết Luan van 12 định không chỉ bằng cung cấp thông tin thích hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích và những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn ra quyết định thích hợp nhất.