CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM HÀNG HÓA VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI VÀ THƯƠNG MẠI KHÁNH AN 1. Đặc điểm hàng hóa và phân loại hàng hóa tại Công ty 1. Đặc điểm hàng hóa của Công ty Công ty TNHH Phân phối và Thương mại Khánh An đã và đang không ngừng phát triển, là một trong những công ty có uy tín lớn trong lĩnh vực chuyên kinh doanh cung cấp các sản phẩm dây điện và dây cáp điện như dây cáp nhôm bọc PVC, dây cáp nhôm trần, dây cáp nhôm trần lõi thép, dây cáp nhôm vặn xoắn,. Những sản phẩm của công ty là những sản phẩm có giá trị kinh tế cao, phức tạp trong quá trình vận hành và sử dụng đòi hỏi người sử dụng phải có chuyên môn và được đào tạo cơ bản.
Những sản phẩm trên đều được sản xuất trong nước với những nhà sản xuất uy tín và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực sản xuất dây điện và dây cáp điện như Công ty TNHH Sản xuât dây và cáp điện Hoàng Phát, Công ty TNHH MTV Xanh Xanh, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị điện Khang Thịnh, Công ty TNHH Thiết bị điện Ngọc Sơn, Công ty CP Cáp điện Kevin Việt Nam,. Những sản phẩm của công ty là những sản phẩm phục vụ công tác cho ngành xây dựng, ngành điện lực,.và khách hàng chủ yếu mà công ty hướng đến là các đơn vị thành viên trong ngành điện lực như chi nhánh điện lực các quận, huyện trong nội thành Hà Nội và một số huyện, thị trấn vùng lân cận Hà Nội như Hòa Bình, Hà Nam,. Những sản phẩm của công ty có giá trị sử dụng lâu dài và thường từ 10 năm đến 20 năm, tính kỹ thuật cao cho nên có yêu cầu rất khắt khe trong quá trình sử dụng lẫn bảo quản. SVTH: Hoàng Thị Thanh Loan Lớp: Kế toán 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 4 Viện Kế toán & Kiểm toán Dưới đây em xin giới thiệu đôi nét về sản phẩm dây cáp điện mà công ty đang cung cấp ngoài thị trường: Hình 1.1: Hình ảnh dây cáp điện Khi chọn dây cáp điện, khách hàng cần xem xét những yếu tố sau: - Dòng điện định mức: Dòng điện chạy trong ruột cáp thì sẽ sinh nhiệt làm cho cáp nóng lên.
Khi nhiệt độ cáp vượt quá mức cho phép thì phải chọn cáp SVTH: Hoàng Thị Thanh Loan Lớp: Kế toán 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 5 Viện Kế toán & Kiểm toán có tiết diện ruột dẫn lớn hơn. Các bảng về dòng điện định mức và độ sụt áp sau đây dựa trên: + Nhiệt độ làm việc cho phép tối đa của ruột dẫn. + Nhiệt độ không khí + Nhiệt độ đất + Nhiệt trở suất của đất. + Độ sâu lắp đặt (khi chôn cáp trong đất) + Điều kiện lắp đặt - Độ sụt áp: Một yếu tố quan trọng khác phải xem xét khi chọn cỡ cáp là độ sụt áp do tổn hao trên cáp.
Độ sụt áp phụ thuộc vào: + Dòng điện tải + Hệ số công suất + Chiều dài cáp + Điện trở cáp + Điện kháng cáp IEE 522-8 quy định độ sụt áp không được vượt quá 2.,5% điện áp danh định. Với mạch 1 pha 220V độ sụt áp cho phép 5. Với mạch 3 pha 380V độ sụt áp cho phép 9. Khi sụt áp lớn hơn mức cho phép thì khách hàng phải chọn cáp có tiết diện ruột dẫn lớn hơn.
- Dòng điện ngắn mạch - Cách lắp đặt - Nhiệt độ môi trường hoặc nhiệt độ đất 1. Phân loại hàng hóa tại Công ty Để tiện cho việc quản lý, bảo quản, dự trữ, nhập kho, xuất kho, ghi sổ kế toán thì hàng hóa được phân loại theo nhóm hàng: - Nhóm hàng dây cáp nhôm - Nhóm hàng dây cáp đồng SVTH: Hoàng Thị Thanh Loan Lớp: Kế toán 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 6 Viện Kế toán & Kiểm toán - Nhóm hàng dây cáp hợp kim Đặt mã hàng hóa: Mỗi một loại hàng hóa đều có một mã riêng để tiện cho việc quản lý. Một mã hàng hóa gồm cả phần chữ cái lẫn phần số, được quy ước theo tên gọi thông thường của sản phẩm và model hiện hành. Hiện nay, công ty có khoảng trên 100 mặt hàng mặt hàng, vì vậy để tiện cho việc quản lý hàng hóa công ty sử dụng phần mềm quản lý kho SDI, nhờ phần mềm này mọi hàng hóa đều có thể quản lý chính xác và kịp thời.
