CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG CÁO BẢO PHÚC 1. Đặc điểm sản phẩm của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Bảo Phúc Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Bảo Phúc là một trong những công ty về ngành in của Việt Nam, sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng, theo những tiêu chuẩn nhất định và yêu cầu của khách hàng. Sản phẩm in ấn có thể phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo đặc điểm, theo công nghệ, theo thời gian sử dụng và theo phương pháp gia công. Ngày nay khi các điều kiện kỹ thuật, công nghệ, thiết bị và nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in ấn ấn có nhiều thay đổi đột biến, nhu cầu về chất lượng săn phẩm đòi hỏi cao, tính thẩm mỹ nâng lên, đòi hỏi mọi sản phẩm in ấn phải thoả mãn không những tính kỹ thuật, mà phải có tính mỹ thuật cao và giá trị sử dụng bền.
Cho nên việc phân loại sản phẩm in ấn chủ yếu theo công nghệ, theo đặc điểm của quá trình gia công. Từ năm 2001 nhà máy in của công ty đã thay đổi toàn bộ quy trình sản xuất từ in Typo sang in offset, đầu tư về chiều sâu theo hướng đông bộ và hiện đại, sản lượng trang in tăng nhanh qua các năm. Từ 200 triệu trang năm 1999 đã tăng lên 1,4 tỷ trang in vào năm 2000. Bước sang năm 2001 nhà máy tiếp tục mở rộng sản xuất thêm mặt hàng mới là vở học sinh.
Ngày 29/3/2004 thực hiện chủ trương đăng ký mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh, sản xuất thêm mặt hàng mới là: Thiết bị và tranh ảnh giáo dục. Trong năm 2007 và 2008 công ty tiếp tục đầu tư thêm máy in và các thiết bị hoàn thiện nên sản lượng trang in tăng lên 4,5 tỷ trang in trên năm. SVTH: Nguyễn Thị Nga 3 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Công việc sản xuất của công ty bao gồm tách màu, chế bản in vi tính sách giáo khoa, in sách giáo khoa, các tài liệu dạy và học từ mẫu giáo đến đại học và sau đại học. Ngoài ra công ty còn mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hóa sản phẩm bao bì, tranh ảnh, sách báo, tạp chí,.
Với sự đổi mới và hoàn thiện công nghệ nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo cho sự phát triển không ngừng của công ty trong nền kinh tế hiện nay. Sản phẩm in ấn hiện có mặt khắp các lĩnh vực trong đời sống xã hội, Công ty chia cụ thể gồm: Sách, Báo, tranh ảnh nghệ thuật, Bưu ảnh, tem thư, lịch, nhãn hàng, bằng khen, giấy khen, bản đồ, các loại vé, hoá đơn chứng từ, các tài liệu quản lý hành chính, kin ấnh tế… Tuỳ theo đặc điểm công nghệ ta có thể chia thành: - Những ấn phẩm chỉ in ấn toàn chữ - Những ấn phẩm chỉ in ấn tranh ảnh - Những ấn phẩm in ấn hỗn hợp cả chữ, tranh ảnh - Những ấn phẩm in ấn một màu hoặc nhiều màu Hoặc theo đặc điểm của quá trình gia công ở phân xưởng thành phẩm ta có sách bìa mềm, bìa cứng, bao bì giấy, bao bì cáctông, tài liệu quản lý… Một số sản phẩm tiêu biểu của doanh nghiệp Một cách khách quan về vị thế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ thuộc lĩnh vực kinh doanh trong tất cả các lĩnh vực liên quan như : in ấn, quảng cáo v. trong phạm vi toàn quốc và quốc tế. Quy mô và công nghệ của công ty ở mức trung bình so với toàn ngành nhưng có uy tín lâu năm.
SVTH: Nguyễn Thị Nga 4 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Bảng 1.1: Một số sản phẩm tiêu biểu TT Tên loại Hình ảnh minh họa 1. Ấn phẩm sách, tạp chí 2. In phong bì các loại 3. In dạng quảng cáo 5.
In brochure (Nguồn: Phòng dịch vụ thị trường) SVTH: Nguyễn Thị Nga 5 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán 1. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Bảo Phúc Quy trình sản xuất của công ty đó là quy trình sản xuất kiểu phức tạp, kiểu chế biến liên tục, sản phẩm là kết quả của nhiều công đoạn. Hiện nay, công ty đang áp dụng công nghệ in Offset. Đây là công nghệ in tiên tiến, hiện đại với hệ thống chế bản in và hoàn thiện sách là những máy móc bán tự động hiện đang không ngừng được đổi mới theo hướng đồng bộ và hiện đại.
