CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XNK HÀ ĐÔNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông 1. Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông được thành lập ngày 29 tháng 12 năm 2009 theo giấy phép ĐKKD số 0104345055 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Sau gần 5 năm không ngừng phát triển và vươn lên trong thời kì khủng hoảng, cạnh tranh đến nay Công ty cũng đạt những thành tựu đáng kể.
Từ một Công ty cổ phần với số vốn điều lệ ban đầu 30 tỷ đồng, hiện nay Công ty đã tăng vốn điều lệ lên 50 tỷ đồng. Hệ thống khách hàng dàn trải trên một số địa bàn các tỉnh Miền Bắc. Hàng hóa được Công ty đặc biệt quan tâm và phát triển kinh doanh hiện nay bao gồm: + Kinh doanh gỗ nguyên liệu giấy: Công ty là một khách hàng lớn trong việc cung ứng Gỗ nguyên liệu giấy cho Công ty cổ phần giấy An Hòa ( Tại Tuyên Quang) + Kinh doanh giấy: Công ty đã đi vào kinh doanh mặt hàng này từ khi mới thành lập cho tới nay nên nguồn khách hàng khá ổn định. + Kinh doanh Trà thảo mộc: Giai đoạn cuối năm 2013 Công ty bắt đầu đi vào sản xuất và cung ứng.
Do là loại nước uống mới lại chưa chú trọng đầu tư quảng cáo nên sau khi phân phối cho các đại lý số hàng trên tiêu thụ rất chậm, thị trường chưa thực sự chấp nhận. Trường Đại học KTQD GVHD: T.s Nguyễn Thị Minh Phương 3 Báo cáo chuyên đề SV: Đặng Thị Hoài Lớp: Kế toán2 – K42 + Ngoài ra, Công ty còn hoạt động một số lĩnh vực như: Kinh doanh Bất động sản mấy năm gần đây đóng băng, kinh doanh phòng vé… 1. Thị trường của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông là một trong những Công ty đứng hàng đầu trong việc cung ứng sản phẩm gỗ nguyên liệu cho Công ty cổ phần giấy An Hòa ( Tuyên Quang) cũng như trong việc cung cấp Giấy, trà thảo mộc cho một số Đại lý lớn của Miền Bắc. Với nỗ lực không ngừng vươn lên Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông hứa hẹn sẽ là một trong những Công ty chuyên cung cấp về mặt hàng gỗ nguyên liệu, giấy và trà thảo mộc Thiên Hương và là Công ty có uy tín trên thị trường Việt Nam.
Biểu 1-1 Danh mục khách hàng tiềm năng của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông STT Tên Khách hàng 1 Công ty cổ phần giấy An Hòa 2 Công ty cổ phần thương mại và du lịch Đoan Hùng 3 Công ty TNHH D&G Việt Nam 4 Công ty TNHH MTV tư vấn và kiểm định an toàn Việt Nam 5 Công ty TNHH Minh Thủy 6 Công ty TNHH MTV Cầu Hai 7 Công ty cổ phần thương mại Ý Yên 8 Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Phương Anh 9 Công ty cổ phần thương mại TTS 10 Công ty TNHH Đầu tư và phát triển ẩm thực Việt Nam Nguồn: Tài liệu của Công ty CP đầu tư thương mại và XNK Hà Đông 1. Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông Để phục vụ cho mục đích chính là tiêu thụ hàng hoá, Công ty Cổ phần Trường Đại học KTQD GVHD: T.s Nguyễn Thị Minh Phương 4 Báo cáo chuyên đề SV: Đặng Thị Hoài Lớp: Kế toán2 – K42 đầu tư thương mại và XNK Hà Đông đã áp dụng rất nhiều hình thức bán hàng như bán gửi đại lý, bán hàng trực tiếp, bán giao tay ba,… nhưng hai năm gần đây Công ty chủ yếu áp dụng hình thức Bán buôn. Công ty áp dụng hình thức bán buôn chủ yếu cho các Công ty thương mại và các doanh nghiệp sản xuất. Giá bán của hàng hóa biến động thường xuyên và được Công ty thông báo sớm nhất cho khách hàng.
Bán buôn hàng hóa của Công ty bao gồm hai phương thức: - Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán được xuất từ kho bảo quản của Công ty. Bán buôn hàng hoá qua kho được thực hiện dưới hai hình thức: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, Khách hàng cử đại diện đến kho của Công ty để thực hiện việc giao nhận hàng. Công ty sẽ xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được Công ty xác định là tiêu thụ.
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng của khách hàng mà Công ty sẽ thực hiện xuất kho hàng hoá. Hàng hóa sau khi xuất kho được sắp xếp lên phương tiện vận tải thuê ngoài và được chuyển hàng đến địa điểm yêu cầu của bên mua theo quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán sẽ được xác định là tiêu thụ khi bên mua kiểm nhận, thanh toán và chấp nhận thanh toán. - Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Phương thức này được Công ty áp dụng trong mua bán gỗ nguyên liệu giấy.
