Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết bài toán quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và giải pháp mạng công nghệ thông tin, đặt mục tiêu phát triển vào nhóm 50 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong ngành Công nghệ thông tin và Truyền thông.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Trong quá trình phát triển kinh tế và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, số lượng nhân sự của doanh nghiệp không ngừng gia tăng và biến động. Việc quản lý nhân sự bằng phương thức thủ công trên sổ sách, giấy tờ bộc lộ nhiều hạn chế: thao tác tính toán dễ nhầm lẫn, lưu trữ cồng kềnh, hồ sơ dễ hư hại, việc tìm kiếm và cập nhật dữ liệu tốn nhiều thời gian, đồng thời không bảo đảm tính bảo mật thông tin. Thực tế tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội cho thấy hệ thống thông tin nhân sự hiện có còn rất đơn giản, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị và chưa có phần mềm quản lý chuyên dụng phục vụ việc theo dõi toàn diện biến động nhân sự. Do đó, tác giả lựa chọn đề tài nhằm tối ưu hóa công tác quản lý dữ liệu nhân sự, giảm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác trong lập báo cáo phục vụ ban lãnh đạo.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài xác định ba mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Trình bày hệ thống cơ sở lý luận, khái niệm về hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL), các phương pháp phân tích thiết kế và quy trình phân tích thiết kế hệ thống theo ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML).
  2. Khảo sát, thu thập số liệu và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự cùng hạ tầng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội; từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp với bài toán thực tế của doanh nghiệp.
  3. Nghiên cứu, xây dựng mô hình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty đáp ứng ba tiêu chí:
    • Hệ thống dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng.
    • Hệ thống có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.
    • Hệ thống chú trọng tính bảo mật và an toàn thông tin dữ liệu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở lý thuyết về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML; các quy trình nghiệp vụ nhân sự gồm quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, quá trình đào tạo, quá trình công tác, khen thưởng – kỷ luật, chấm công và tính lương.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội (địa chỉ tại số 78 đường Láng Hạ, quận Đống Đa, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng quản lý giai đoạn 2012 – 2015.

Tổng quan các nghiên cứu liên quan

Tác giả đã kế thừa và khảo sát ba công trình nghiên cứu đi trước:

  • Chuyên đề tốt nghiệp (2012): "Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự cho Công ty Tin học Anh Ngọc" của tác giả Trần Mạnh Cường (Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông / Đại học Kinh tế Quốc dân) – công trình đã nêu lý thuyết xây dựng HTTT nhưng chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện.
  • Luận văn tốt nghiệp (2013): "Thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Hải Dương" của tác giả Vũ Văn An (Đại học Kinh tế Quốc dân) – công trình phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp hướng cấu trúc.
  • Đồ án tốt nghiệp (2011): "Xây dựng hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại công ty Cổ phần vật tư vận tải Ngọc Khánh" của tác giả Nguyễn Hoàng Vũ (Học viện Tài chính) – công trình hoàn thiện đầy đủ các bước phân tích thiết kế nhưng quy mô hệ thống phức tạp, chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và mô hình tiếp cận

Đề tài dựa trên hệ thống cơ sở lý luận về quản trị hệ thống thông tin kinh tế và quản trị nguồn nhân lực:

