CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ CHẾ BIẾN THAN ĐÔNG BẮC 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc 1. Danh mục hàng hóa, dịch vụ Từ khi thành lập cho đến nay với mục đích hoạt động là tối đa hóa lợi nhuận, giải quyết việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Bằng những kinh nghiệm quản lý của ban lãnh đạo cùng với đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu năng lực, khả năng chuyên môn cao, năng động nhiệt tình Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
Bên cạnh những hoạt động hỗ trợ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế, công ty cũng tham gia vào nhiều lĩnh vực kinh doanh thương mại như sau: - Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan. - Sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác). - Khai thác và thu gom than cứng, than nôn, than bùn - Liên doanh hợp tác đầu tư sản xuất các mặt hàng xuất khẩu. - Kinh doanh kho bãi, nhà xưởng, thuê, cho thuê nhà xưởng, văn phòng.
SV: Phương Công Thành – Lớp Kế toán Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Biểu số 1.1: Danh mục hàng hóa của Công ty STT Tên hàng hóa Mã hàng hóa Đơn vị tính 1 Xăng sinh học E5 E5 Lít 2 Xăng Mogas 83 (M83) M83 Lít 3 Xăng Mogas 92 (M92) M92 Lít 4 Xăng Mogas 95 (A95) A95 Lít 5 Dầu mazut MZ Lít 6 Dầu diesel Di Lít 7 Than cục 4C Tấn 8 Than cục xô 4CX Tấn 9 Than cám 5C Tấn … …. Thị trường của Công ty Trong các mặt hàng kinh doanh của Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc thì dịch vụ giao nhận vận tải trong nước, quốc tế và dầu mỡ nhờn là hai dịch vụ, sản phẩm chủ lực của Công ty, doanh thu chính của Công ty cũng nhờ kinh doanh hai mặt hàng này mang lại. Cho đến nay, Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc đã chiếm lĩnh được thị phần đáng kể cả khu vực nội và ngoại thành cũng như các tỉnh lân cận. Sản phẩm dầu mỡ nhờn có uy tín cao trên thị trường nhiều năm, chiếm phần lớn thị trường phía Bắc.
Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm dầu mỡ nhờn ngày càng tăng cao. Hệ thống mạng lưới phân phối rộng rãi về khả năng bán hàng và tài chính ngày càng được củng cố vững vàng tại Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc. Đây là những thuận lợi và ưu thế để Công ty tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu bán hàng, tăng lợi nhuận sau thuế trong thời gian tới. SV: Phương Công Thành – Lớp Kế toán Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Trên thị trường hiện nay, sản phẩm dầu mỡ nhờn được đưa vào trong nước ngày càng tăng và làm tăng lượng cung so với lượng cầu.
Có thời điểm đã xuất hiện sản phẩm dầu mỡ nhờn giả gây tâm lý quan ngại cho người tiêu dùng. Mặt khác, sự cạnh tranh quyết liệt của các nhãn hiệu sản phẩm dầu mỡ nhờn cũng gây không ít khó khăn cho vấn đề tiêu thụ hàng hóa của Công ty, đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải luôn tìm tòi những hướng đi mới trong việc tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh bán hàng. Các nhà cung cấp chính của Công ty có thể kể tên như sau: + Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Dầu Khí Hoàng Hùng: Số 6, Ngách 9/14 Lương Định Của, P. Đống Đa, Hà Nội.
Chi nhánh Hải Phòng: Số 29 Lương Khánh Thiện, P. Lương Khánh Thiện, Q. Ngô Quyền, Tp. Hải Phòng + Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN): Toà nhà Viện Dầu khí, 167 Trung Kính, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội.
