Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát hoạt động Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood. Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty cổ phần thực phẩm dinh dưỡng Nutifood. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG 1.1 Kiểm soát và kiểm soát hoạt động: Kiểm soát: là quá trình tập hợp các công cụ, phương pháp và tổ chức các hệ thống sử dụng các công cụ và phương pháp đó để đạt được mục tiêu của tổ chức. Để kiểm soát có hiệu quả nhà quản trị phải đánh giá được thành quả hoạt động bằng cách đo lường và so sánh các thành quả để tính toán ra các chênh lệch, để đo lường và đánh giá thành quả thì quá trình kiểm soát sẽ liên quan đến việc đặt ra thành quả mong muốn và đánh giá thành quả đó, từ đó nhà quản trị sẽ có những ứng xử phù hợp.
Việc kiểm soát phụ thuộc vào dự toán, nếu không có dự toán thì tổ chức sẽ không có cơ sở để so sánh và đánh giá kết quả của việc thực hiện dự toán. Trong hệ thống kiểm soát của tổ chức thì sẽ được chia ra làm hai loại hình kiểm soát, đó là kiểm soát quản lý và kiểm soát hoạt động. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến kiểm soát hoạt động. Kiểm soát hoạt động là một bộ phận của hệ thống kiểm soát, nó tập trung vào thành quả hoạt động ngắn hạn có nghĩa là nó kiểm soát việc sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
(Blocher et al, 2010) Về cơ bản, kiểm soát hoạt động sẽ đo lường thành quả tài chính và phi tài chính. Trong đó, thông qua việc đo lường các thành quả tài chính sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát và đánh giá được kết quả và hiệu quả hoạt động, từ đó nhà quản trị sẽ định hướng được mục tiêu lâu dài của tổ chức, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị cấp cao hơn cái nhìn toàn diện về thành quả đạt được của tổ chức.2 Các công cụ kiểm soát hoạt động: Hiện nay, các công cụ tài chính chủ yếu được sử dụng rộng rãi để kiểm soát hoạt động là: dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt, giá thành định mức và phân tích chênh lệch.1 Dự toán tĩnh: Dự toán tĩnh là dự toán được lập cho một mức hoạt động duy nhất. Dự toán tĩnh chưa đánh giá được chi phí có được kiểm soát tốt hay không. Thông thường, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 mức hoạt động thực tế và mức hoạt động dự toán thường khác nhau, vì vậy chi phí thực tế và chi phí dự toán thường chênh lệch nhau.
Do sự khác nhau về mức hoạt động thực tế và dự toán nên chênh lệch này sẽ không cho chúng ta thấy được thành quả kiểm soát, nó mới chỉ cho chúng ta thấy kết quả đạt được. Thông tin chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán cho chúng ta đánh giá được thành quả kiểm soát khi nhà quản trị điều chỉnh dự toán tĩnh về mức hoạt động thực tế, đó chính là dự toán linh hoạt.2 Dự toán linh hoạt Dự toán linh hoạt là dự toán được lập cho bất kỳ mức hoạt động nào trong một giới hạn thích hợp, dự toán linh hoạt thông thường xây dựng cho ba mức: thông thường, suy thoái và thịnh vượng. Dự toán linh hoạt điều chỉnh doanh thu và chi phí về mức sản lượng thực tế đạt được. Trong dự toán linh hoạt các khoản biến phí đơn vị không thay đổi theo mức độ hoạt động, tổng biến phí thay đổi tương ứng với sự thay đổi của mức độ hoạt động.
Tổng định phí không đổi trong một giới hạn thích hợp. Thông qua dự toán linh hoạt sẽ cho nhà quản trị thấy được những chênh lệch nào là do kiểm soát tốt chi phí và những chênh lệch nào là do thiếu kiểm soát tốt chi phí. Từ đó nhà quản trị sẽ cải thiện được việc đánh giá thành quả hoạt động.3 Giá thành định mức Giá thành định mức là những chi phí được định trước đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2010) Chênh lệch giá thành định mức là chênh lệch giữa giá thành thực tế và giá thành định mức.
Nếu chênh lệch là đáng kể, các nhà quản trị sẽ tập trung vào phân tích các chênh lệch tìm ra nguyên nhân các chênh lệch này, làm cơ sở để đưa ra các biện pháp xử lý. Quá trình này được gọi là phân tích chênh lệch, nó sẽ giúp nhà quản trị đánh giá và kiểm soát được hoạt động tại đơn vị. Có hai loại định mức: Định mức lý tưởng và định mức thực tế có thể đạt được. Định mức lý tưởng là định mức đạt được hiệu quả tối đa trong điều kiện hoạt LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 động sản xuất kinh doanh gần như hoàn hảo.
