CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT VÀNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Việt Vàng 1. Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Việt Vàng Với đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực nhà thép tiền chế, nên hàng hóa của công ty mang tính chất đơn chiếc theo đơn đặt hàng, và theo hình thức bán lẻ. Các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp chính gồm: - Cung cấp trọn gói nhà thép tiền chế và kết cấu thép các loại, bao gồm thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết, chế tạo, lắp dựng và bảo hành.
- Dịch vụ cán tôn tại công trường. -Cung cấp báo giá và phương án thiết kế nhanh nhất. - Thiết kế sáng tạo và linh hoạt. - Nguyên vật liệu chất lượng cao và công nghệ sản xuất tiên tiến.
- Dịch vụ vận chuyển nhanh và an toàn. - Lắp dựng chính xác và an toàn. - Quản lý các dự án chuyên nghiệp. - Tư vẫn kỹ thuật nhanh chóng, kinh nghiệm và tin cậy.
Tất cả trên đây là những dịch vụ gia tăng để làm hài lòng hơn cho khách hàng về sản phẩm chính của công ty là lắp dựng trọn gói khung nhà thép tiền chế, để gia tăng sản lượng doanh thu mặt hàng này. Đó là mặt hàng chủ đạo tạo ra doanh thu chính cho Công ty. Thị trường của Công ty Cổ phần Việt Vàng Mặt hàng chủ đạo của Công ty Cổ phần Việt Vàng là kết cấu khung nhà thép tiền chế. Hiện tại công ty đang tập trung khai thác khu vực có thế mạnh 4 của mình là khu vực phía Bắc.
Việc có ngày càng nhiều các khu công nghiệp tập trung được hình thành trên nhiều tỉnh thành phía Bắc nước ta, thu hút nhiều nhà đầu tư đến làm ăn khiến nhu cầu xây dựng nhà máy, nhà xưởng, kho bãi ngày càng tăng. Nhà máy sản xuất nhà thép tiền chế của Công ty Cổ phần Việt Vàng đặt tại huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên nơi tập trung nhiều khu công nghiệp cũng là một lợi thế về mặt không gian cho việc tiếp cận, sản xuất, vận chuyển và lắp đặt sản phẩm của công ty cung cấp cho khu vực. Qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành Công ty Cổ phần Việt Vàng cũng đã xây dựng được thương hiệu thép tiền chế GOLDVINA của mình, và có một số khách hàng thường xuyên truyền thống là những đối tác tin cậy, nhà thầu chính có uy tín trên thị trường xây dựng là Công ty Sumitomo, The Zenitaka, Công ty Nakano Việt Nam, Nissin Việt Nam, Nishimatsu, Seogwoo,. Đa phần những Công ty này là những công ty quản lý dự án chuyên nghiệp của Nhật Bản, Hàn Quốc, thường là thầu chính xây dựng những khu công nghiệp, nhà máy lớn và luôn chọn Việt Vàng làm đối tác tin cậy cho mình.
Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Việt Vàng Công ty quy định thống nhất việc bán hàng và chăm sóc khách hàng nhằm đảm bảo quá trình bán hàng thông suốt và ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng để ngày càng nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Mục tiêu chính của quy trình bán hàng là thoả mãn nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất, tốt nhất và khoa học nhất nhằm tạo uy tín và xây dựng thương hiệu cho công ty ngày càng phát triển. Công ty Cổ phần Việt Vàng chỉ có một kênh bán hàng duy nhất là bán trực tiếp, và việc bán hàng được tiến hành và kiểm soát đúng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 mà công ty áp dụng, mã số QT-12 của Bộ quy trình ISO Công ty CP Việt Vàng. 5 Mục đích Quy định thống nhất việc bán hàng và chăm sóc khách hàng nhằm đảm bảo quá trình bán hàng thông suốt và ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng để ngày càng nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
Mục tiêu chính của quy trình bán hàng là thoả mãn nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất, tốt nhất và khoa học nhất nhằm tạo uy tín và xây dựng thương hiệu cho công ty ngày càng phát triển. Phạm vi Quy trình này áp dụng cho bộ phận kinh doanh của công ty Việt Vàng để tạo ra các bước thực hiện trong công tác bán hàng như tiếp xúc khách hàng, theo dõi khách hàng, ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng và các dịch vụ sau bán hàng. Các Tài Liệu Liên Quan - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Sổ tay chất lượng-STCL 6 Bảng 1.1: Quy trình bán hàng Công ty Cổ phần Việt Vàng. Trách nhiệm Lưu đồ Diễn giải/biểu mẫu Nhân viên Từ các nguồn thông tin đã thu thập kinh doanh được lập danh sách khách hàng BM 12-01.
