Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm, vai trò, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ - KSNB là “quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ” [11] - Đứng trên góc độ nghiên cứu về kiểm toán, “hệ thống KSNB của một đơn vị có thể định nghĩa như là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của đơn vị. Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không” [2]. - Theo Chuẩn mực Kiểm toán về Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị (VSA 315) thì: “Hệ thống KSNB của đơn vị bao gồm các yếu tố thủ công và các yếu tố tự động. Đặc điểm của các yếu tố thủ công và các yếu tố tự động có liên quan đến việc đánh giá rủi ro của kiểm toán viên cũng như các thủ tục kiểm toán tiếp theo dựa trên kết quả đánh giá đó” [11].
Theo quan điểm của tác giả luận văn, khái niệm về hệ thống KSNB theo VSA 315 nêu trên đã đề cập phạm vi của hệ thống KSNB rất rộng, nó không chỉ giới hạn trong phạm vi của những hoạt động kế toán, tài chính mà bao gồm tất cả những lĩnh vực hoạt động trong đơn vị. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Về cơ bản người quản lý có 03 vấn đề sau cần quan tâm khi xây dựng một hệ thống kiếm soát hiệu quả: - Sự tin cậy của BCTC: Nhà quản lý đơn vị có trách nhiệm đối với việc chuẩn bị BCTC cho các nhà đầu tư, người cho vay và các đối tượng sử dụng khác. Nhà quản lý có cả trách nhiệm pháp lý và chuyên môn để chắc chắn rằng thông tin trong BCTC là trung thực và phù hợp với những nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 - Tính hiệu quả và hữu hiệu của hoạt động: + Kiểm soát trong phạm vi một tổ chức nghĩa là tăng việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bao gồm cả nhân sự, để đảm bảo sự thành công của các mục tiêu công ty đề ra.
Một bộ phận quan trọng của công tác kiểm soát này là những thông tin chính xác cho việc ra các quyết định nội bộ, một hệ thống thông tin đầy đủ được sử dụng để tạo ra những quyết định kinh doanh kịp thời có hiệu quả; + Một bộ phận quan trọng khác của tính hiệu quả và hữu hiệu là bảo vệ tài sản và tài liệu. Những tài sản vật chất của đơn vị có thể bị đánh cắp, sử dụng không đúng mục đích, hoặc bị phá hoại một cách ngẫu nhiên trừ khi chúng được bảo vệ bằng sự kiểm soát thích hợp. Cũng tương tự như vậy đối với những tài sản phi vật chất như những khoản phải thu, tài liệu quan trọng, sổ cái tổng hợp và những báo cáo tổng hợp. Bảo vệ những TSCĐ và những báo cáo ngày càng trở nên quan trọng hơn trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay trong cập nhật số liệu.
Bảo vệ tài liệu kế toán cũng có ảnh hưởng đến độ tin cậy của BCTC. - Sự chấp hành pháp luật và các quy định một cách thích hợp: Có rất nhiều điều luật và quy định mà các đơn vị, tổ chức phải tuân theo. Một số có quan hệ gián tiếp đến công tác kế toán ví dụ như luật về bảo vệ môi trường, luật dân sự. Một số khác có liên quan trực tiếp đến công tác kế toán như quy định về thuế thu nhập và các gian lận, hệ thống KSNB phải đảm bảo hợp lý rằng hoạt động của công ty phù hợp với các quy định của pháp luật.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ - Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin Hệ thống KSNB phải bảo đảm sự tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh; các quyết toán năm; các hồ sơ, BCTC, kế toán khác; các báo cáo giải trình trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác. để khi các thông tin này được gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý giám sát. thì những người nhận thông tin này có thể đưa ra được các quyết định chính xác. Tính chính xác của các thông tin tài chính có thể đạt được thông qua việc thực thi các quy trình của hệ thống KSNB.
- Bảo đảm sự tuân thủ Hệ thống KSNB cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực và khách quan. + Đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật.
Mỗi một doanh nghiệp đều phải hoạt động trong một môi trường pháp lý chung và chịu sự chi phối của các quy định đặc thù cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc vi phạm các quy định pháp lý này dù vô tình hay cố ý doanh nghiệp đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, điều này sẽ gây nên những tổn thất cho doanh nghiệp thậm chí có thể dẫn đến phá sản. Chính vì vậy hệ thống KSNB của doanh nghiệp được xây dựng phải đảm bảo việc duy trì và kiểm tra tính tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm và gian lận, đảm bảo việc ghi chép đầy đủ các thông tin kế toán, lập báo cáo trung thực và khách quan. - Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Hệ thống KSNB cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái phép hoặc chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có hiệu quả.
Việc bảo vệ tài sản của đơn vị của hệ thống KSNB được thực hiện thông qua các thủ tục nhằm ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh. - Bảo đảm hiệu quả các hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát cuả hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song 04 mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy.
Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hoà 04 mục tiêu trên. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Nội dung chính của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Môi trường kiểm soát - Định nghĩa: Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ phận khác trong hệ thống KSNB, cung cấp quy tắc ứng xử và cấu trúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức.
Môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ. Họ thành thạo, tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách [3]. - Các yếu tố của môi trường kiểm soát: + Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.
Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình [11]. + Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân [11]. + Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị.
Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ của đơn vị [11].