  • Khái niệm nền tảng: Thông tin (theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, NXB Thống kê); Hệ thống động và Hệ thống thông tin (theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội).
  • Phân loại HTTT nguồn nhân lực theo cấp quản lý:
    • Cấp chiến lược: Hệ thống dự báo cầu nguồn nhân lực, hệ thống dự báo cung nguồn nhân lực.
    • Cấp sách lược: HTTT phân tích thiết kế nhân lực, tuyển chọn nhân lực, quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
    • Cấp tác nghiệp: HTTT quản lý lương, quản trị vị trí làm việc, quản lý hồ sơ người lao động, lập báo cáo lên cấp trên, tuyển chọn và sắp xếp công việc.
  • Nghiệp vụ quản lý nhân sự: Phân tích công việc, tuyển dụng (tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đánh giá thành tích), đào tạo và phát triển nhân lực, đánh giá khả năng hoàn thành công việc, tiền lương – phụ cấp và tương quan nhân sự (kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc).
  • Ngôn ngữ mô hình hóa: Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát UML (Unified Modelling Language) áp dụng cho phân tích thiết kế hướng đối tượng, bao gồm: biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ lớp (Class Diagram), biểu đồ trạng thái (State Diagram), biểu đồ tương tác (biểu đồ tuần tự - Sequence Diagram, biểu đồ cộng tác - Collaboration Diagram) và biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thiết kế và phát phiếu điều tra phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên tại các phòng ban của công ty ($n = 10$ phiếu) nhằm đánh giá phương thức quản lý, thời gian lập báo cáo, mức độ hài lòng, nhu cầu hoàn thiện và các chức năng kỳ vọng.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát cơ sở hạ tầng kỹ thuật, môi trường làm việc và các thao tác nghiệp vụ nhân sự thực tế tại đơn vị.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập báo cáo tài chính giai đoạn 2012 – 2015 từ Phòng Kế toán – Tổng hợp, tài liệu quy chế công ty, sách giáo trình chuyên ngành và các bài báo liên quan.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Thống kê mô tả, phân tích tổng hợp, so sánh và đối chiếu số liệu để làm rõ tính cấp thiết của đề tài.

Công cụ kỹ thuật sử dụng trong nghiên cứu

  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008 dùng để thiết kế cấu trúc và quản lý cơ sở dữ liệu.
  • Công cụ phát triển giao diện: Microsoft Visual Studio phục vụ thiết kế các form giao diện người dùng.
  • Công cụ mô hình hóa: Phần mềm Rational Rose dùng để xây dựng các biểu đồ phân tích và thiết kế UML (Use Case, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động).

Phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại doanh nghiệp

Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh (2012 – 2015)

Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội do ông Nguyễn Duy Tuyên làm Giám đốc, cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc và 5 bộ phận: Phòng Kế toán – Tài chính, Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh – Marketing, Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán – Tổng hợp.

Chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Triệu đồng) Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Doanh thu thuần về bán hàng & cung cấp dịch vụ ~1.856 >2.000 (tăng 25,8%) ~2.800 (tăng 22,35%) ~3.000
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 233,059 ~352,000 (tăng >150%) >391,000 (tăng ~11%) Tăng 15,2% so với 2014

(Nguồn: Phòng Kế toán – Tổng hợp, Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội)

Thực trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật và nhân lực CNTT

  • Hạ tầng phần cứng:
    • 01 Máy chủ chính IBM System x3650-M4 (Bộ vi xử lý Intel Xeon E5-2600 v2 12 lõi, RAM nâng cấp tối đa 768 GB qua 24 khe cắm UDIMM/RDIMM/LRDIMM, hỗ trợ phần cứng RAID-0, -1, -10 và tùy chọn RAID-5, -50, -6, -60, chuẩn 6 Gbps và 12 Gbps). Máy chủ chạy hệ điều hành Windows Server Enterprise 2003.
    • 25 Máy trạm và 10 máy tính để bàn (Cấu hình: Intel Dual Core Pentium E5500 2.8×2 GHz, Chipset Intel G41, DDR3 2GB, HDD 40GB).
    • 03 Thiết bị in ấn, máy fax (nhãn hiệu Canon, Samsung).
    • Thiết bị mạng nội bộ: 06 Modem, 08 Switch, 05 Bộ phát Wifi; 100% ứng dụng vận hành qua mạng LAN.
  • Hạ tầng phần mềm: Hệ điều hành Windows 7/8; bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2010/2013; phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012; phần mềm hỗ trợ và quản lý tài sản ServiceDesk Plus; phần mềm quản trị máy chủ Plesk; các hệ quản trị CSDL SQL Server, Oracle, MySQL và ngôn ngữ lập trình C#, VB, ASPX, PHP trên nền tảng .NET.
  • Nguồn nhân lực CNTT: Tổng số 105 cán bộ có trình độ đại học hoặc cao đẳng CNTT trở lên; trong đó chuyên môn phần cứng có 10 người, phát triển phần mềm có 20 người, mảng dịch vụ phần mềm có 15 người.

