Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI KHOẢN VÀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN ÁP DỤNG CHO DOANH NGHIỆP 1.1 Một số vấn đề chung về kế toán 1.1 Bản chất và vai trò của kế toán Bản chất của kế toán: Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tổng hợp và tính toán kết quả của các hoạt động kinh tế tài chính nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp trong các quyết định quản lý, điều hành, đầu tư. Kế toán gồm những công việc tính toán và ghi chép bằng con số để phản ảnh và kiểm tra một cách toàn diện, liên tục các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm xác định sự tồn tại và hiệu quả sử dụng các loại tài sản của doanh nghiệp. Do đó, kế toán, về mặt bản chất chính là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Cũng có thể nói, kế toán là trung tâm thông tin kinh tế tài chính của hệ thống thông tin quản lý, nó giúp cho các nhà quản lý, các nhà kinh doanh có khả năng xem xét toàn diện về hoạt động của đơn vị kinh tế.
Vai trò của kế toán: Để điều hành và quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp một cách có hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý doanh nghiệp phải nắm bắt được kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế về các hoạt động đó, bao gồm “chi phí đầu vào” và “kết quả đầu ra”. Tất cả những thông tin kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp được kế toán với chức năng phản ánh và kiểm tra để thu nhận, xử lý và tổng kết một cách kịp thời, chính xác bằng một hệ thống các phương pháp khoa học của mình. Trên cơ sở đó cung cấp những thông tin chính xác, cần thiết cho việc ra quyết định, các phương án kinh doanh tối ưu của chủ doanh nghiệp. Là một khoa học về quản lý kinh tế và là bộ phận cấu thành của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính, vai trò của kế toán được thể hiện như sau: 5 Thứ nhất, kế toán với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị, nhằm giúp chủ doanh nghiệp điều hành và quản lý các hoạt động các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao.
Thứ hai, kế toán phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của tài sản ở đơn vị, qua đó giúp các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình, nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó. Thứ ba, kế toán phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại nhằm kiểm tra được việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh. Thứ tư, kế toán phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản, giúp cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Thứ năm, kế toán phản ánh được kết quả lao động của người lao động, giúp cho việc khuyến khích lợi ích vật chất và xác định trách nhiệm vật chất đối với người lao động một cách rõ ràng, nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động.
Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nước, để điều hành và quản lý nền kinh tế. - Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước theo dõi được sự phát triển của các ngành sản xuất kinh doanh từ đó tổng hợp được sự phát triển của nền kinh tế quốc gia. - Nhờ số liệu kế toán, Nhà nước tìm ra cách tính thuế tốt nhất hạn chế thất thu thuế, hạn chế sai lầm trong chính sách thuế. Đối với doanh nghiệp và những nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
6 - Nhờ số liệu kế toán làm cơ sở cho doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn, từng thời kỳ. - Nhờ số liệu kế toán giúp cho nhà quản lý điều hòa tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp ra các quyết định quản lý tối ưu, có hiệu quả cao. Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các khách hàng, các nhà cung cấp… kế toán sẽ giúp cho họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp nhất để quyết định các vấn đề đầu tư, góp vốn, mua hàng hay bán hàng đem lại hiệu quả cao nhất. Như vậy, kế toán đóng một vai trò rất quan trọng là một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý của đơn vị, đồng thời, kế toán cũng có vai trò quan trọng đối với các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của đơn vị.
Tóm lại, vai trò của kế toán là tạo ra thông tin về sự kiện kinh tế phát sinh từ các hoạt động của doanh nghiệp. Kết quả của kế toán được trình bày tốt nhất bởi mô hình thông tin, và được trình bày trên các báo cáo tài chính, với những ghi chú, giải trình của quá trình lập báo cáo tài chính và những thông tin khác của doanh nghiệp.2 ế toán tài chính và kế toán quản trị Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin và đặc điểm của những thông tin được cung cấp cho các đối tượng khác nhau, kế toán phân biệt thành hai phân hệ: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính là kế toán phản ánh hiện trạng và sự biến động về vốn, tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay nói cách khác là phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính.
