CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN XUẤT CƠ KHÍ INOX HẢI THANH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Cơ Khí Inox Hải Thanh 1. Danh mục bán hàng của Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Cơ Khí Inox Hải Thanh Mặt hàng chủ yếu của công ty gồm doanh thu từ các mặt hàng sau: - Bồn rửa nước bằng inox - Bồn nhựa inox chất lượng cao - Chậu rửa - Bình nước nóng năng lượng mặt trời với hệ ống chân không với tính năng hấp thụ ánh sang mặt trời cao. - Nhôm thanh định hình Công ty sản xuất và cung ứng những mặt hang do chính công ty sản xuất đáp ứng nhu cầu của người tiêu dung ở các tỉnh khác nhau, bảo toàn và tăng trưởng vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác tạo ra các sản phẩm phong phú, kích thích hoạt động của nền kinh tế, tăng thu nhập cho ngân sách. Thực hiện các công tác như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát nhằm đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ăn khớp, nhịp nhàng.Thị trường của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Cơ Khí Inox Hải Thanh SV: Nguyễn Minh Trang Lớp: KT15A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Thị trường khách hàng của Công ty chủ yếu là nội thành Hà Nội và các tỉnh lân cận như Bắc Ninh, Bắc Giang, Vĩnh Phúc, Phú Thọ. Khách hàng có nhu cầu mua hàng có thể đến trực tiếp Công ty hoặc gọi điện thoại, nếu khách hàng trong phạm vi 20km được Công ty giao hàng đến tận nơi. Hàng hóa của Công ty khi bán được bảo hành thường là từ 2 năm trở lên, Công ty luôn lấy chữ tín và có đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình chu đáo.Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Cơ Khí Inox Hải Thanh Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Cơ Khí Inox Hải Thanh là các mặt hang dân dụng thiết bị chủ yếu là inox.
Công ty sản xuất các mặt hang như bồn nước inox, bình năng lượng mặt trời, chậu rửa inox, bồn tắm để tiêu thụ. Trong nhiều năm qua Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đa dạng hóa các phương thức bán hang, kiểu mẫu và chất lượng sản phẩm, dịch vụ không ngừng được nâng cao phù hợp với nhiều đối tượng ngành nghề, Hiện nay các sản phẩm, dịch vụ do Công ty cung cấp đã có uy tín trên thị trường, tạo được tín nhiệm của khách hang.1 Phương thức bán buôn: Đây là hình thức bán hang với số lượng lớn khách hang là những cửa hang đại lý, công ty nhỏ lẻ có nhu cầu mua hang lâu dài, và thị trường tiêu thị khá tốt, có khả năng thanh toán nhanh. Đối với khách hang đã quen thuộc thì chỉ cần gọi điện đến Công ty, hoặc trực tiếp đến Công ty gặp kế toán bán hang, thủ kho để mua trực tiếp tại kho. Khách hang mua qua hợp đồng thì khách hang phải mang bản hợp đồng đến Công ty hoặc các đại lý thuộc Công ty để gặp trưởng phòng kinh doanh để ký kết hợp đồng mua bán, từ đó kế toán bán hang viết hóa đơn bán hang, sau đó khách hang mang hóa đơn xuống kho, thu kho kiểm tra tính hợp lẹ của chứng từ sau đó viết phiếu xuất kho và giao cho khách hang.
SV: Nguyễn Minh Trang Lớp: KT15A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khách hang mua qua điện thoại (là khách quen) thì chỉ cần gọi điện đến Công ty gặp kế toán bán hang đọc sản phẩm cần mua hoặc fax cho Công ty những sản phẩm cần mua. Từ đó kế toán bán hang viết hóa đơn đỏ đưa xuống kho, để kế toán kho xuất hang cho khách.2 Phương thức bán lẻ Mạng lưới bán lẻ của công ty rất đa dạng, nằm tất cả các chi nhánh của công ty và bán hàng trên mạng. Công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Theo hình thức bán hàng này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách.