Hàng hóa mua về không nhập kho mà được chuyển thẳng cho bên mua là Công ty cổ phần giấy An Hòa. Phương thức này được thực hiện theo hình thức chuyển hàng. Tức Trường Đại học KTQD GVHD: T.s Nguyễn Thị Minh Phương 5 Báo cáo chuyên đề SV: Đặng Thị Hoài Lớp: Kế toán2 – K42 là, hàng hóa sau khi mua hàng xong Công ty sẽ dùng phương tiện vận tải thuê ngoài chuyển thẳng tới bên mua theo địa điểm đã được thảo thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai công ty. Sau khi bên mua ký nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông. Bộ máy quản lý hoạt động bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Dựa vào đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh và thị trường kinh doanh mà Công ty có cách tổ chức quản lý sao cho phù hợp và hiệu qủa nhất. Để thực hiện cho công tác quản lý thuận lợi, Công ty đã tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến.
Các phòng ban chức năng đều chịu sự quản lý, giám sát của Giám đốc. Giám đốc là người là người ký tất cả các hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên, Giám đốc cũng là người chịu sự thực hiện theo kế hoạch mà Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua. Điều này cho thấy sự quản lý theo chiều dọc, được chú trọng và kiểm soát nghiêm ngặt.
Chính vì vậy hoạt động bán hàng quyết định sự sống còn của Công ty. Phòng kinh doanh: Là phòng có vai trò khá quan trọng trong khâu quản lý bán hàng. Bộ phận này hoạt động càng hiệu quả thì càng cho thấy hiệu quả hoạt động bán hàng tốt. Họ chính là người thực hiện phát triển chiến lược bán hàng của Công ty.
Họ là những người tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu và theo dõi từng khách hàng, mở rộng thị trường, đưa ra các chiến lược marketting sao cho phù hợp và hiệu quả. Phòng kinh doanh cũng kết hợp chặt chẽ với phòng kế toán trong công tác bán hàng cũng như quản lý khách hàng và hoạt động sao có hiệu quả nhất. Phòng kế toán: trong công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng cần phải kể đến vai trò khá quan trọng của bộ phận kế toán. Họ giúp các thủ tục Trường Đại học KTQD GVHD: T.s Nguyễn Thị Minh Phương 6 Báo cáo chuyên đề SV: Đặng Thị Hoài Lớp: Kế toán2 – K42 thanh quyết toán được giải quyết nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bán hàng.
Họ là những người ghi chép, tính toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thười, theo dõi và giám sát chặt chễ các biến động về hàng hóa nhập – xuất – tồn , về thanh quyết toán của Công ty mình cũng như khách hàng. Cuối mỗi chu kỳ kinh doanh phòng kế toán tổng hợp số liệu lên báo cáo như: Xác định kết quả kinh doanh tháng, quý, năm và các báo cáo tổng hợp khác cung cấp cho nhà quản lý những cái nhìn tổng quát dễ đọc, dễ hiểu – giúp các nhà quản lý có phương án cũng như chiến lược kinh doanh hợp lý. Họ kết nối giữa ngân hàng với Công ty và các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất. Khi nhập lô hàng có giá trị lớn bộ phận xuất nhập thường chuyển hóa đơn, hợp đồng đầu vào và hợp đồng đầu ra để bộ phận kế toán làm Hồ sơ vay vốn giải ngân chuyển tiền thanh toán cho đối tác bán hàng.
Ngoài các công tác giải ngân lấy tiền mua hàng quay vòng vốn, bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng khi lập các phương án kinh doanh hợp lý, hiệu quả và có kế hoạch cụ thể từ trước. Bộ phận kế toán còn đóng vai trò hạch toán cụ thể chi tiết khi mua bán hàng hóa, cung cấp số liệu tổng quát và chi tiết giúp các nhà quản trị, nhà quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất, đem lại lợi ích kinh tế nhiều nhất. Nói chung, từ sự quản lý xuyêt suốt cũng như tổ chức hợp lý, chặt chẽ và nhanh lẹ là điểm nhấn khá tốt của Công ty. Để có được điều này đều là nhờ vào đội ngũ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm, nhanh nhẹn và nhạy bén trong công việc.
Họ cùng nhau làm việc và gắn bó tạo nên một tập thể bền vững. Trường Đại học KTQD GVHD: T.s Nguyễn Thị Minh Phương 7 Báo cáo chuyên đề SV: Đặng Thị Hoài Lớp: Kế toán2 – K42 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XNK HÀ ĐÔNG 2. Kế toán doanh thu của Công ty Công ty cổ phần đầu tư thương mại và xuất nhập khẩu Hà Đông.