CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Kiểm soát nội bộ 1. Lịch sử hình thành Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ lâu, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán.
Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm toán trong tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ của đơn vị. Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc đầu được sử dụng như là một phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một bộ phận chủ yếu của hệ thống quản lý hữu hiệu. * Giai đoạn tiền COSO (Từ năm 1992 trở về trước) Năm 1929, Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) - tiền thân của chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ - lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc bấy giờ được sử dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản: - Bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận - Bảo vệ tài sản không bị thất thoát - Bảo vệ số liệu kế toán chính xác - Khuyến khích tuân thủ chính xác và hiệu quả hoạt động LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -2- Năm 1997, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua Luật hành vi hối lộ ở nước ngoài. Điều luật này nhấn mạnh kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến việc yêu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động. Lần đầu tiên, hoạt động kiểm soát nội bộ trong các tổ chức được đề cập đến trong một văn bản pháp luật. Năm 1985, sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà làm luật Hoa Kỳ quan tâm đến việc kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp.
Nhiều quy định hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn này như: Ủy Ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998, Ủy Ban Chứng Khoán Hoa Kỳ 1998, tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991. Những quy định này một mặt làm phong phú khái niệm kiểm soát nội bộ mặt khác dẫn đến yêu cầu phải hình thành một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực về kiểm soát nội bộ. * Sự ra đời của báo cáo COSO năm 1992 Cùng với sự phát triển của các công ty ở Hoa Kỳ là sự phát triển về quy mô của gian lận, gây thiệt hại đáng kể cho nền kinh tế. Nhiều ủy ban đã ra đời để khảo sát và tìm cách khắc phục, trong đó có Ủy Ban quốc gia về chống gian lận báo cáo tài chính – gọi tắt là ủy ban Treadway – ra đời năm 1985.
COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là một ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway. Các tổ chức nghề nghiệp trên bao gồm : Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ(IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). Qua quá trình tìm hiểu về gian lận, COSO đã nhận thấy kiểm soát nội bộ đã ảnh hưởng rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận. Vì vậy, việc nghiên cứu và đưa ra khuôn khổ chung về kiểm soát nội bộ được đặt ra.
Báo cáo COSO 1992 là kết quả của nghiên cứu này và là một hệ thống lý luận đầy đủ nhất về kiểm soát nội bộ cho đến thời điểm này, kế thừa và phát triển các nghiên cứu trước đó về kiểm soát nội bộ. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -3- Báo cáo COSO 1992 gồm có 4 phần: Phần 1 - Bản tóm lược: Tổng quan về kiểm soát nội bộ cho nhà quản lý cấp cao Phần 2 - Hệ thống lý luận: Định nghĩa về kiểm soát nội bộ, mô tả các yếu tố của kiểm soát nội bộ và chỉ ra các tiêu chí để kiểm soát hệ thống Phần 3 - Báo cáo cho các thành viên bên ngoài: Hướng dẫn cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về kiểm soát nội bộ liên quan đến tài chính Phần 4 – Các công cụ đánh giá: Bao gồm các bảng biểu phục vụ cho việc đánh giá hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. * Sự phát triển hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam Về cơ bản, hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam trong thời gian qua. Có thể tóm tắt quá trình phát triển của các lý luận cho hoạt động kiểm toán và kiểm soát nội bộ ở Việt Nam như sau: Tháng 1/1994, Chính phủ ban hành quy chế kiểm toán độc lập Tháng 7/1994, Cơ quan kiểm toán Nhà nước trực thuộc chính phủ được thành lập Tháng 10/1994, Bộ Tài Chính chính thức ban hành Quy chế Kiểm toán nội bộ áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước.
Tháng 9/1999, Bộ Tài Chính ban hành 4 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) đầu tiên. Sau đó, vào tháng 12/2000, tháng 12/2001, tháng 3/2003, tháng 12/2003, tháng 1/2005 và tháng 12/2005, Bộ Tài Chính đã ban hành thêm các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và đến nay đã có 7 đợt ban hành. Theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC (21/12/2001), trong chuẩn mực kiểm toán VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, Bộ Tài Chính đã đưa ra định nghĩa về Hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị” LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -4- Nhìn chung, lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam còn sơ sài và chưa được coi trọng, kiểm soát nội bộ chủ yếu vẫn chỉ được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán. Chức năng kiểm soát nội bộ chưa thật sự tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Định nghĩa về kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO năm 1992, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy - Các luật lệ và các quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: • Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương diện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình • Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người.
Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu.mà phải bao gồm những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. • Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. •Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: - Đối với mục tiêu về báo cáo tài chính thì kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -5- - Đối với mục tiêu về tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một đơn vị bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.
Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà thực hiện những hành vi gây thiệt hại đến lợi ích chung của toàn đơn vị và của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?