ĐT: (024) 22210 288 – Fax: (024) 22210 388 Các khách hàng thân thiết của Công ty như: + Cửa hàng xăng dầu số 16 - Trưng Vương: Tổ 39, khu 7, phường Trưng Vương, thành phố Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh + Cửa hàng xăng dầu Quân đội khu 3 - Nam Khê: Tổ 3, khu Nam Trung, phường Nam Khê, thành phố Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh + Cửa hàng xăng dầu số 61 - Quang Trung: Tổ 38, khu 10, phường Quang Trung, thành phố Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh 1. Phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong những năm gần đây, Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc đã trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng khích lệ trong công tác bán hàng và cung cấp. Là một doanh nghiệp tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh, Công ty luôn thích ứng với những thay đổi của nền kinh tế thị trường và luôn tìm được chỗ đứng quan trọng cho mình trên kinh tế thị trường hàng SV: Phương Công Thành – Lớp Kế toán Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán hóa. Chính điều này, đã giúp cho Công ty đạt được những thành tích như ngày hôm nay, có thể khẳng định sự phát triển đó là do Công ty luôn quan tâm chú trọng đến khâu đầu ra của sản phẩm mà trọng tâm là công tác bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Phương thức bán buôn Đây là phương thức diễn ra chủ yếu đối với khách hàng được lựa chọn từ trước và cũng là hoạt động bán hàng chính của Công ty, hàng năm đem lại khoản doanh thu, lợi nhuận lớn, tránh được hiện tượng thất thoát vốn và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn kinh doanh hay khách hàng nợ đọng, dây dưa chiếm dụng vốn của Công ty nên phương thức bán hàng này rất được chú trọng và đầu tư tìm nguồn khách hàng. Trong phương thức bán buôn này, Công ty thường dựa vào chứng từ là các hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoat động bán hàng của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật cũng như pháp lý, mặt khác Công ty còn có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hoạt động bán hàng của Công ty. Còn về việc giao hàng cho khách hàng và kí kết hợp đồng kinh tế là do phòng Kinh doanh và thủ kho thực hiện, hợp đồng kinh tế được lập thành 03 bản: - 01 bản: Phòng kinh doanh lưu giữ - 01 bản: Chuyển tới phòng kế toán, để làm căn cứ viết hóa đơn GTGT. - 01 bản: Khách hàng lưu giữ Hiện nay, Công ty không áp dụng chiết khấu trong bán hàng.
Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đưa ra phù hợp với mức giá của Công ty. Khi khách hàng đến mua hàng hóa với số lượng lớn thì Công ty có thể áp dụng phương pháp giảm giá trực tiếp trên hóa đơn để khuyến khích khách hàng mua sản phẩm nhiều hơn. Phương thức bán lẻ SV: Phương Công Thành – Lớp Kế toán Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Hiện nay, tại công ty chỉ áp dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng.
Hàng ngày, nhân viên bán hàng phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng kế toán kèm theo báo cáo sổ quỹ tiền mặt và lệnh giao hàng được kí duyệt. Phương thức thanh toán Về phương thức thanh toán, công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khác hàng như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, … 1. Với phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Việc giao hàng và thanh toán được thực hiện ở cùng một thời điểm, do đó việc bán hàng được coi là hoàn tất ngay sau khi giao hàng và nhận tiền của khách hàng. Với phương thức thanh toán qua ngân hàng Gồm hai phương thức như sau: - Hình thức 1: Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện khách hàng đã chấp nhận thanh toán, việc bán hàng được xem là đã thực hiện, công ty chỉ cần theo dõi việc thanh toán với khách hàng qua ngân hàng.
- Hình thức 2: Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện khách hàng có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa đã mua, do số hàng gửi đến bên khách hàng không đúng với hợp đồng về số lượng cũng như chất lượng. Trong trường hợp này, Công ty cần theo dõi tình hình chấp nhận thanh toán hay không của khách hàng để xử lý phù hợp đảm bảo lợi ích của Công ty mình và khách hàng. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần vận tải và chế biến than Đông Bắc 1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng SV: Phương Công Thành – Lớp Kế toán Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Biểu số 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty (Nguồn: Phòng kế toán) 1.
Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong quản lý hoạt động bán hàng Ban Giám đốc Ban giám đốc gồm có: 01 Giám đốc và 03 phó giám đốc - Giám đốc (Phương Kim Mừng – 20 năm công tác – chuyên ngành quản trị doanh nghiệp) + Chịu trách nhiệm trước Công ty về việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty. + Trực tiếp chỉ đạo công tác, kế hoạch thanh tra, bảo vệ, tổ chức cán bộ thi đua khen thưởng, đào tạo, quản lý kĩ thuật và công tác tài chính. Thực hiện SV: Phương Công Thành – Lớp Kế toán Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán những quy định của Đảng và Nhà nước ban hành trong hợp tác liên doanh, liên kết, quan hệ với các quần chúng. + Quyết định các mục tiêu đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật, sửa chữa lớn, công tác kinh doanh (kế hoạch kinh doanh, phương thức kinh doanh, khung giá,.) - Ban hành các quy chế về mặt quản lý cơ sở đề xuất, kiến nghị của các Phó Giám đốc được phân công.