CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1. Một số vấn đề liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại 1. Một số khái niệm cơ bản Sau khi tham khảo các bài luận văn qua phần nghiên cứu tổng quan, em đã đưa ra một số khái niệm liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như sau: * Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao hàng hóa từ người bán sang người mua và nhận về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua. Nói cách khác, đây là cầu nối giữa quá trình sản xuất và quá trình tiêu dùng.
Tại đó, hàng hóa chuyển hóa từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị và khi kết thúc quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp sẽ thu được doanh thu thông qua hoạt động bán hàng. * Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh giữa doanh thu đã thu về và các loại chi phí đã bỏ ra trong kỳ. Việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh. Kết quả kinh doanh là một phần quan trọng trong tổng lợi nhuận của doanh nghiệp, phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ có hiệu quả hay không.
Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được hoạt động kinh doanh của mình, phát huy những mặt mạnh và có những biện pháp khắc phục những hạn chế. * Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Bộ phận quản lý công tác bán hàng trong doanh nghiệp phải biết rõ từng khoản thu nhập, nguyên nhân làm tăng, giảm các khoản thu nhập đó, phân tích các yếu tố xung quanh có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến doanh thu bán hàng để đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao doanh số của doanh nghiệp. Việc quản lý công tác bán hàng có vị trí quan trọng vì nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt. Thực hiện tốt công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, sử dụng hiệu quả nguồn vốn lưu động, tạo điều kiện mở rộng thị trường.
Để đáp ứng 6 được các yêu cầu về quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, doanh nghiệp cần đáp ứng tốt các nhiệm vụ sau đây: - Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kì, từng khách hàng, từng loại sản phẩm, từng hoạt động kinh tế xảy ra. - Quản lý theo dõi từng phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hình thức, đúng hạn để tránh hiện tượng ứ đọng vốn. - Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý kinh doanh, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các số liệu,… - Đối với việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, thu, chi phải được tổ chức chặt chẽ, khoa học đảm bảo việc xác định kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh và giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời. * Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Hoàn thiện công tác kế toán tức là phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán nói chung và kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh nói riêng, cùng một lúc nó vừa phản ánh, vừa giám sát quá trình bán hàng, xác định kết quả kinh doanh.
Vì vậy cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ yêu cầu đó đòi hỏi các thông tin kế toán phải nhạy bén, thiết thực, bám sát mục tiêu của hoạt động kinh doanh, phục vụ thông tin cho nhà quản lý. Bên cạnh công tác kế toán của đơn vị cần phải đảm bảo các nguyên tắc trên thì từ góc độ quản lý vĩ mô, nhà nước cũng phải ban hành các chuẩn mực, thông tư, các văn bản hướng dẫn kịp thời, tiếp nhận các ý kiến phản hồi bổ sung, sửa đổi nhằm hoàn thiện công tác kế toán. Tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp phải tự mình hoàn thiện công tác kế toán sao cho phù hợp và có lợi cho doanh nghiệp nhưng không sai với chế độ, chuẩn mực mà Nhà nước quy định.
Như vậy, bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, còn xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định có tiêu thụ loại hàng hóa nữa hay không hoặc đưa ra các giải pháp để tăng sản lượng tiêu thụ 7 nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Do đó có thể nói bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau. Kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp và bán hàng là phương tiện để doanh nghiệp thực hiện mục đích đó. Những rủi ro khi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Mua bán hàng hóa là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận.
