Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, xăng dầu là mặt hàng vật tư thiết yếu mang tính chiến lược đối với an ninh năng lượng và sự phát triển kinh tế - xã hội. Do tính chất đặc thù, Nhà nước quản lý chặt chẽ hoạt động xuất nhập khẩu thông qua hạn ngạch và điều hành giá bán lẻ nội địa. Trên thị trường kinh doanh xăng dầu Việt Nam, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) giữ vai trò chủ đạo với thị phần chiếm khoảng 55% – 60%. Là một đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn, Công ty TNHH Một thành viên Xăng dầu Hà Sơn Bình chịu trách nhiệm cung ứng, kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu trên địa bàn Thành phố Hà Nội (khu vực Hà Tây cũ), tỉnh Hòa Bình và tỉnh Sơn La.

Chi phí bán hàng (CPBH) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là hai yếu tố gián tiếp hình thành nên giá thành kinh doanh nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (BCKQHĐKD). Các chỉ tiêu này là căn cứ trực tiếp để xác định lợi nhuận trước thuế, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và lợi nhuận sau thuế. Mọi sai phạm trong việc tập hợp, phân bổ và hạch toán hai khoản mục này đều dẫn đến nguy cơ làm sai lệch báo cáo tài chính, tạo rủi ro pháp lý về nghĩa vụ thuế với ngân sách Nhà nước và ảnh hưởng tới công tác quản trị nội bộ. Từ bối cảnh thực tiễn đó, đề tài "Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tại Công ty TNHH Một thành viên Xăng dầu Hà Sơn Bình" được tác giả Tạ Minh Quang (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Phenikaa) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thị Mơ.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm 03 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Làm rõ các vấn đề lý luận cơ bản của quy trình và phương pháp hạch toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu và phân tích thực trạng phương pháp, quy trình hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Một thành viên Xăng dầu Hà Sơn Bình.
  3. So sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn hạch toán tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí tại Công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình và phương pháp hạch toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu: Công tác kế toán và kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Một thành viên Xăng dầu Hà Sơn Bình trong giai đoạn 2020 – 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán và các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - "Chuẩn mực chung"): Ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính, xác định khái niệm chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh nợ làm giảm vốn chủ sở hữu. Văn bản phân định rõ sự khác biệt giữa chi tiêu (sự giảm đi của vật tư, tiền, tài sản tại một thời điểm) và chi phí (hao phí được ghi nhận tương ứng trong kỳ kế toán).
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - "Hàng tồn kho"): Quy định việc tập hợp chi phí tạo nguồn và giá vốn hàng hóa.
  • Chế độ Kế toán doanh nghiệp: Quy định theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư sửa đổi, bổ sung số 75/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính; Thông tư số 48/2019/TT-BTC về trích lập dự phòng tổn thất.
  • Khung pháp lý ngành xăng dầu: Nghị định số 83/2014/NĐ-CP và Nghị định số 95/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung về kinh doanh xăng dầu, quy định chu kỳ điều hành giá bán lẻ (rút ngắn từ 15 ngày xuống 10 ngày) và công thức xác định giá cơ sở dựa trên tỷ trọng sản lượng nhập khẩu và sản xuất trong nước.

Bên cạnh đó, tác giả hệ thống hóa 07 nguyên tắc kế toán cốt lõi chi phối công tác ghi nhận chi phí: Cơ sở dồn tích, Hoạt động liên tục, Giá gốc, Phù hợp, Nhất quán, Thận trọng và Trọng yếu.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng;
  • Phương pháp phân tích tài liệu và nghiên cứu tổng hợp;
  • Phương pháp chọn mẫu và ước lượng khả năng sai sót;
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh giữa lý luận chuẩn mực và thực tiễn áp dụng;
  • Phương pháp toán học, logic học kết hợp các kỹ thuật nghiệp vụ hạch toán kế toán và tham khảo ý kiến chuyên gia (kế toán trưởng, cán bộ quản trị tài chính tại đơn vị).