Cuối ngày, nhân viên bán hàng kiểm hàng, kiểm tiền, lập báo cáo bán hàng làm chứng từ kế toán gửi mail cho ban giám đốc, trưởng phòng kinh doanh và phòng kế toán. Tiền bán hàng mang lên phòng kế toán lập phiếu thu và nộp tiền cho thủy quỹ. Khi có sản phẩm lỗi hoặc kém chất lượng Công ty sẽ cho nhân viên bảo hành đến tận nơi sửa chữa, khách hang có quyền trả lại hàng khi hang không đủ chất lượng, không đúng mẫu mã, bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.4 Phương thức thanh toán 1.1 Thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Trường hợp công ty bán hàng cho khách buôn và khách hàng ngoại tỉnh thường được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (Chủ yếu tiền Việt nam đồng), căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu và thu tiền 1.2 Thanh toán bằng ngoại tệ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ, tỷ giá được ghi nhận là tỷ giá trung bình giữa ngân hàng ngoại thương công bố và tỷ giá tại thị trường tự do 1.3 Thanh toán theo phương thức trả chậm SV: Nguyễn Minh Trang Lớp: KT15A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Để khuyến khích bán hàng thúc đẩy doanh thu, công ty thực hiện bán hàng theo phương thức trả chậm, thường được công nợ từ 7 đến 10 ngày. Được áp dụng cho khách hang quen thuộc của Công ty, có uy tín lâu năm, thị thường tiêu thụ tốt.
Đối với khách hang là Đại lý, cửa hang tiêu thụ chính thức của Công ty, Công ty chấp nhận bán chịu cho khách hang, thời hạn thanh toán do phòng kinh doanh – là đại diện bán hang của Công ty đưa ra căn cứ định mức dư nợ hàng tháng mà Công ty cho phép. Tùy theo sản lượng tiêu thụ của từng tháng mà Công ty quy định số dư nợ mỗi tháng cho từng đại lý cửa hàng. Nếu các Đại lý có số dư nợ vượt quá định mức quy định của Công ty thì Công ty sẽ ngừng cung cấp hàng cho đến khi khách hàng thanh toán đủ tiền hàng nhằm đảm bảo tài chính cho Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Cơ Khí Inox Hải Thanh Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp.
Trong quá trình bán hàng có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Từ phòng kinh doanh ( tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách hàng); ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt hàng); bộ phận kho (lưu kho, xuất hàng); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và thanh toán với khách hàng). Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau. Do đó, việc tổ chức quản lý bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng.
Tổng giám đốc Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh trình lên. Đồng thời là giám sát quá trình thực hiện các hoạt SV: Nguyễn Minh Trang Lớp: KT15A Chuyên đề thực tập chuyên ngành động bán hàng, thu thập thong tin, phân tích đánh giá đưa ra quyết định. Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh và ký kết các hợp đồng kinh tế của Công ty. Phòng Kế hoạch vật tư Đây là phòng có trách nhiệm quản lý các loại thành phẩm, hàng hóa.
Tùy theo từng mặt hàng, phòng kế toán vật tư căn cứ vào khối lượng vật tư mà kho sản xuất yêu cầu để cung cấp vật tư cho phân xưởng kịp thời sản xuất theo đúng tiến độ, đảm báo quy trình không bị gián đoạn. Đồng thời khảo sát các đơn giá vật tư mà kho sản xuất cần khi sản xuất sản phẩm, tham mưu cho Giám đốc về các mặt của sản xuất như kế hoạch mua nguyên vật liệu, dự trữ vật dư cho sản xuất, tiến độ sản xuất, lưu kho…Tổ chức quản lý, thực hiện sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch đã xây dựng. Đồng thời xây dựng kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh cho từng thời kỳ. Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập các báo cáo tổng hợp và thực tế tình hình sản xuất và bán hàng.
Phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận sau - Bộ phận Marketing: Trước tiên, phải kể đến công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến tay khách hàng. Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởng rất quan trọng đối với sự phát triểu của Công ty nên Công ty đã lập một bộ phận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm them các khách hàng tiềm năng cho Công ty. Công ty giới thiệu sản phẩm của mình đến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi văn bản mẫu các sản phẩm báo giá đến khách hàng và đặc biệt khi Công ty mới nghiên cứu thành công một số sản phẩm mới nhằm thu hút them nhiều khách hàng mới. Ngoài ra, Công ty còn tiến hàng quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội trợ triển lãm trong và SV: Nguyễn Minh Trang Lớp: KT15A Chuyên đề thực tập chuyên ngành ngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn.
Vì vậy, nhiều khách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho Công ty. Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đến phòng kinh doanh đặt hàng. Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất nhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu hàng hóa, báo giá…từ đó sẽ đi đến thong nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế. - Trưởng phòng kinh doanh: Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ trình với Ban giám đốc ký duyệt.
Đối với Công ty thì hợp đồng kinh tế là rất cần thiết vì Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nên rủi ro lớn. Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rang buộc về nghĩa vụ pháp lý giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền đòi tiền khi đến hạn trả tiền.