Kết quả khảo sát thực trạng công tác quản lý nhân sự ($n = 10$)

Nội dung khảo sát Kết quả chi tiết Tỷ lệ (%)
Đánh giá thiết bị máy tính - Tính ổn định đạt mức tốt
- Tính hiệu quả đạt mức tốt
- Tốc độ xử lý dữ liệu đạt mức tốt		 80%
70%
90%
Khả năng đáp ứng của phần mềm - Tốt (6 phiếu)
- Khá (2 phiếu)
- Trung bình (2 phiếu)
- Kém / Chưa đạt (0 phiếu)		 60%
20%
20%
0%
Nguồn nhân lực HTTT - Tốt (4 phiếu)
- Khá (4 phiếu)
- Trung bình (2 phiếu)		 40%
40%
20%
Phương thức quản lý nhân sự hiện tại - Quản lý thủ công (5 phiếu)
- Sử dụng phần mềm đơn giản (2 phiếu)
- Không nắm rõ phương thức (2 phiếu)
- Kết hợp thủ công và phần mềm (1 phiếu)		 50%
20%
20%
10%
Thời gian lập báo cáo trình lãnh đạo - Dưới 2 giờ (1 phiếu)
- Từ 2 đến 3 giờ (3 phiếu)
- Trên 3 - 4 giờ (6 phiếu)		 10%
30%
60%
Mức độ hài lòng với công tác quản lý - Không hài lòng do thao tác thủ công chắp vá (6 phiếu)
- Tạm được (3 phiếu)
- Hài lòng (1 phiếu)		 60%
30%
10%
Nhu cầu hoàn thiện HTTT nhân sự - Cần thiết phải xây dựng, hoàn thiện hệ thống mới (8 phiếu)
- Không cần thiết, giữ nguyên cách làm cũ (2 phiếu)		 80%
20%

Đánh giá ưu điểm và hạn chế của hệ thống hiện tại

  • Thuận lợi: Hạ tầng phần cứng và mạng LAN hoàn chỉnh, đồng bộ; đội ngũ nhân sự có trình độ CNTT cao (100% sử dụng thành thạo máy tính); ban lãnh đạo có định hướng đầu tư rõ ràng vào công nghệ.
  • Hạn chế: Nhiều nghiệp vụ nhân sự cốt lõi còn thực hiện trên giấy tờ; cập nhật dữ liệu thủ công dẫn đến tình trạng gạch xóa, mất thẩm mỹ và dễ sai sót; tốc độ phản hồi báo cáo đột xuất chậm (60% nhân sự mất trên 3-4 giờ để lập báo cáo); dữ liệu phân tán, thiếu tính đồng bộ và nguy cơ mất an toàn dữ liệu cao.

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Yêu cầu chức năng của hệ thống

  1. Phân hệ Quản lý hồ sơ nhân sự: Cập nhật danh mục phòng ban (thêm, sửa, xóa phòng ban khi có biến động cơ cấu); cập nhật thông tin cá nhân nhân viên (họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ, hệ số lương...); cập nhật danh mục công việc và chức vụ.
  2. Phân hệ Quản lý khen thưởng – kỷ luật: Quản lý danh mục hình thức khen thưởng/kỷ luật, lý do khen thưởng/kỷ luật, mức khen thưởng/kỷ luật và ngày quyết định.
  3. Phân hệ Quản lý quá trình công tác & đào tạo: Ghi nhận và theo dõi quá trình luân chuyển phòng ban, chức vụ, học vấn, trình độ chuyên môn, hệ đào tạo và thời gian đào tạo của nhân sự.
  4. Phân hệ Quản lý hợp đồng lao động: Quản lý các loại hợp đồng (hợp đồng thử việc, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn); theo dõi ngày bắt đầu, ngày kết thúc, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
  5. Phân hệ Quản lý lương và chấm công:
    • Cập nhật bảng chấm công hàng tháng theo phòng ban (số ngày làm việc chuẩn, số ngày nghỉ phép, nghỉ không phép, số giờ làm thêm).
    • Thiết lập bảng hệ số lương, phụ cấp, định mức bảo hiểm.
    • Công thức tính toán chi tiết trong hệ thống: $$\text{Tiền lương} = \text{Hệ số lương} \times \text{Lương cơ bản}$$ $$\text{Bảo hiểm y tế (BHYT)} = 6% \times \text{Tiền lương tháng}$$ $$\text{Tiền lương thực lĩnh} = \text{Tiền lương} - \text{BHYT} - \text{BHXH} + \text{Trợ cấp} + \text{Thưởng} - \text{Phạt}$$
  6. Phân hệ Tìm kiếm & Thống kê báo cáo: Tìm kiếm nhân viên theo mã hoặc tên; kết xuất báo cáo thông tin nhân sự toàn công ty, báo cáo nhân sự theo phòng ban, báo cáo khen thưởng – kỷ luật, báo cáo lương chi tiết và báo cáo lương theo từng bộ phận.
  7. Phân hệ Đăng nhập và phân quyền: Xác thực người dùng bằng mã nhân viên và mật khẩu cá nhân; phân định quyền hạn truy cập theo vai trò công việc.

Yêu cầu phi chức năng

  • Hiệu năng và độ tin cậy: Hệ thống xử lý thông tin chính xác, thời gian phản hồi nhanh, giao diện thân thiện, hạn chế tối đa lỗi kỹ thuật; hỗ trợ bảo trì và nâng cấp module độc lập.
  • Môi trường vận hành: Tương thích tốt với hệ điều hành Windows XP, Windows 7, Windows 8 trên hạ tầng mạng LAN hiện có.
  • An toàn và bảo mật hệ thống:
    • Kiểm soát vào/ra: Kiểm tra tính hợp lệ của định dạng dữ liệu đầu vào.
    • Kiểm soát sự cố: Cơ chế khóa từng phần CSDL (phân hoạch đơn vị cập nhật), tạo tệp nhật ký (log), sao lưu định kỳ và thiết lập quy trình phục hồi dữ liệu khi xảy ra gián đoạn.
    • Kiểm soát truy cập: Phân quyền chặt chẽ (Nhân viên nhân sự toàn quyền quản lý hồ sơ; Nhân viên kế toán quản lý bảng lương/chấm công; Ban lãnh đạo xem và tra cứu báo cáo; Nhân viên thông thường chỉ có quyền đăng nhập để xem thông tin cá nhân và phiếu lương của chính mình); mã hóa dữ liệu nhạy cảm.

Mô hình hóa Use Case hệ thống

Tác nhân (Actor) Ca sử dụng chính (Use Case) Mô tả tóm tắt chức năng
Nhân viên nhân sự (NVNS) - Cập nhật hồ sơ nhân viên
- Cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật
- Cập nhật quá trình công tác
- Cập nhật quá trình đào tạo
- Cập nhật hợp đồng lao động
- Cập nhật bảng chấm công
- Báo cáo thông tin nhân sự		 Thực hiện thêm mới, sửa đổi, xóa bỏ hồ sơ nhân viên, hợp đồng, quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng kỷ luật và bảng chấm công; lập báo cáo tình hình nhân sự gửi ban lãnh đạo.
Nhân viên kế toán (NVKT) - Cập nhật bảng lương
- Báo cáo thông tin lương		 Lập, thêm mới, điều chỉnh và xóa dữ liệu bảng lương; xuất báo cáo tiền lương định kỳ theo tháng, quý, năm.
Ban lãnh đạo - Xem báo cáo nhân sự
- Xem báo cáo lương		 Tra cứu thông tin tổng hợp, xem xét và phê duyệt các báo cáo nhân sự, bảng thanh toán lương.
Nhân viên - Đăng nhập hệ thống
- Xem hồ sơ nhân viên
- Xem thông tin lương		 Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân để tra cứu hồ sơ cá nhân và bảng lương thực lĩnh của bản thân.
User (Người dùng chung) - Đăng nhập
- Tìm kiếm
- Thống kê báo cáo		 Các chức năng nền tảng dùng chung giữa các tác nhân (bao gồm quan hệ <<include>> và <<extend>>).

Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự gồm 19 bảng thực thể được thiết kế chi tiết với các thuộc tính cụ thể:

  1. HOSONV (Hồ sơ nhân viên): MaNV (Khóa chính), HoTen, MaPB, MaCV, GioiTinh, NgaySinh, DiaChi, Dthoai, TDHocVan, HonNhan, NoiSinh, SoCMND, MaDanToc, MaNgoaiNgu.
  2. PHONGBAN (Danh mục phòng ban): MaPB, TenPB, DienThoai, DiaDiem.
  3. CHUCVU (Danh mục chức vụ): MaCV, ChucVu, GhiChu.
  4. CONGVIEC (Danh mục công việc): MaCV, TenCV.
  5. QTCONGTAC (Quá trình công tác): MaCV, MaPB, NgayDenCT, NgayChuyenCT.
  6. QTDAOAO (Quá trình đào tạo): MaHV, MaHDT, ChMon, TuNgay, DenNgay.
  7. HEDAOTAO (Hệ đào tạo): MaHDT, HeDaoTao.
  8. QTKTKL (Quá trình khen thưởng kỷ luật): MaNV, HTKTKL, LidoKTKL, MucKTKL, NgayKTKL.
  9. HTKTKL (Hình thức khen thưởng kỷ luật): MaHTKTKL, HTKTKL.
  10. LIDOKTKL (Lý do khen thưởng kỷ luật): MaLidoKTKL, LidoKTKL.
  11. HOPDONGLD (Hợp đồng lao động): MaNV, MaHD, NgayHD, NgayBD, NgayXL.
  12. LOAIHD (Loại hợp đồng): MaLoaiHD, TenHD.
  13. BANGLUONG (Bảng lương tổng hợp): MaBangLuong, MaPB, Thang, Nam, TongLuong, GhiChu.
  14. CT_BANGLUONG (Chi tiết bảng lương nhân viên): MaNV, HSLuong, SoBHXH, SoBHYT, LuongCB, MucBHXH, MucBHYT, PhuCap, Phi cong doan, LuongTL.
  15. BANGCHAMCONG (Bảng chấm công): MaBCC, MaPB, MaNV, Thang, Nam, SNLVChuan, SNNghiPhep, NghiKP, SNLamThem, Ghi chú.
  16. BHYT (Bảo hiểm y tế): MaBHYT, MaNV, NgayCap, NgayHetHan, SoBHYT, NoiDK, MucBHYT, TenBV.
  17. BHXH (Bảo hiểm xã hội): MaBHXH, MaNV, NgayCap, NgayHetHan, SoBHYT, NoiDK, MucBHYT.
  18. NGOAINGU (Danh mục ngoại ngữ): MaNgoaiNgu, NgoaiNgu.
  19. DANTOC (Danh mục dân tộc): MaDanToc, DanToc.

Nội dung chính theo từng phần của khóa luận

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

  • Trình bày tính cấp thiết và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý nhân sự nói riêng.
  • Tổng quan các đề tài nghiên cứu trước đây tại các cơ sở đào tạo, chỉ rõ những điểm đã làm được và các hạn chế cần khắc phục khi ứng dụng vào mô hình công ty quy mô vừa và nhỏ.
  • Xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thu thập dữ liệu (phiếu điều tra, phỏng vấn, quan sát) và bộ công cụ sử dụng (SQL Server 2008, Visual Studio, Rational Rose).

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội

  • Hệ thống hóa các khái niệm về thông tin, hệ thống, hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo ba cấp độ quản lý (chiến lược, sách lược, tác nghiệp) và các nghiệp vụ quản trị nhân lực cơ bản.
  • Giới thiệu tổng quan về lý thuyết UML, các loại biểu đồ hướng đối tượng và quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Phân tích chi tiết cơ cấu tổ chức, kết quả kinh doanh 4 năm liên tiếp (2012 – 2015), hiện trạng trang thiết bị phần cứng (máy chủ IBM System x3650-M4, 25 máy trạm, thiết bị mạng LAN), hạ tầng phần mềm và năng lực nguồn nhân lực CNTT gồm 105 cán bộ có bằng cấp chuyên ngành.
  • Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự thông qua kết quả xử lý 10 phiếu điều tra: 50% làm thủ công, 60% mất trên 3-4 giờ để lập báo cáo, 60% không hài lòng và 80% có nhu cầu cấp thiết về việc hoàn thiện hệ thống mới.

Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội

  • Nêu rõ các định hướng xây dựng hệ thống mới: thành lập tổ dự án nội bộ hoặc thuê phân tích thiết kế ngoài, xây dựng hệ thống dạng module độc lập để dễ nâng cấp.
  • Đặc tả chi tiết các yêu cầu chức năng (hồ sơ, khen thưởng kỷ luật, công tác, đào tạo, hợp đồng, chấm công, tính lương, báo cáo) và yêu cầu phi chức năng (tính ổn định, bảo mật, tương thích môi trường Windows).
  • Xây dựng mô hình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML: biểu đồ Use Case tổng quát, biểu đồ phân rã Use Case theo tác nhân (Nhân viên nhân sự, Nhân viên kế toán, User), biểu đồ Use Case chi tiết và biểu đồ lớp thực thể.
  • Đề xuất các giải pháp kiểm soát hệ thống (kiểm soát thông tin vào/ra, cơ chế phân hoạch CSDL, sao lưu dự phòng, phân quyền tài khoản) cùng hệ thống 19 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh.
  • Đưa ra các kiến nghị đối với công ty nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống trong thực tiễn.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu đạt được

  • Khảo sát và lượng hóa được thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội bằng số liệu cụ thể (hạ tầng phần cứng máy chủ IBM System x3650-M4, mạng LAN, tỷ lệ 80% nhân viên đánh giá hệ thống cũ cần hoàn thiện).
  • Xây dựng bộ yêu cầu chức năng và phi chức năng bám sát quy trình nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp, đặc biệt là công thức tính lương tích hợp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản giảm trừ/phụ cấp.
  • Mô hình hóa hoàn chỉnh hệ thống bằng ngôn ngữ UML, bao gồm biểu đồ Use Case tổng quát, các biểu đồ phân rã Use Case theo từng vị trí công việc, biểu đồ Use Case chi tiết và biểu đồ lớp đối tượng mô tả rõ mối quan hệ kết hợp và quan hệ hợp thành giữa các thực thể.
  • Thiết kế chi tiết cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 19 bảng dữ liệu với đầy đủ tên trường, kiểu dữ liệu và mô tả ngữ nghĩa phục vụ cài đặt trên Microsoft SQL Server 2008.
  • Xây dựng các giải pháp kiểm soát an toàn hệ thống, phương án phân quyền người dùng và quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi có sự cố kỹ thuật.

Đề xuất và kiến nghị của tác giả

  • Công ty cần tiếp tục tăng cường đầu tư cho các hệ thống thông tin quản lý, trọng tâm là hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự để thay thế hoàn toàn phương thức ghi chép thủ công.
  • Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng thao tác trên phần mềm mới cho toàn thể nhân viên trong công ty.
  • Hoàn thiện và nâng cấp cơ sở hạ tầng mạng, máy trạm để bảo đảm môi trường vận hành ổn định khi triển khai cài đặt phần mềm chính thức.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

So với chuyên đề của tác giả Trần Mạnh Cường (2012) chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện hay đồ án của Nguyễn Hoàng Vũ (2011) với quy mô quá phức tạp cho doanh nghiệp lớn, công trình này đã hoàn thiện đầy đủ quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML, tối ưu hóa các bảng cơ sở dữ liệu phù hợp trực tiếp với điều kiện hạ tầng và quy mô nhân sự của một công ty vừa và nhỏ ngành CNTT-viễn thông.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận: Do hạn chế về thời gian thực tập, nguồn tài liệu thu thập và trình độ của sinh viên, đề tài chưa thể đi sâu vào phân tích và xử lý đầy đủ mọi tình huống nghiệp vụ phức tạp phát sinh trong thực tế quản trị nhân sự tại doanh nghiệp.
  • Hướng phát triển: Tiếp tục mở rộng các ca sử dụng để bao quát toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh đột xuất; hoàn thiện việc lập trình đóng gói phần mềm trên nền tảng Visual Studio và SQL Server 2008; tiến hành thử nghiệm, chuyển giao và đánh giá hiệu năng vận hành thực tế tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin và Quản trị nhân lực có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các đồ án phân tích thiết kế hệ thống thông tin doanh nghiệp.
  • Nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Quy trình khảo sát thực trạng bằng phiếu điều tra kết hợp thống kê đánh giá hạ tầng kỹ thuật phần cứng/phần mềm.
    • Bộ tài liệu đặc tả ca sử dụng (Use Case) và sơ đồ lớp đối tượng hướng đối tượng bằng UML cho bài toán nhân sự - tiền lương.
    • Cấu trúc thiết kế chi tiết của 19 bảng dữ liệu quan hệ (từ bảng hồ sơ nhân viên, hợp đồng, đào tạo, khen thưởng kỷ luật đến bảng chấm công và bảng lương chi tiết).