Định mức thực tế có thể đạt được là định mức được xây dựng sát với thực tế mà một người được đào tạo và có kinh nghiệm phù hợp có thể đạt được trong điều kiện kinh doanh bình thường. – Xác định giá thành định mức cho một đơn vị sản phẩm (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2010) Chi phí nguyên Giá thành Chi phí nhân Chi phí sản vật liệu trực định mức công trực tiếp xuất chung = tiếp định mức + + (1.1) cho một sản định mức cho định mức cho cho một sản phẩm một sản phẩm một sản phẩm phẩm Trong công thức (1.1), chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm lần lượt được xác định theo các công thức (1.4) như sau: Chi phí nguyên vật Lượng nguyên vật Đơn giá nguyên liệu định mức cho = liệu định mức cho x vật liệu định (1.2) một sản phẩm một sản phẩm mức Chi phí nhân công Lượng lao động định Đơn giá lao định mức cho một = mức cho một sản x (1.3) động định mức sản phẩm phẩm Chi phí sản xuất Biến phí sản xuất Định phí sản chung định mức = chung định mức cho + xuất chung cho (1.4) cho một sản phẩm một sản phẩm một sản phẩm Ở công thức (1.2): LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 - Lượng nguyên vật liệu định mức cho một sản phẩm là một trong những định mức khó dự đoán nhất. Lượng nguyên vật liệu định mức là một sự ước tính lượng nguyên vật liệu cho phép sử dụng để sản xuất một sản phẩm. Lượng nguyên vật liệu định mức chịu ảnh hưởng của đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu, tuổi thọ và năng lực máy móc, chất lượng và kinh nghiệm của đội ngũ công nhân.
Một số hư hỏng hoặc lãng phí có thể là không thể tránh khỏi và được biết trước khi tính lượng định mức. Mặc dù các kỹ sư, bộ phận mua, và các nhân viên điều khiển máy móc có thể cung cấp thông tin đầu vào để xây dựng các định mức này, các nhà quản lý sản xuất, các nhân viên kế toán chi phí thường chính là người thiết lập và kiểm soát lượng nguyên vật liệu trực tiếp định mức. - Đơn giá nguyên vật liệu định mức là một sự ước tính cẩn thận của chi phí của một loại nguyên vật liệu nào đó trong kỳ tới. Bộ phận mua có trách nhiệm xây dựng giá định mức cho tất cả các nguyên vật liệu.
Khi ước tính giá nguyên vật liệu trực tiếp định mức, bộ phận mua phải tính đến tất cả các khả năng tăng giá, thay đổi số lượng, và các nguồn cung cấp mới. Bộ phận mua cũng tiến hành việc mua thực tế.3): - Lượng lao động định mức cho một sản phẩm được xác định trên cơ sở những nghiên cứu thành quả của máy móc thiết bị và người lao động hiện tại cũng như trong quá khứ. Định mức này cho biết số giờ lao động cho phép đối với từng bộ phận, máy móc thiết bị, hoặc một quá trình để hoàn tất việc sản xuất một sản phẩm hoặc một đợt sản phẩm. Số giờ lao động trực tiếp định mức nên được xem lại bất cứ khi nào có sự thay đổi máy móc thiết bị hoặc chất lượng của đội ngũ lao động.
Đáp ứng được số giờ lao động định mức là trách nhiệm của các nhà quản lý và giám sát bộ phận. - Đơn giá lao động định mức được xác định căn cứ vào đơn giá lao động được quy định trong hợp đồng lao động hoặc là được xác định bởi công ty. Đơn giá lao động định mức là chi phí cho mỗi giờ lao động cho phép trong kỳ cho từng chức năng hoặc loại công việc. Mặc dù phạm vi đơn giá được thiết lập cho từng loại lao động và các đơn giá biến động trong phạm vi này, song đơn giá đinh mức bình quân vẫn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 được xây dựng cho từng nhiệm vụ.
Ngay cả khi người lao động thực tế sản xuất ra sản phẩm và được trả lương ít hơn, đơn giá định mức vẫn được sử dụng để tính chi phí nhân công trực tiếp định mức.4): - Biến phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm được xác định như sau: Biến phí sản xuất Đơn giá phân bổ biến Định mức năng chung định mức cho = phí sản xuất chung x lực sản xuất cho (1.5) một sản phẩm định mức một sản phẩm - Định phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm được xác định như sau: Định phí sản xuất Đơn giá phân bổ định Định mức năng chung định mức cho = phí sản xuất chung x lực sản xuất cho (1.6) một sản phẩm định mức một sản phẩm Ở công thức (1.5), đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức chính là biến phí sản xuất chung định mức cho một đơn vị năng lực sản xuất. Tùy tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung mà năng lực sản xuất có thể được đo lường bằng số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy… Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức được xác định như sau: Đơn giá phân bổ Tổng biến phí sản xuất chung dự toán biến phí sản xuất = (1.7) Năng lực sản xuất dự toán chung định mức Năng lực sản xuất dự toán có thể là số giờ máy, số giờ lao động trực tiếp dự toán… Ở công thức (1.6) tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung định mức chính là định phí sản xuất chung định mức cho một đơn vị năng lực sản xuất.