Nguồn dữ liệu

  • Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo tổng kết công tác năm 2020, 2021, 2022 của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hà Sơn Bình;
  • Hệ thống chứng từ thực tế: Phiếu chi, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ;
  • Sổ kế toán: Sổ cái TK 641, sổ chi tiết các tài khoản liên quan Quý I/2023;
  • Hệ thống quy chế, định mức quản lý nội bộ do Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam ban hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán chi phí trong doanh nghiệp:

  • Nguyên tắc hạch toán và tài khoản sử dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
    • Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng): Gồm 07 tài khoản cấp 2 (TK 6411 - Chi phí nhân viên; TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì; TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng; TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ; TK 6415 - Chi phí bảo hành; TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác).
    • Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Gồm 08 tài khoản cấp 2 (TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý; TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý; TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng; TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ; TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí; TK 6426 - Chi phí dự phòng; TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác).
    • Cả hai tài khoản đều không có số dư cuối kỳ và được kết chuyển sang TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh).
  • Vai trò của công tác kiểm soát chi phí: Chi phí là chỉ tiêu trực tiếp quyết định lợi nhuận và thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) thông qua việc phân định rõ chức năng, thẩm quyền phê duyệt, quy chế định mức chi phí, thủ tục thanh quyết toán nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và độ tin cậy của thông tin tài chính.

Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gắn với việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tại Công ty TNHH Một thành viên Xăng dầu Hà Sơn Bình

Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động sản xuất kinh doanh và thực tế hạch toán chi phí tại đơn vị:

  • Tổng quan đơn vị: Thành lập ngày 17/6/1991 theo Quyết định số 669/TN-QĐ của Bộ Thương nghiệp. Trải qua quá trình tái cơ cấu và phát triển cùng Tập đoàn Petrolimex, đến năm 2022 Công ty quản lý hệ thống phân phối rộng khắp trên 03 địa bàn:
Địa bàn quản lý Cửa hàng xăng dầu (CHXD) Cửa hàng kinh doanh ngoài xăng dầu (CHKDTH) Tổng số cửa hàng Cơ sở phụ trợ
Thành phố Hà Nội 40 07 47 01 Kho Đỗ Xá (K133)
Tỉnh Hòa Bình 23 03 26 01 Chi nhánh XD Hòa Bình
Tỉnh Sơn La 32 04 36 01 Chi nhánh XD Sơn La
Tổng cộng 95 14 109 02 Kho (Sức chứa 14.000 m³)
  • Đặc điểm kinh doanh và nguồn hàng: Nguồn xăng dầu do Văn phòng Tập đoàn Petrolimex làm đầu mối duy nhất nhập khẩu/khai thác và vận chuyển qua tuyến đường ống từ B12 Quảng Ninh về kho Đỗ Xá (Hà Tây cũ), sau đó trung chuyển bằng xe téc đến các kho Hòa Bình, Sơn La và các cửa hàng trực thuộc.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng. Phòng Kế toán tài chính Công ty gồm 10 nhân sự, 100% có trình độ đại học. Công tác kế toán tổ chức theo hình thức kết hợp vừa tập trung vừa phân tán: Chi nhánh/Xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc; các cửa hàng bán lẻ là đơn vị hạch toán báo sổ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ trên máy tính; phương pháp tính giá xuất kho theo Nhập trước - Xuất trước (FIFO); phương pháp hạch toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
  • Đặc điểm hạch toán chi phí đặc thù tại Công ty:
    • Không sử dụng Tài khoản 642: Căn cứ quy định của Tập đoàn Petrolimex, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty được gộp chung thành "Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp" và phản ánh trên hệ thống TK 641.
    • Phân loại 18 khoản mục chi phí: Chi phí phát sinh được phân bổ theo 18 khoản mục chi phí định mức do HĐQT Tập đoàn quy định, gồm: (1) Chi phí tiền lương (TK 334 theo đơn giá định mức); (2) Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ; (3) Chi phí công cụ, dụng cụ và bao bì; (4) Chi phí khấu hao TSCĐ; (5) Chi phí sửa chữa TSCĐ; (6) Chi phí nguyên vật liệu; (7) Chi phí bảo quản (chống nóng, súc rửa bồn bể, an toàn môi trường); (8) Chi phí vận chuyển nội bộ; (9) Chi phí hao hụt xăng dầu qua các khâu...
    • Tài khoản chi phí chung: Các chi phí không thể tập hợp riêng cho từng mảng kinh doanh được hạch toán vào TK 6419 (CPBH chung), cuối kỳ phân bổ cho các hoạt động theo tiêu thức doanh thu thực thu và kết chuyển về TK 911.
                    TẬP HỢP CHI PHÍ TẠI CÔNG TY HÀ SƠN BÌNH
Chi phí phát sinh trực tiếp theo LHKD                              Chi phí không tách riêng
(Hạch toán trực tiếp theo 18 khoản mục)                             (Tập hợp vào TK 6419)
                       Kết chuyển sang Nợ TK 911 (Cuối kỳ)
  • Kết quả kinh doanh năm 2022: Sản lượng xuất bán đạt 438.981 m³ (đạt 111,1% kế hoạch, tăng 14,3% so với năm 2021). Trong đó, bán lẻ trực tiếp đạt 269.364 m³ (chiếm tỷ trọng 61% tổng sản lượng, tăng 37,9%). Mặt hàng gas đạt 2.392 tấn; dầu mỡ nhờn đạt 619 tấn; hàng hóa khác đạt doanh thu 158,5 tỷ đồng.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gắn với việc nâng cao hiệu quả tại Công ty Hà Sơn Bình

