Chương I: Giới thiệu tên đề tài. Chương II: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại. Chương III: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Agribank CN Mê Linh. Chương IV: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Agribank CN Mê Linh.
4 Chương II: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Theo quan điểm kinh tế học hiện đại, quản lý kinh tế được chia thành bốn chức năng cơ bản là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, kiểm soát. Trong đó, kiểm tra, kiểm soát không chỉ được coi là một kênh của quản lý mà được thực hiện ở tất cả các khâu trong quá trình quản lý.
Có nghĩa là, kiểm tra, kiểm soát giúp cho nhà quản lý đánh giá được hiệu quả của các chức năng khác trong toàn bộ quá trình hoạt động của mình. Cùng với sự phát triển của kinh tế học, hoạt động quản lý ngày càng phát triển, từ hoạt động riêng rẽ, biệt lập tương đối đến kết hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và dần tiến tới hoạt động độc lập. Khi nhu cầu kiểm tra, kiểm soát chưa cao, chưa phức tạp thì kiểm tra, kiểm soát được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lý khác trên cùng bộ máy thống nhất. Nhưng khi nhu cầu này đã phát triển lên đến một trình độ cao thì kiểm tra, kiểm soát cần thiết phải tách ra thành một bộ máy riêng, có tính chất chuyên môn độc lập.
Hình thức đơn giản nhất của kiểm tra, kiểm soát chính là hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp hay nói cách khác đó là hoạt động kiểm soát nội bộ. Nghĩa là, kiểm soát nội bộ là hoạt động tự thân của đơn vị, do đơn vị tự lập ra, tự tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm tự chấn chỉnh trong nền nếp hoạt động của mình. Hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ hiệu quả khi chúng được hình thành và thực hiện theo một hệ thống (hệ thống kiểm soát nội bộ). Theo báo cáo COSO 1992 : “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: 5 - Báo cáo tài chính đáng tin cây.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Định nghĩa trên có những nội dung nổi bật sau : - KSNB là những hoạt động kiểm soát tại tất cả các phòng ban của doanh nghiệp và những hoạt động này được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Nó là phương tiện nhằm giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu trên. - KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà còn bao gồm những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, nhân viên.
Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát có thể tồn tại yếu kém, những sai phạm của con người dẫn đến mục tiêu không được thực hiện. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót nhưng không đảm bảo chúng không xảy ra.
Hơn nữa, một trong những nguyên tắc cơ bản để quyết định trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, người quản lý có thể nhận thức được mọi rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá lớn thì không thể áp dụng các thủ tục kiểm soát. Qua định nghĩa trên, ta thấy rằng báo cáo COSO 1992 đã cung cấp một nhận thức về KSNB một cách đầy đủ. No đã nêu lên được tầm quan trọng và mối liên hệ mật thiết giữa các mục tiêu hoạt đông và tuân thủ.
Báo cáo COSO 1992 con nhấn mạnh đến nhân tố" con người : Con người giữ một vai trò rất quan trọng trong toàn bộ hệ thống quản trị. Từ nhận thức đó, ta có thể đánh giá đúng đắn hơn và có những biện pháp hoàn thiện KSNB trong doanh nghiệp.2 Các bộ phận cấu thành KSNB Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức mà kiểm soát nội bộ được xây dựng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả KSNB cần có năm thành phần: 2.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung cho một tổ chức, thông qua việc chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của KSNB. Những nhân tố của môi trường kiểm soát được ghi nhận bởi báo cáo COSO gồm có : - Triết lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý.
Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành doanh nghiệp. Có một số nhà quản lý chỉ quan tâm tới lợi nhuận và hoàn thành tốt kế hoạch, họ hài long với hoạt động kinh doanh với rủi ro cao nhưng thu được nhiều lợi nhuận. Một số khác không thích mạo hiểm. Có thể thấy sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành ảnh hưởng tới môi trường kiểm soát và tác động mạnh đến mục tiêu của doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là việc thiết lập bộ máy thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, tùy mỗi loại hình doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động mà người quản lý có thể thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp. Mỗi một cơ cấu tổ chức phù hợp là một điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Ngược lại, một cơ cấu phức tạp không rõ ràng có thể phát sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng. - Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Phương pháp phân chia quyền hạn và trách nhiệm là mức độ giao quyền từ trên xuống của tổ chức.
Từ đó sẽ cụ thể về trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên trong hoạt động của doanh nghiệp. Quyền hạn được giao tương xứng với trách nhiệm và năng lực của từng thành viên. Mỗi người phải hiểu công việc cụ thể của họ sẽ như thế nào, và nó ảnh hưởng tới người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. 7 - Năng lực của đội ngũ nhân viên: Được phản ánh qua kiến thức và kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức.
Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu khi các nhân viên của họ đảm bảo về năng lực và trình độ phù hợp. Do đó, nhà quản lý khi tuyển dụng nhân viên cần xem xét trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời phải luôn có sự giám sát, huấn luyện thường xuyên. Năng lực phải phù hợp với công việc, cũng cần xét đến sự tương xứng giữa chi phí và lợi ích đạt được. - Chính sách nhân sự: là các chính sách, qui định liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên.
Nó có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của KSNB. Các chính sách kiểm soát phụ trợ cũng không kém phần quan trọng như định kỳ thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để tránh và phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra. Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động nổi bật. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được nhà quản lý quan tâm.2, Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của KSNB.
Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không thể thực hiện được. Mọi tổ chức đều có rủi ro, rủi ro phát sinh từ các nguồn bên ngoài lẫn bên trong tổ chức, nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro. - Thiết lập các mục tiêu của tổ chức: Đây là điều kiện tiên quyết, cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro. Một sự kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Do đó, mục tiêu phải đề ra thì nhà quản trị mới có thể nhận dạng mọi rủi ro và có những hành động cần thiết để quản lý chúng. Có 3 loại mục tiêu chủ yếu : Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính, mục tiêu về tính tuân thủ. 8 - Nhận dạng và phân tích rủi ro: Nhận dạng và phân tích rủi ro là một quá trình diễn ra liên tục và lặp đi lặp lại. Nó ảnh hưởng rất lớn đến KSNB.
Các nhà quản lý cần phải kiểm soát được mức độ rủi ro và có những hoạt động cần thiết để quản lý chúng. - Kiểm soát rủi ro khi môi trường kinh doanh biến động: Môi trường kinh doanh biến động khi có sự thay đổi về môi trường kinh tế , công nghệ và pháp luật… Nhà quản lý cần chủ động kiểm soát ảnh hưởng của sự thay đổi này có thể làm ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần quan tâm đến những thay đổi về: môi trường kinh doanh, nhân sự, hệ thống thông tin, tốc độ phát triển, kỹ thuật mới, quy trình sản xuất mới, thay đổi cơ cấu tổ chức.3 Các hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách này và thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để đánh giá rủi ro của doanh nghiệp.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát: - Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho mỗi nhân viên đảm nhận nhiệm vụ riêng đều có trách nhiệm với công việc được giao, từ đó hình thành việc các nhân viên kiểm soát lần nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.