Trưởng Từ danh sách khách hàng do nhân phòng/trưởng viên đã lập , chọn ra những khách bộ phận kinh hàng dự kiến tiếp xúc lập thành một doanh danh sách riêng giao cho nhân viên thực hiện BM 12-02. Nhân viên Từ danh sách trưởng phòng đã lập, kinh doanh tiến hành tiếp xúc với khách hàng và thu thập thông tin. Thông tin được cập nhật vào :phiếu thông tin khách hàng BM 12-03 Trưởng Từ phiếu thông tin khách hàng do phòng/Bộ nhân viên chyển tới xem xét,quyết phận Kinh định việc xúc tiến chào hàng đối doanh; với khách hàng Nhân viên Tùy từng đối tượng và yêu cầu của phòng/bộ khách hàng , tiến hành giới thiệu phận Kinh hàng và trao đổi những vấn đề cần doanh thiết với khách hàng.(catalogua,bảng giá,chính sách của công ty vv…) Phòng/bộ Nếu khách hàng đồng ý mua hàng phận Kinh thì tiến hành xúc tiến việc đàm phán doanh và ký hợp đồng bán hàng.BM 12-04 Phòng/bộ Những người được phân công tiến phận Kinh hành việc giao hàng và thực hiện doanh các yêu cầu dịch vụ. Nhân viên và Nếu khách hàng yêu cầu đấu thầu trưởng thì phòng Kinh doanh chuẩn bị và phòng/bộ nộp hồ sơ dự thầu (catalogua,bảng phận kinh khung giá, bản thuyết minh,giới doanh thiệu và các yêu cầu do khách hàng đưa ra) Trưởng Nếu trúng thầu, tiến hành đàm phán phòng/bộ ký hợp đồng bánhàng,hợp đồng phận kinh dịch vụ.BM 12-04 doanh Trưởng Công ty tiến hành vận chuyển ,giao phòng/bộ hàng ,thực hiện các dịch vụ đã ký phận và nhân kết với khách hàng và lập biên bản viên giao sản phẩm.