Dây chuyền công nghệ là in và gia công sách: Hai dây chuyền này có mối quan hệ khá chặt chẽ với nhau. Dây chuyền công nghệ in (Gồm khâu trước in và khâu in): Công ty sản xuất theo phương pháp in tiên tiến là OFFSET, trình độ tự động hoá dây chuyền sản xuất được thể hiện qua hệ thống điều khiển ở mức độ tự động và bán tự động, trình độ kỹ thuật công nghệ ở mức độ trung bình, máy móc thiết bị được trang bị từ những năm của thập kỷ 90 và vẫn còn phát huy tác dụng trong cạnh tranh trên thị trường. Dây chuyền công nghệ này bao gồm phân xưởng in và phân xưởng chế bản. SVTH: Nguyễn Thị Nga 6 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Bản thảo Chuẩn bị bản gốc Bản gốc Sắp chữ bằng Chụp phơi vi tính Phim âm bản Công tác phim Phim dương bản Phim dương bản Ghép ảnh + chữ ấn Ghép ảnh + chữ ấn phẩm thường phẩm cao cấp Sửa phim Bình phim Phơi bản, in thử Máy quay keo Bản nhôm Tráng qua lớp màng cản quang In (Nguồn: Phòng kỹ thuật tổng hợp) Sơ đồ 1.1: Dây chuyền công nghệ in SVTH: Nguyễn Thị Nga 7 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Dây chuyền gia công sách: đã được cơ khí hoá chi còn khâu bắt sách và đóng gói là thủ công.
Thiết bị được bố trí hợp lý, cân đối với bộ phận trước Tờ in Pha cắt tờ in Gấp thành tay sách Bắt thành sách Vào bìa mềm Bìa cứng Bìa không Khâu chỉ Khâu thép Cắt 3 mặt Vào bìa Vào bìa Cắt 3 mặt Ép Kiểm tra (KCS) Đóng gói (Nguồn: Phòng kỹ thuật tổng hợp) Sơ đồ 1.2: Dây chuyền gia công sách Trên đây là những dây chuyền công nghệ có tính chất tổng quát, trong từng công đoạn sản xuất của sản phẩm lại có những dây chuyền công nghệ chi tiết. Quản lý chi phí sản xuất sản phẩm tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Bảo Phúc SVTH: Nguyễn Thị Nga 8 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán 1. Cơ cấu tổ chức quản lý chi phí sản xuất của công ty Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Bảo Phúc hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực in ấn. Đây là một lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi chi phí sản xuất lớn, khó tập hợp và kiểm soát chi phí so với các ngành nghề khác.
Mỗi bộ phận quản lý có vai trò và trách nhiệm nhất định đối với công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty đang cố gắng hoàn thiện bộ máy quản lý để có thể giảm bớt chi phí quản lý nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất. Dựa vào những đặc điểm trên công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý chi phí sản xuất của công ty theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng Kỹ Phòng Tài Phân xưởng Tổ sản xuất thuật chính Kế sản xuất toán (Nguồn: Phòng Kỹ thuật) Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức quản lý chi phí sản xuất 1. Chức năng các bộ phận trong công tác quản lý chi phí sản xuất Phòng Tài chính Kế toán: - Định kỳ cung cấp báo cáo về CPSX và GTSP cho lãnh đạo doanh nghiệp tiến hành phân tích các định mức chi phí, dự toán tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và kế hoạch hạ GTSP, phát hiện kịp thời khả năng tiềm tàng, đề xuất các biện pháp thích hợp để phấn đấu không ngừng tiết kiệm chi phí hạ GTSP. SVTH: Nguyễn Thị Nga 9 Lớp: Kế toán 15.2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán - Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí, đối tượng tính GTSP, lựa chọn phương pháp tập hợp CPSX khoa học phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh đầy đủ CPSX và GTSP của hoạt động sản xuất, xác định hiệu quả của từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận kế toán có liên quan đặc biệt bộ phận kế toán các yếu tố chi phí. - Thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực, chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thu nhận, xử lý, hệ thống hóa thông tin về chi phí, giá thành của doanh nghiệp. Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tiến độ sản xuất cho toàn Công ty, quản lý kỹ thuật, lập hồ sơ, lập phương án sản xuất.
Bộ phận này có nhiệm vụ scan, in bản vẽ, tính toán khối lượng, lập dự trù, kinh phí, vật tư cho các đơn hàng theo tiến độ, nghiệm thu kỹ thuật, làm hồ sơ thanh toán, tham mưu cho các nhà quản lý về biện pháp tổ chức thi công và quản lý kỹ thuật, quản lý sản xuất. Như vậy, Phòng Kỹ thuật này có nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong việc điều phối, sử dụng và kiểm soát chi phí sản xuất sản phẩm. Tại các phân xưởng, Ban quản lý phân xưởng có nhiệm vụ theo dõi sát sao tình hình sản xuất, nắm bắt tình hình sử dụng vật tư, nhân công và các chi phí khác liên quan. Ban quản lý phân xưởng kết hợp với bộ phận vật tư theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn vật tư để có kế hoạch thu mua vật tư phù hợp, kịp thời với nhu cầu.
Không mua quá nhiều, quá sớm tránh thất thoát và lãng phí trong quá trình bảo quản. Ban chỉ huy công trình cũng phải theo dõi tình SVTH: Nguyễn Thị Nga 10 Lớp: Kế toán 15.