CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Theo “Chuẩn mực chung” – Chuẩn mực kế toán số 01 của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam được ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ- BTC tại ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chi phí là: Tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoă ̣c phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoă ̣c chủ sở hữu. Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và các chi phí khác. Khi tìm hiểu về chi phí cần phân biệt rõ được sự khác nhau giữa chi tiêu và chi phí.
Từ khái niệm đề cập bên trên, có thể thấy, chi phí chỉ được ghi nhận vào chi phí của kỳ kế toán về những hao phí trong kỳ, không phải toàn bộ các khoản chi trong kỳ kế toán. Bên cạnh đó, chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần của loại vật tư, tài sản, tiền của doanh nghiệp với bất kỳ mục đích nào. Từ đó, chi phí và chi tiêu không chỉ khác nhau về giá trị mà còn khác nhau về thời gian. Ví dụ, khoản chi mua nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa sử dụng Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 là khoản chi tiêu nhưng chưa được tính vào chi phí; hay khoản Chi phí phải trả là khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng thực tế chưa chi tiêu.
Vì vậy, khi nghiên cứu, kiểm tra nội dung các khoản chi phí cần đảm bảo các khoản được ghi nhận là hợp lý và đúng bản chất, việc nắm rõ sự khác biệt giữa chi tiêu và chi phí là rất quan trọng. NGUYÊN TẮC, ĐẶC ĐIỂM HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. Nguyên tắc hạch toán Đối với việc hạch toán cần chú trọng các nguyên tắc sau: - Cơ sở dồn tích Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
- Hoạt động liên tục Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính. - Giá gốc Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.
Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. - Phù hợp Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
- Nhất quán Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. - Thận trọng Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: a/ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn; b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
- Trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Tài khoản sử dụng Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, số tài khoản CPBH và CPQLDN và các tài khoản cấp 2 như sau: - Tài khoản 641 – Chi phí bán hang + Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên + Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì + Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dung + Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ + Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành + Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác - Tài khoản 642 – CPQLDN + Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý + Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý + Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng + Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ + Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí + Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng + Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác 1.
Chứng từ và sổ sách sử dụng - Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động; bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định; hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê mua hàng hóa, phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng, phiếu xuất kho… - Sổ sách sử dụng: Sổ cái tài khoản 641, 642 và sổ chi tiết các tài khoản cấp 2 như 6411, 6412… Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail. Nội dung tài khoản Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp Căn cứ theo điều 91, 92 thông tư 200/2014/TT-BTC tại ngày 22 tháng 12 năm 2014 có quy định về tài khoản chi phí bàn hàng và CPQLDN như sau: 1. Về tài khoản Chi phí bán hàng - Nguyên tắc kế toán Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,. Các khoản CPBH không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển CPBH vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh". - Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 - CPBH Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Bên Có: + Khoản được ghi giảm CPBH trong kỳ; + Kết chuyển CPBH vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Tài khoản 641 - CPBH, có 7 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,. bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,.
+ Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,. dùng cho bộ phận bán hàng. + Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. + Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,.
+ Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa.