CHƯƠNG I : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN CẬY VIỆT 1.3 Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty TNHH Tin Cậy Việt 1.1 Danh mục hàng bán của công ty TNHH Tin Cậy Việt -Công ty Tin Cậy Việt được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép hoạt động lần đầu ngày 21 tháng 3 năm 2005 với số vốn điều lệ 560.000 (Năm trăm sáu mươi triệu đồng) Ngày 22 tháng 10 năm 2010 công ty được cấp lại mã số doanh nghiệp từ ĐKKD số :0102019513 do phòng đăng ký kinh doanh –Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 21/3/2005 Từ ngày thành lập cho đến nay công ty đã không ngừng xây dựng và phát triển cơ sở vật chất và nhân lực. Từ cơ sở vật chất còn yếu kém công ty đã không ngừng phát triển, mua sắm các máy móc thiết bị hiện đại trong và ngoài nước để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Với ngành nghề chủ yếu của mình là in ấn công ty TNHH Tin Cậy Việt có danh mục hàng hóa của mình là các sản phẩm in : Biểu 1-1 : Trích bảng danh mục các sản phẩm của công ty STT Danh mục các sản phẩm hàng hóa 1 Thiết kế và in hóa đơn 2 Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu 3 Lịch tết 4 Thiết kế tờ rơi tờ gấp SV :Lê Thị Luyện MSV :TC42 1295 Lớp :Kế toán 2- K42 9 Chuyên đề thực tập tổt nghiệp GVHD:TS.Nguyễn Thị Minh Phương 5 Hộp cứng cao cấp 6 Sách báo tạp chí 7 Thiết kế catalogue 8 In tem nhãn bao bì 9 In danh thiếp 10 In phong bì Thị trường của công ty TNHH Tin Cậy Việt Tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường kết hợp với tình hình nghiên cứu,tìm kiếm thị trường của nhân viên kinh doanh mà quyết định đến thị trường tiêu thụ các sản phẩm in ấn của công ty TNHH Tin Cậy Việt. Bên cạnh đó đối thủ cạnh tranh cũng là một yếu tố quan trọng đến chiến lược kinh doanh của công ty.
Trong những năm gần đây thị trường tiêu thụ chủ yếu của công ty là các tỉnh phía bắc đặc biệt là trong thành phố Hà Nội.Ngoài ra công ty còn có các bạn hàng là các doanh nghiệp ở các khu vực lân cận : Thái Nguyên, Tuyên Quang, Bắc Giang, Thái Bình,.và một số tỉnh ở miền Trung ; Thanh Hóa,. Biểu 1-2 : Danh mục một số khách hàng tiềm năng của công ty TNHH Tin Cậy Việt STT Tên khách hàng 1 Ngân hàng Thương mại cổ phần Đông Nam Á ( SeAbank) 2 Dự án VNMPG0008,Tổng cục thống kê 3 Ban quản lý các dự án dạy nghề vốn ODA 4 Trung tâm thông tin vệ tinh 5 Công ty TNHH Thương mại F.C Việt Nam SV :Lê Thị Luyện MSV :TC42 1295 Lớp :Kế toán 2- K42 10 Chuyên đề thực tập tổt nghiệp GVHD:TS.Nguyễn Thị Minh Phương 6 Công ty cổ phần công nghiệp Nhất Việt 7 Phòng văn hóa và thông tin TP Thái Nguyên 8 Ban quản lý dự án VNM7PN4461/VYU (Nguồn : Tài liệu của công ty TNHH Tin Cậy Việt) 1.2 Phương thức bán hàng của công ty TNHH Tin Cậy Việt Để phục vụ cho mục đích chính là sản xuất và tiêu thụ hàng hóa công ty TNHH Tin Cậy Việt đã áp dụng đa dạng các hình thức tiêu thụ hàng hóa sản phẩm của mình như : bán lẻ,bán ký gửi,. Công ty TNHH Tin Cậy Việt chủ yếu thực hiện việc bán hàng theo phương thức bán lẻ. Với đặc điểm kinh doanh của công ty là khi khách hàng ký kết hợp đồng đặt sản phẩm in ấn thì công ty tiến hành thiết kế và in ấn sản phẩm để giao cho khách hàng.
Các sản phẩm in ấn của công ty được giao trực tiếp cho các cơ quan,doanh nghiệp tiêu dùng. Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu thụ hoặc bán cho các cơ quan đơn vị tiêu dùng. Hiện công ty đang áp dụng hai hình thức bán lẻ là: - Bán lẻ theo hình thức tập trung : tức là nghiệp vụ thu tiền và giao hàng cho khách tách rời nhau.Nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền người mua,còn nhân viên bán hàng thực hiện việc làm hợp đồng,kiểm kê hàng hóa và giao cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết, - Bán lẻ theo hình thức thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách đồng thời kiểm kê hàng hóa đã giao theo hợp đồng quy định. SV :Lê Thị Luyện MSV :TC42 1295 Lớp :Kế toán 2- K42 11 Chuyên đề thực tập tổt nghiệp GVHD:TS.Nguyễn Thị Minh Phương Hiện công ty TNHH Tin Cậy Việt chủ yếu sử dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp.3 Phương thức thanh toán của công ty TNHH Tin Cậy Việt Với hai hình thức của phương thức bán lẻ,Công ty TNHH Tin Cậy Việt áp dụng hai hình thức thanh toán : Thanh toán ngay Thanh toán theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty sau đó công ty mới giao hàng.
