CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THÁI VINH 1.1/ Khái quát về tổ chức và quản lý kinh doanh ở Công ty: 1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập từ năm 2004, gồm 3 cổ đông sáng lập, hiện nay mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy, linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Công ty đặt trụ sở chính tại 115 phố Đào Tấn, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội. Công ty TNHH Thái Vinh là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: * Từ năm 2004 đến năm 2005 Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ.
Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận mang lại chưa cao. * Từ năm 2005 đến năm 2006 Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này Công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh. * Từ năm 2006 đến nay Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh.
Công việc kinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công ty đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành, xây dựng các đại lý phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan, đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh. 8 Luan van Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hiện nay thị trường truyền thống Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sản phẩm. Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm, giữ chữ tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước.
Phương thức bán hàng và thể thức thanh toán là bán thẳng trực tiếp, thu tiền ngay đối với các khách hàng là người sử dụng, ghi công nợ và thanh toán định kỳ đối với các đại lý.2/ Chức năng và nhiệm vụ của Công ty: * Chức năng của Công ty Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội, đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp. * Nhiệm vụ của Công ty : Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp. Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu số bán ra. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh.
Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng lực làm việc.3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty : Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới, đáp ứng nhu cầu về 9 Luan van Chuyên đề thực tập tốt nghiệp công nghệ thông tin. Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kih doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể.
* Kinh doanh dịch vụ Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng * Hoạt động kinh doanh: Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau: Tổ chức các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính. Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, các đại lý và cá nhân người tiêu dung. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu ở Hà Nội.4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh: a/ Cơ cấu lao động của Công ty : Hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh là một Công ty phát triển.
Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động. Công ty có số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn. Với đà phát triển này thì Công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay, bao gồm: Giám đốc 1 người Phó giám đốc 1 người Phòng kỹ thuật 10 người Phòng nhân sự 4 người 10 Luan van Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phòng kế toán 6 người Phòng hành chính 3 người Phòng kinh doanh 15 người Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dưới đây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh: Bảng 1: Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh Ngắn TT Đơn vị Tổng số Dài hạn Trình độ lao động hạn 1 Ban lãnh đạo 2 x Đại học 2 Phòng nhân sự 4 x Đại học 3 Phòng hành chính 3 x Đại học 4 Phòng kế toán 6 x Đại học 5 Phòng kỹ thuật 10 x Cao đẳng, đại học 6 Phòng kinh doanh 15 x Cao đẳng, đại học b/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: (Sơ đồ 1) Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau: * Hội đồng quản trị: gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty. * Ban giám đốc : Giám đốc: là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật. Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao. 11 Luan van Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng * Các phòng ban chức năng: Đây là một ban tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu sự điều hành của giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao.
- Phòng hành chính: Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp giám đốc chỉ đạo quản lý, công tác pháp chế, thi đua, tuyên truyền. Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các phòng ban về phân công, phân cấp quản lý. Tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng - Phòng nhân sự: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành quy chế nội bộ. Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của nhân viên trong Công ty.
- Phòng tài chính kế toán: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty Thực hịên đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế độ khác của Nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình giám đốc. 12 Luan van Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và luật thuế. Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước.
Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty. - Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc chỉ đạo Công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng cho Công ty Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình giám đốc. Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng. - Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật của Công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của Công ty Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Vinh Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc 13 Luan van Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phòng nhân Phòng hành Phòng Phòng kỹ Phòng kinh sự chính TCKT thuật doanh c/ Mối quan hệ với các bên liên quan: - Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là bán lẻ và đại lý.
Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng: các đại lý của Công ty tại các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác. Các đại lý và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. - Hàng hoá của Công ty nhập từ 2 Công ty Thái Việt và Thiên Minh.