CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Quá trình hình thành kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử hình thành kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của một doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn đóng một vai trò quan trọng trong quản lý, và việc này được thực hiện thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Quá trình hình thành kiểm soát nội bộ trải qua những giai đoạn : ● Giai đoạn tiền COSO Đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ đã bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu về kiểm toán với các biện pháp để bảo vệ tiền không bị nhân viên gian lận. Năm 1929, khái niệm kiểm soát nội bộ được công bố bởi Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động. Năm 1936, khái niệm kiểm soát nội bộ được công bố bởi Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA).
Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như bảo đảm số liệu kế toán chính xác. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate về các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài, Quốc Hội Hoa Kỳ đã thông qua Điều luật Hành vi hối lộ ở nước ngoài. Năm 1985, sau hàng loạt sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết ở Hoa Kỳ, thì đã có sự quan tâm nhiều hơn của các nhà lập pháp đến kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhiều quy định hướng dẫn về kiểm soát nội bộ được ban hành : LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 - Năm 1985, Ủy ban quốc gia về phòng chống gian lận báo cáo tài chính (Treadway Commission) ban hành những quy tắc về đạo đức, kiểm soát và làm rõ những chức năng của kiểm soát nội bộ. - Năm 1988, Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ ( Auditing Standard Board – ASB) ban hành bản điều chỉnh chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát nội bộ, và Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (Securities and Exchange Commission – SEC) ban hành các nguyên tắc về báo cáo trách nhiệm và đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ.
- Năm 1991, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ ( The Institude of Internal Auditors Research Foundation – IIARF) ban hành một báo cáo hướng dẫn kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin. Trong thời kỳ này, kiểm soát nội bộ không ngừng được mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. ● Giai đoạn hình thành Báo cáo COSO năm 1992 Với nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa thống nhất, một cách hiểu chung về kiểm soát nội bộ và được chấp nhận rộng rãi. COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính ( Nationnal Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission).
Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ ( AICPA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ ( IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Cấu trúc của báo cáo này bao gồm 4 phần : ♦ Phần 1 : Tóm tắt dành cho nhà quản lý Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về kiểm soát nội bộ ở mức độ cao dành riêng cho các nhà quản lý, giám đốc điều hành, ban giám đốc, các nghị sĩ và các cơ quan quản lý nhà nước. ♦ Phần 2 : Khuôn khổ chung của kiểm soát nội bộ Đây là phần cơ bản nhất của Báo cáo COSO trong đó có định nghĩa về kiểm soát nội bộ, mô tả các bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ, đưa ra các tiêu chí giúp ban giám đốc, nhà quản lý và các đối tượng khác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
♦ Phần 3 : Báo cáo cho bên ngoài Đây là tài liệu bổ sung, cung cấp hướng dẫn cho các tổ chức cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về hệ thống kiểm soát nội bộ cho mục tiêu báo cáo tài chính. ♦ Phần 4 : Công cụ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Đưa ra các hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự ra đời của báo cáo COSO đã đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung về kiểm soát nội bộ và được chấp nhận rộng rãi. Báo cáo này có điểm nổi bật đó là có một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, ở đây kiểm soát nội bộ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 không chỉ là vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn liên quan đến các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ.
● Giai đoạn hậu COSO Với sự ra đời của báo cáo COSO, tạo cơ sở lý thuyết nền tảng về kiểm soát nội bộ cho hàng loạt các nghiên cứu phát triển về kiểm soát nội bộ trong nhiều lĩnh vực, cụ thể : ♦ Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực kiểm toán độc lập, cụ thể như : SAS 78 (1995) - xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính, SAS 94 (2001) - ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. ♦ Năm 1996, Hiệp hội kiểm toán và kiểm soát thông tin (ISACA - Information System Audit and Control Associasion ) ban hành CoBIT ( Control Objectives for Information and Related Technology) là các mục tiêu kiểm soát cho công nghệ thông tin và các kỹ thuật liên quan. ♦ Ủy ban Basle các Ngân hàng Trung ương ban hành báo cáo Basle (1998), vận dụng các lý luận cơ bản của COSO để đưa ra khuôn khổ kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực ngân hàng. ♦ Năm 2001, hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp ( ERM – Enterprise Risk Management Framework) được xây dựng trên cơ sở báo cáo COSO 1992, được định nghĩa bao gồm 8 yếu tố : Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau. Theo Báo cáo COSO 1992 định nghĩa: “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau đây : ♦ Mục tiêu về báo cáo tài chính đáng tin cậy ♦ Mục tiêu về các luật lệ và quy định được tuân thủ ♦ Mục tiêu về hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung cơ bản, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Cụ thể như sau : ◊ Kiểm soát nội bộ là một quá trình: tức khẳng định kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính.
Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình. ◊ Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu … mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị. Con người định ra các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành theo các mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát nội bộ cũng tác động đến LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 hành vi con người.
Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát của mỗi cá nhân và hướng hoạt động của họ đến mục tiêu chung của đơn vị, nhưng sự vận hành của kiểm soát nội bộ chỉ hữu hiệu khi có sự tham gia và phối hợp giữa mọi thành viên trong đơn vị. ◊ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được của đơn vị. Lý do là vì xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân trong và ngoài tổ chức, sự lạm quyền của nhà quản lý dẫn đến không đạt được các mục tiêu; hơn nữa là ràng buộc giữa chi phí và lợi ích của việc thiết lập nên hệ thống kiểm soát nội bộ, dù là người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. ◊ Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ được thiết lập và duy trì để đạt được các mục tiêu của tổ chức, bao gồm mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, mục tiêu về báo cáo tài chính, mục tiêu về sự tuân thủ.
- Mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị cung cấp, vì chính người quản lý của đơn vị có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.