Thông tin của kế toán tài chính là thông tin quá khứ, phản ánh những sự kiện đã xảy ra, thông tin cung cấp gắn với phạm vi toàn doanh nghiệp do đó đòi hỏi độ tin cậy cao, mang tính pháp lệnh. Ngoài việc được sử dụng cho ban lãnh đạo doanh nghiệp còn được sử dụng để cung cấp cho các đối tượng bên ngoài như: các nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê. 7 Kế toán quản trị đưa ra tất cả các thông tin kinh tế đã được đo lường xử lý và cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hay nói cách khác kế toán quản trị giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong những phương án có hiệu quả kinh tế cao nhất: phải sản xuất những sản phẩm nào, sản xuất bằng cách nào, bán các sản phẩm đó bằng cách nào, theo giá nào, làm thế nào để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và phát triển khả năng sản xuất. Để phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị, có thể dựa vào những đặc điểm cơ bản sau: Tiêu thức phân biệt Kế toán tài chính Kế toán quản trị Đặc điểm của thông Phải khách quan và có thể thẩm Thông tin thích hợp và linh tin tra hoạt phù hợp với vấn đề cần giải quyết Thước đo sử dụng Chủ yếu là thước đo giá trị Cả giá trị và hiện vật, thời gian Các nguyên tắc sử Phải tuân thủ các nguyên tắc kế Doanh nghiệp tự xây dựng, dụng trong việc lập toán chung đã được thừa nhận, tự triển khai, có tính linh báo cáo mang tính bắt buộc hoạt, không mang tính pháp lệnh Người sử dụng thông Các thành phần bên ngoài Các thành phần bên trong tin doanh nghiệp như các tổ chức công ty: Giám đốc, quản lý tín dụng; đối thủ cạnh tranh; hội đồng quản trị, các giám nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, sát viên, quản đốc.
người đầu tư tài chính; người lao động v. Các báo cáo kế toán Bảng cân đối kế toán Báo cáo tình hình chủ yếu Báo cáo kết quả kinh thực hiện doanh 8 Báo cáo lưu chuyển tiền Báo cáo phân tích tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Kỳ báo cáo quý, năm ngày, tuần, tháng, quý, năm Phạm vi thông tin Toàn doanh nghiệp Gắn với các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp Trọng tâm thông tin Chính xác, khách quan, tổng Kịp thời, thích hợp, linh thể động, ít chú ý đến độ chính xác. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối liên hệ mật thiết trong quá trình tổ chức thực hiện và cung cấp thông tin. Hai loại kế toán này tạo nên liên kết để thông tin kế toán được cung cấp xuyên suốt, thể hiện được những sự kiện kinh tế đã, đang và sẽ xảy ra trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.3 Quy trình kế toán và hệ thống kế toán 1.1 Quy trình kế toán Việc thu thập, phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin đòi hỏi kế toán phải gắn kết nhiều hình thức ghi nhận thông tin lại với nhau trong đó có thông tin rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin được phân loại theo thời gian phát sinh của từng đối tượng kế toán và thông tin tổng hợp tình hình tài sản cũng như tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xét theo quy trình thực hiện thì kế toán bao gồm 3 giai đoạn: giai đoạn lập chứng từ, giai đoạn ghi sổ kế toán và giai đoạn lập báo cáo kế toán. Lập chứng từ là giai đoạn đầu để kế toán thực hiện ghi nhận thông tin đầu vào gắn liền từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Ghi sổ kế toán là giai đoạn kế tiếp để thực hiện việc phân loại từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian của đối tượng kế toán có liên quan để phản ánh khối lượng 9 nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, và sự biến động của đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của việc tổng hợp thông tin từ các sổ kế toán khác nhau nhằm phản ánh tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, các tình hình khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.