Dựa trên định hướng chiến lược phát triển bền vững của Công ty đến giai đoạn 2030 – 2050 (hướng tới năng lượng sạch, kinh doanh sản phẩm xanh và bảo vệ môi trường), tác giả đề xuất 03 nhóm giải pháp:

  1. Giải pháp về hạch toán trên hệ thống tài khoản: Hoàn thiện việc phân loại, theo dõi chi tiết các tiểu khoản thuộc TK 641 gắn chặt với từng bộ phận phát sinh chi phí và loại hình kinh doanh (xăng dầu, dầu nhờn, gas, dịch vụ thương mại) nhằm cung cấp số liệu phân tích chính xác cho kế toán quản trị.
  2. Giải pháp về việc sử dụng mẫu nhật ký chứng từ: Chuẩn hóa và tối ưu hóa việc nhập liệu, lập biểu mẫu, luân chuyển chứng từ kế toán trên hệ thống phần mềm quản lý, đảm bảo quy trình kiểm soát đối chiếu giữa đơn vị báo sổ và phòng kế toán công ty diễn ra kịp thời.
  3. Giải pháp tiết giảm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh: Tăng cường định mức hao hụt xăng dầu trong khâu bảo quản, vận chuyển đường ống và téc; kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ khách hàng; tiết kiệm chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí sửa chữa tài sản cố định.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu

Khóa luận đã làm rõ toàn bộ quy trình tổ chức kế toán và kiểm soát chi phí tại một doanh nghiệp phân phối xăng dầu quy mô lớn trực thuộc Tập đoàn Petrolimex:

Chỉ tiêu / Đặc điểm Quy định chung (Thông tư 200/2014/TT-BTC) Thực tế áp dụng tại Công ty Xăng dầu Hà Sơn Bình
Sử dụng tài khoản Tách biệt TK 641 (CPBH) và TK 642 (CPQLDN) Không dùng TK 642; gộp chung vào TK 641 và mở chi tiết theo 18 khoản mục
Tập hợp chi phí chung Phân bổ trực tiếp theo từng tài khoản Tập hợp vào TK 6419, cuối kỳ phân bổ theo tiêu thức doanh thu thực thu
Phương pháp HTK Kê khai thường xuyên / Kiểm kê định kỳ Kê khai thường xuyên; tính giá xuất theo phương pháp FIFO
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái... Nhật ký - Chứng từ trên phần mềm máy vi tính thống nhất toàn Tập đoàn
Mô hình tổ chức kế toán Tùy chọn theo quy mô đơn vị Kết hợp tập trung (Văn phòng) và phân tán (Chi nhánh/Xí nghiệp/Cửa hàng báo sổ)

Đóng góp thực tiễn

  • Đề tài phân tích rõ nét cơ chế vận hành đặc thù của ngành xăng dầu (tạo nguồn tập trung từ Tập đoàn, quản lý hao hụt đặc biệt, bán buôn - bán lẻ - báo sổ cửa hàng).
  • Đưa ra hệ thống dẫn chứng cụ thể từ các chứng từ thực tế (phiếu chi số 01, 02, 03, 04, bảng lương, sổ cái TK 641 Quý I/2023) giúp minh họa trực quan quá trình hạch toán chi phí tại doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hóa.
  • Đề xuất các giải pháp kỹ thuật có tính ứng dụng gắn liền với mục tiêu tiết giảm chi phí kinh doanh thực tế trong bối cảnh giá cả thế giới biến động mạnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi hẹp tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hà Sơn Bình với hệ thống quy chế tài chính phụ thuộc vào Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), do đó mô hình hạch toán mang tính đặc thù nội bộ ngành cao (như việc không sử dụng TK 642), chưa so sánh mở rộng với các doanh nghiệp phân phối xăng dầu độc lập khác ngoài hệ thống Petrolimex.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát công tác kế toán quản trị chi phí trên toàn hệ thống các Tổng công ty/Tập đoàn đầu mối kinh doanh xăng dầu, hoặc nghiên cứu mô hình tối ưu hóa chi phí logistic trong chuỗi cung ứng xăng dầu đa phương thức.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích đối với:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Nghiên cứu trường hợp điển hình (case study) về việc vận dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC) vào một ngành hàng kinh doanh có điều kiện đặc thù.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ phân phối: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp tập trung - phân tán, cách thức quản lý hạch toán báo sổ tại mạng lưới cửa hàng bán lẻ trực thuộc.
  • Nhà quản lý kinh doanh xăng dầu: Tham khảo cơ cấu 18 khoản mục chi phí và phương pháp phân bổ chi phí chung (TK 6419) phục vụ công tác kiểm soát nội bộ và phân tích điểm hòa vốn theo từng loại hình kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hà Sơn Bình không sử dụng Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)?