Danh mục hàng bán hiện tại của Công ty được thể hiện qua Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty THÔNG SỐ MÃ STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT KỸ THUẬT HÀNG I Nhóm hàng dây cáp nhôm AL Điện áp: 100 - 120V, 220 - 240V Tần số: 50/60Hz AL- 1 Dây cáp nhôm bọc PVC Mét Công suất: tối đa PVC 650 VA với các thiết bị ngoại vi Điện áp: 100 - 120V, 220 - 240V Tần số: 50/60Hz AL- 2 Dây cáp nhôm vặn xoắn ABC Mét Công suất: tối đa ABC 650 VA với các thiết bị ngoại vi … … … … … II Nhóm hàng dây cáp đồng CU Điện áp: 100 - 120V, 220 - 240V Tần số: 50/60Hz CU- 1 Dây cáp đồng 1 lõi Mét Công suất: tối đa 001 650 VA với các thiết bị ngoại vi Điện áp: 100 - 120V, 220 - 240V Tần số: 50/60Hz CU- 2 Dây cáp đồng 3 lõi Mét Công suất: tối đa 003 650 VA với các thiết bị ngoại vi SVTH: Hoàng Thị Thanh Loan Lớp: Kế toán 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 7 Viện Kế toán & Kiểm toán … … … … … III Nhóm hàng dây cáp hợp kim AC Điện áp: 100 - 120V, 220 - 240V Tần số: 50/60Hz 1 Dây cáp hợp kim AC16 Mét Công suất: tối đa AC16 650 VA với các thiết bị ngoại vi Điện áp: 100 - 120V, 220 - 240V Tần số: 50/60Hz 2 Dây cáp hợp kim AC25 Mét Công suất: tối đa AC25 650 VA với các thiết bị ngoại vi … … … … … (Nguồn: Trung tâm kinh doanh) 1. Đặc điểm luân chuyển hàng hóa tại Công ty 1. Đặc điểm hình thành hàng hóa Hàng hóa của công ty được mua về từ các công ty chuyên sản xuất tại Việt Nam như Công ty TNHH Sản xuât dây và cáp điện Hoàng Phát, Công ty TNHH MTV Xanh Xanh, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ thiết bị điện Khang Thịnh, Công ty TNHH Thiết bị điện Ngọc Sơn, Công ty CP Cáp điện Kevin Việt Nam,.Và tất cả các hàng hóa của công ty mua về từ các công ty trên đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và được các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định. Đặc điểm quản lý hàng hóa tại kho Quy trình nhập hàng hóa của công ty được thể hiện qua các bước cơ bản sau: Bước 1: Lập phương án kinh doanh Phòng kinh doanh và kế hoạch tổng hợp sẽ lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng có sẵn, và theo kế hoạch của Ban giám đốc, bên cạnh đó còn phải nghiên cứu xu hướng tiêu dùng của khách hàng để lựa chọn mặt hàng cho phù hợp với xu thế, lựa chọn nhà cung cấp để có thể đảm bảo về chất lượng cũng như giá cả.
Phòng kinh doanh sẽ phải lập SVTH: Hoàng Thị Thanh Loan Lớp: Kế toán 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 8 Viện Kế toán & Kiểm toán phương án đầu ra cho số hàng hóa mua về ( sẽ bán được bao nhiêu hàng, giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào,…) Bước 2: Ký kết hợp đồng mua hàng hóa Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong phòng kinh doanh sẽ trình lên ban giám đốc để phê duyệt, phương án kinh doanh khả thi nhất sẽ được lựa chọn và lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, qui cách hàng hóa,…và tiến hàng đặt hàng thông qua mail, điện thoại hoặc trực tiếp. Bước 3: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa Thủ kho khi nhận hàng phải có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lượng chất lượng, quy cách hàng hóa có đúng với đơn đặt hàng hay không, sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi nhập hàng vào kho. Trong trường hợp giao hàng trực tiếp ra các quầy hàng thì nhân viên bán hàng cùng thủ kho hoặc kế toán vật tư là người đứng ra kiểm nhận hàng hóa. Bước 4: Làm thủ tục thanh toán và tiếp nhận hàng hóa Sau khi tiến hành kiểm tra hàng hóa thủ kho tiếp nhận hàng hóa vào kho.
Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Đối với thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì sau khi nhận hàng xong công ty sẽ mang đơn yêu cầu chuyển tiền và ủy nhiệm chi tới ngân hàng yêu cầu chuyển tiền cho nhà cung cấp. Và từ các bốn bước cơ bản trên công ty đã sắp xếp thành quy trình theo sơ đồ 1.1: Quy trình nhập mua hàng hóa SVTH: Hoàng Thị Thanh Loan Lớp: Kế toán 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 9 Viện Kế toán & Kiểm toán Lập phương Ký kết hợp Giao nhận Làm thủ án kinh đồng mua và kiểm tra tục thanh doanh hàng hóa hàng hóa toán và tiếp nhận hàng hóa (Nguồn: Trung tâm kinh doanh) 1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa Hằng ngày, nhân viên bán hàng phải xem xét tình hình hàng hiện tồn và tình hình tiêu thụ hiện tại để đăng ký nhập hàng về.
Những mặt hàng dây cáp nhôm bọc PVC, dây cáp nhôm trần,.được nhập trực tiếp từ nhà cung cấp. Dây cáp nhôm trần lõi thép, dây cáp nhôm vặn xoắn,…được nhập từ kho tổng. Công ty TNHH Phân phối và Thương mại Khánh An hiện đang hoạt động trên lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa phục vụ hoạt động xây dựng, phục vụ thắp sáng, truyền tải,…trong nền kinh tế quốc dân, một thị trường giàu tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnh những cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty phải đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết, có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượng khách hàng.