Thanh toán theo tiến độ giao hàng Theo phương thức này hợp đồng kinh tế được ký kết thì khách hàng phải trả trước cho công ty 30% tổng số tiền hàng và sau khi nhận được hàng thanh toán 70 % tổng tiền hàng còn lại. Nếu khi khách hàng nhận được hàng mà chưa thanh toán được hết cho công ty thì kế toán sẽ tính tiền lãi cho số tiền còn lại với lãi suất bằng với lãi suất ngân hàng hiện hành.4 Tổ chức quản lý hoạt động bán háng của công ty TNHH Tin Cậy Việt Các sản phẩm hàng hóa của một công ty có bán được hay không với số lượng nhiều hay ít đồng thời có thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố.Không chỉ chất lượng của các sản phẩm và thương hiệu, giá cả ,.mà còn phụ thuộc vào khâu dịch vụ đó là quá trình tư vấn chăm sóc khách hàng của nhân viên trước và sau khi bán hàng. Chính vì vậy mà công ty TNHH Tin Cậy Việt cũng rất chú trọng đến khâu này. Công ty luôn có các biện pháp kinh doanh phù hợp để cho các nhân viên phụ trách bán hàng thực hiện tốt công việc của mình nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng để thu về lợi nhuận tối đa cho mình.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác bán hàng công ty tổ chức bộ máy gọn gàng chặt chẽ,đơn giản thuận tiện cho công tác quản lý.Cụ thể như sau : SV :Lê Thị Luyện MSV :TC42 1295 Lớp :Kế toán 2- K42 12 Chuyên đề thực tập tổt nghiệp GVHD:TS.Nguyễn Thị Minh Phương Phòng kinh doanh là nơi trực tiếp xây dựng các kế hoạch liên quan đến công tác bán hàng sau đó trình lên ban giám đốc ký duyệt : - Tìm kiếm thị trường mục tiêu và phân tích đối thủ cạnh tranh,từ đó tìm hiểu sâu hơn các khách hàng tiềm năng,đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với những khách hàng đã có. - Các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ trực tiếp tiếp thị để bán hàng vào các đơn vị kinh tế trọng điểm và vào thị trường mới, đồng thời giữ vững mối quan hệ với các doanh nghiệp đã và đang ký kết hợp đồng làm việc. - Dựa vào các hợp đồng kinh tế đã được duyệt nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp theo dõi và thực hiện các khâu trong hợp đồng để giao dịch và làm việc với khách hàng theo đúng những gì hợp đồng quy định: thời gian giao hàng,hình thức thanh toán,vận chuyển,. - Dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc phòng kinh doanh có các phương pháp kiểm soát,nhân viên trong phòng và hàng hóa chặt chẽ: + Nhân viên trong phòng kinh doanh phải nhận được sự chỉ đạo của trưởng phòng khi tiến hành tìm kiếm thị trường mới.Định kỳ hàng tuần báo cáo với trưởng phòng về tình hình các khách hàng cũ và các khách hàng tiềm năng.
+ Các nhân viên kinh doanh thực hiện liên hệ chăm sóc khách hàng thường xuyên để đảm bảo duy trì mối quan hệ lâu dài với công ty. + Bộ phận giao hàng và phòng kinh doanh nên giữ nhiều liên của phiếu giao hàng.Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên các đơn đặt hàng đã ký kết. + Hóa đơn bán hàng chỉ nên lập căn cứ vào : Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận. Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng SV :Lê Thị Luyện MSV :TC42 1295 Lớp :Kế toán 2- K42 13 Chuyên đề thực tập tổt nghiệp GVHD:TS.Nguyễn Thị Minh Phương Hợp đồng kinh tế và công nợ đã được đối chiếu công ty ghi lại trên hóa đơn hoặc sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.
+ Sau khi đã giao hàng cho khách phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về thanh toán,bảo hành sản phẩm và chiết khấu bán hàng.Nếu có sai sót phải báo cáo với ban giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời tránh gây ảnh hưởng tới mối quan hệ lâu dài với khách hàng. SV :Lê Thị Luyện MSV :TC42 1295 Lớp :Kế toán 2- K42 14 Chuyên đề thực tập tổt nghiệp GVHD:TS.Nguyễn Thị Minh Phương CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN CẬY VIỆT 2.1 Kế toán doanh thu tại công ty TNHH Tin Cậy Việt 2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Hóa đơn GTGT - Giấy báo có của ngân hàng Đặc trưng cơ bản của một số chứng từ - Hóa đơn GTGT : Dựa trên những nội dung thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế về số lượng,chủng loại,quy cách hàng hóa,thời gian giao hàng,bộ phận bán hàng sẽ sử dụng “Hóa đơn GTGT” do cơ quan thuế phát hành,được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu lại quyển hóa đơn + Liên 2 : Giao cho khách hàng + Liên 3 : Được giữ lưu lại bộ chứng từ - Phiếu thu ( mẫu 01 –TT) : Phiếu thu nhắm xác định số tiền mặt ,ngoại tệ,.thực tế nhập vào quỹ và lầm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có phiếu thu.Đối với ngoại tệ nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “ Bảng kê ngoại tệ “đính kèm với phiếu thu.Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ,1 liên giao cho người nộp tiền,1 liên lưu tại nơi lập phiếu.Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.