Do đặc thù tổ chức kinh doanh của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Văn phòng Tập đoàn là đầu mối duy nhất tạo nguồn xăng dầu (hạch toán chi phí tạo nguồn vào giá vốn theo VAS 02). Các công ty xăng dầu thành viên tuyến sau như Hà Sơn Bình chủ yếu thực hiện chức năng bán hàng trực tiếp ra xã hội. Vì vậy, Tập đoàn quy định tập hợp chung toàn bộ chi phí phát sinh tại đơn vị thành "Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp" và theo dõi thống nhất trên Tài khoản 641 chi tiết theo 18 khoản mục chi phí, không mở riêng TK 642.

2. Nguồn hàng và cơ chế xác định giá bán xăng dầu của Công ty được quy định như thế nào?

  • Nguồn hàng: Công ty không được tự ý khai thác nguồn bên ngoài mà nhận phân phối nội bộ từ Văn phòng Tập đoàn Petrolimex qua hệ thống đường ống từ Quảng Ninh về kho trung tâm Đỗ Xá (Hà Tây cũ).
  • Cơ chế giá: Giá nhập được tính theo công thức: Giá chưa qua kho tuyến 1 + Chi phí qua kho + Cước vận chuyển. Giá bán lẻ được điều hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước căn cứ Nghị định 83/2014/NĐ-CP và Nghị định 95/2021/NĐ-CP (chu kỳ điều chỉnh giá 10 ngày, công thức tính giá cơ sở dựa trên tỷ trọng nhập khẩu và sản xuất trong nước).

3. Chi phí chung không thể bóc tách riêng cho từng loại hình kinh doanh được xử lý như thế nào?

Đối với các khoản chi phí phát sinh không thể phân biệt trực tiếp cho từng mặt hàng (xăng dầu, dầu mỡ nhờn, gas, bảo hiểm...), kế toán Công ty tập hợp chung vào tài khoản 6419 ("Chi phí bán hàng chung"). Đến cuối kỳ kế toán, số dư TK 6419 sẽ được phân bổ cho các loại hình kinh doanh liên quan theo tiêu thức doanh thu thực thu, sau đó kết chuyển vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

4. Kết quả sản lượng kinh doanh năm 2022 của Công ty đạt được những con số nổi bật nào?

Trong năm 2022, tổng sản lượng xuất bán xăng dầu toàn Công ty đạt 438.981 m³ (đạt 111,1% kế hoạch, tăng 14,3% so với năm 2021). Trong đó, sản lượng bán lẻ trực tiếp qua hệ thống 95 cửa hàng xăng dầu đạt 269.364 m³ (chiếm 61% tổng sản lượng toàn Công ty). Mặt hàng gas đạt 2.392 tấn (108,7% kế hoạch) và dầu mỡ nhờn đạt 619 tấn (105% kế hoạch).

5. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình nào?

Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kết hợp vừa tập trung vừa phân tán. Khối Văn phòng Công ty có Phòng Kế toán tài chính gồm 10 nhân sự (100% trình độ đại học) phụ trách tổng hợp toàn diện. Các Chi nhánh (Hòa Bình, Sơn La) và Xí nghiệp K133 là đơn vị hạch toán phụ thuộc; hệ thống 109 cửa hàng trực thuộc là các đơn vị hạch toán báo sổ chuyển chứng từ về phòng kế toán cấp trên quản lý trực tiếp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tạ Minh Quang đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các chuẩn mực VAS và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đề tài phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán đặc thù của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Hà Sơn Bình dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ của Tập đoàn Petrolimex, đặc biệt là việc quy về 18 khoản mục chi phí trên TK 641. Các giải pháp hoàn thiện hạch toán và tiết giảm chi phí được đề xuất có giá trị thực tiễn, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị tài chính tại đơn vị kinh doanh xăng dầu.