(BM 12-05) Nhân viên Các hồ sơ liên quan tới khách hàng phòng/bộ phải được lưu giữ đầy đủ. phận kinh (theo QT 02 kiểm soát hồ sơ) doanh 7 Nguồn: phòng hành chính.2: Tên Các Biểu Mẫu ( BM) Đi Kèm Quy Trình Này Thời hạn STT Tên Ký hiệu Người lưu lưu 1 Danh sách khách hàng BM-12- Nhân viên phòng 03 năm 01 / bộ phận KD 2 Danh sách khách hàng dự kiến BM-12- Nhân viên phòng 03 năm tiếp xúc 02 / bộ phận KD 3 Phiếu thông tin khách hàng BM-12- Nhân viên phòng 03 năm 03 / bộ phận KD 4 Hợp đồng bán hàng BM-12- Nhân viên Kế 03 năm 04 toán & bộ phận Kinh Doanh 5 Biên bản giao sản phẩm BM-12- Nhân viên phòng 03 năm 05 / bộ phận KD 6 Phiếu khách hàng BM-12- Nhân viên phòng 03 năm 06 / bộ phận KD 7 Sổ tổng hợp ý kiến phản ánh của BM-12- Nhân viên phòng 03 năm khách hàng 07 / bộ phận KD 8 Phiếu đề xuất phương án giải BM-12- Nhân viên phòng 03 năm quyết 08 / bộ phận KD 8 Bảng 1.3: Tên Các Văn Bản Khác Liên Quan Đến Quy Trình Này Thời hạn STT Tên Người lưu lưu 01 Báo Giá & Hố Sơ Thầu Nhân viên phòng 03 năm / bộ phận KD 02 Mấu Catalogue & Mẫu Sản Phẩm Nhân viên phòng 03 năm / bộ phận KD 03 Hồ Sơ Năng Lực Công Ty Nhân viên phòng Không thời / bộ phận KD hạn 04 Danh Sách Các Dự Án Đã Thực Nhân viên phòng Không thời Hiện / bộ phận KD hạn 05 Bằng Khen, Giải Thưởng, Mẫu Nhân viên phòng Không thời Quảng Cáo… / bộ phận KD hạn 1. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Việt Vàng * Công tác bán hàng: Trách nhiệm bán hàng thuộc Phòng Kinh doanh: Phòng kinh doanh có trách nhiệm từ khâu tìm kiếm, lên danh sách khách hàng, tiếp xúc, chào hàng, đấu thầu đến ký kết hợp đồng, xuyên suốt theo dõi hợp đồng đến khi nghiệm thu bàn giao sản phẩm, và lưu hồ sơ khách hàng. Nhiệm vụ cụ thể từng khâu, từng cá nhân thì đã được mô tả chi tiết trong Bảng 1.1 Quy trình bán hàng của công ty.
* Công việc sau bán hàng Các công việc sau bán hàng là sự phối hợp của các phòng ban, bộ phận liên quan, cụ thể: Phòng kinh doanh cũng phải tiến hành theo dõi phản hồi của khách hàng về sản phẩm để thực hiện việc chăm sóc, đưa ra phương hướng xử lý 9 trong quá trình sản xuất cũng như sau khi bàn giao, bảo hành. Việc chăm sóc khách hàng cũng được ghi thành quy định và chuẩn hóa trong quy trình Theo dõi phản hồi của Khách hàng thuộc bộ quy trình QT-12 Quy trình bán hàng và theo dõi thoả mãn khách hàng. Phòng Kỹ thuật nhận thiết kế được phê duyệt, tiến hành vẽ bản vẽ chế tạo để chuyển bộ phận sản xuất. Trong quá trình này nếu có thay đổi thiết kế thì trực tiếp làm việc với khách hàng để thống nhất.
Lên bảng tổng hợp khối lượng để gửi bộ phận mua hàng, kế toán. Khi dự án hoàn thành có trách nhiệm lập bản vẽ lắp dựng/hoàn công. Phòng Tài chính Kế toán: Ghi nhận, lượng hóa và phản ánh thường xuyên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ nào nhằm phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí phát sinh củatừng dự án và của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Thực hiện việc chi tiêu trong định mức quy định của Công ty, theo yêu cầu của Ban giám đốc và báo cáo đối với những khoản chi tiêu lớn, vượt quá thẩm quyền.
Thực hiện liên hệ trực tiếp với khách hàng về các khoản thanh toán, làm hồ sơ thanh toán theo giai đoạn, quyết toán công trình kịp thời. Xuất hóa đơn và ký thanh lý hợp đồng. Tổng hợp kết quả bán hàng báo cáo ban lãnh đạo. Phân loại, hệ thống hóa và tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, ghi chép đúng, đầy đủ các nghiệp vụ vào tài khoản kế toán thích hợp.
Phản ánh chi phí phát sinh cho từng đối tượng chịu chi phí một cách chính xác, đồng thời không bỏ sót nghiệp vụ doanh thu nhằm xác định đúng kết quả kinh doanh.