Do đó, giữa hai bên cần kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Khi soạn thảo hợp đồng, các rủi ro thường gặp trong giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa bao gồm: a) Về chủ thể ký kết hợp đồng - Người ký hợp đồng không có thẩm quyền ký: Trên thực tế có nhiều hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền và khi xảy ra xung đột, công ty không muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng đã lấy lý do người ký không đúng thẩm quyền để thoái thác trách nhiệm. - Người ký không phải là đại diện theo pháp luật của công ty, có ủy quyền hợp pháp nhưng thực hiện ký hợp đồng vượt quá phạm vi ủy quyền. - Hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền của DN về nguyên tắc sẽ vô hiệu (tùy từng trường hợp mà hợp đồng có thể vô hiệu toàn bộ hoặc vô hiệu một phần).
b) Về đối tượng của hợp đồng Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa. Các bên tham gia thường tranh chấp về hàng hóa không đúng đối tượng thỏa thuận, chất lượng hàng hóa không đúng,. Do vậy, khi tham gia ký kết hợp đồng, DN cần phải đọc kỹ từng điều khoản của hợp đồng một cách cụ thể, chi tiết về đối tượng của hợp đồng, chất lượng hàng hóa, số lượng, trọng lượng. c) Rủi ro về điều khoản phạt vi phạm Phạt vi phạm chỉ có thể xảy ra trong trường hợp các bên đã có thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng.
Luật thương mại 2005 (Điều 301) thì quyền thoả thuận về mức phạt vi phạm của các bên bị hạn chế, cụ thể: “Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thoả thuận trong hợp đồng 8 nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”. Do vậy, các bên khi thoả thuận về mức phạt phải căn cứ vào quy định của Luật thương mại để lựa chọn mức phạt trong phạm vi từ 8% trở xuống, nếu các bên thoả thuận mức phạt lớn hơn (ví dụ 12%) thì phần vượt quá (4%) được coi là vi phạm điều cấm của pháp luật và bị vô hiệu. d) Về sự kiện bất khả kháng Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép. Điều 294 Luật Thương mại thì bên vi phạm hợp đồng được miễn trách nhiệm trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng, điều khoản về bất khả kháng chính là giúp cho các bên lường trước được các trường hợp miễn trách nhiệm nếu vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.
Khi soạn thảo hợp đồng cần có thỏa thuận rõ ràng về các trường hợp bất khả kháng (hiện tượng thiên nhiên hay hiện tượng xã hội). Ví dụ: Những sự kiện bất khả kháng xảy ra do các bên thỏa thuận trong hợp đồng như: thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa; mất điện; lỗi mạng vi tính; bên cung cấp chậm trễ giao hàng… e) Về bồi thường thiệt hại Khác với vấn đề phạt vi phạm, trách nhiệm bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng phát sinh ngay cả trong trường hợp các bên không có thỏa thuận nào về vấn đề này. Điều 302 Luật thương mại: “Bồi thường thiệt hại là việc bên vi phạm bồi thường những tổn thất do hành vi vi phạm hợp đồng gây ra cho bên bị vi phạm”. Có ba điều kiện phát sinh trách nhiệm bồi thường hợp đồng thương mại (Điều 303 Luật Thương Mại) như sau: Có hành vi vi phạm hợp đồng; Có thiệt hại thực tế xảy ra; Hành vi vi phạm hợp đồng là nguyên nhân trực tiếp gây ra thiệt hại.
Như vậy, trước khi gia kết hợp đồng, các bên cần phải xem xét các rủi ro có thể xảy ra để tránh những thiệt hại trong mua bán hàng hóa. Quản lý rủi ro trong hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để giảm bớt rủi ro khi bán hàng, DN cần có những biện pháp phù hợp để giảm thiểu những yếu tố rủi ro đó xuống mức thấp nhất. Sau đây là các bước để xác định và hạn chế những rủi ro gặp phải khi bán hàng mà doanh nghiệp thương mại có thể áp dụng: 9 a) Lập kế hoạch Mỗi doanh nghiệp nên có một kế hoạch quản lý rủi ro vững chắc, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà một kế hoạch quản lý rủi ro có thể thiết kế đơn giản hoặc phức tạp. Tuy nhiên, có một vài điều cần thiết để đưa vào một kế hoạch quản lý rủi ro như: Một danh sách các rủi ro cá thể; Đánh giá từng rủi ro dựa trên khả năng và tác động; Đánh giá các sự kiểm soát hiện tại; Kế hoạch hành động.