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng công cụ và phần mềm nào để phân tích, thiết kế và quản trị cơ sở dữ liệu?

Tác giả sử dụng bộ công cụ gồm: phần mềm Rational Rose để mô hình hóa hệ thống bằng các biểu đồ UML (Use Case, lớp, tuần tự, hoạt động); phần mềm Microsoft Visual Studio để thiết kế giao diện người dùng; và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 để thiết kế, lưu trữ và kết nối các bảng dữ liệu.

2. Thực trạng hạ tầng phần cứng tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội vào thời điểm nghiên cứu như thế nào?

Công ty trang bị 01 máy chủ IBM System x3650-M4 (chip Intel Xeon E5-2600 v2 12 lõi, RAM tối đa 768 GB, hỗ trợ RAID phần cứng), 25 máy trạm, 10 máy tính để bàn (chip Intel Dual Core E5500, RAM 2GB, HDD 40GB), 3 máy in/fax cùng hệ thống mạng nội bộ gồm 6 Modem, 8 Switch và 5 Wifi kết nối 100% qua mạng LAN.

3. Kết quả khảo sát nhân sự phản ánh những bất cập gì trong phương thức quản lý nhân sự cũ?

Khảo sát 10 cán bộ nhân viên cho thấy: 50% đánh giá công ty đang quản lý thủ công trên giấy tờ; 60% nhân viên mất từ trên 3 đến 4 giờ để hoàn thành một báo cáo nhân sự trình lãnh đạo; 60% không hài lòng với công tác quản lý hiện tại do việc gạch xóa, chèn thông tin thủ công gây nhầm lẫn; và 80% khẳng định sự cần thiết phải hoàn thiện một hệ thống thông tin mới.

4. Thuật toán và công thức tính lương thực lĩnh được thiết kế trong hệ thống như thế nào?

Hệ thống tính toán lương dựa trên ba công thức liên kết:

  • $\text{Tiền lương} = \text{Hệ số lương} \times \text{Lương cơ bản}$
  • $\text{BHYT} = 6% \times \text{Tiền lương tháng}$
  • $\text{Tiền lương thực lĩnh} = \text{Tiền lương} - \text{BHYT} - \text{BHXH} + \text{Trợ cấp} + \text{Thưởng} - \text{Phạt}$

5. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự gồm bao nhiêu bảng và phân bổ vào các nhóm nghiệp vụ nào?

Cơ sở dữ liệu gồm 19 bảng thực thể, phân bổ vào các nhóm nghiệp vụ chính: nhóm thông tin nhân sự và danh mục (HOSONV, PHONGBAN, CHUCVU, CONGVIEC, DANTOC, NGOAINGU); nhóm hợp đồng (HOPDONGLD, LOAIHD); nhóm quá trình (QTCONGTAC, QTDAOAO, HEDAOTAO, QTKTKL, HTKTKL, LIDOKTKL); nhóm chấm công và tiền lương (BANGCHAMCONG, BANGLUONG, CT_BANGLUONG); và nhóm chế độ chính sách (BHYT, BHXH).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Hệ thống thông tin kinh tế (Trường Đại học Thương Mại) dưới sự hướng dẫn của thầy giáo Đàm Gia Mạnh đã phản ánh toàn diện thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội giai đoạn 2012 – 2015. Trên cơ sở khảo sát thực nghiệm và hệ thống hóa lý luận về HTTT quản lý, đề tài đã hoàn thành việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự hướng đối tượng bằng UML cùng cấu trúc 19 bảng cơ sở dữ liệu trên SQL Server 2008. Công trình cung cấp giải pháp kỹ thuật cụ thể giúp doanh nghiệp khắc phục những tồn tại của phương thức quản lý thủ công, đồng thời là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật cho sinh viên và người nghiên cứu trong cùng lĩnh vực.