CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hệ thống kế toán trách nhiệm KTTN là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Do đó quá trình hình thành và phát triển của KTTN gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị. Theo ấn phẩm “Management accounting concepts” do Liên đoàn kế ttoans quốc tế ban hành năm 1989 thì quá trình này có thể được chia thành 4 giai đoạn dựa trên trọng tâm thông tin mà kế toán quản trị cung cấp trong từng thời kỳ.
Cụ thể như sau: Giai đoạn 1 (trước năm 1956): Thông tin được sử dụng để kiểm soát và định hướng CP SXKD. Giai đoạn 2 (từ 1956 đến cuối năm 1980): Thông tin được sử dụng để hoạch định và kiểm soát tài chính HĐSXKD. Giai đoạn 3 (từ 1980 đến cuối năm 1995): Thông tin được sử dụng để giảm những tổn thất nguồn lực kinh tế trong quy trình SXKD. Giai đoạn 4 (từ 1995 đến nay): Thông tin được sử dụng để phát huy hiệu quả các nguồn lực kinh tế và tạo ra giá trị.
Có thể nói rằng cho đến trước thế kỷ XIX thì kế toán quản trị mặc dù chưa được ghi nhận một cách chính thức nhưng các hoạt động thu thập và xử lý các thông tin kinh tế tài chính đã đươc sử dụng tại một số công ty lớn như công ty Dupont, công ty General Motor. Lúc bấy giờ, kế toán quản trị tồn tại tiềm ẩn dưới dạng kế toán CP như là một hoạt động kỹ thuật cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu của doanh nghiệp (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2011) [4]. Một trong những dấu mốc quan trọng gắn liền với sự ra đời của kế toán quản trị là sự xuất hiện tác phẩm "Management Accounting: Text and Cases" (R. Tác phẩm này đề cập đến các vấn đề như: giới thiệu kế toán quản trị là gì, làm thế nào có thể hệ thống và phân tích các vấn đề mới để ra quyết định, giới thiệu các công cụ kiểm soát CP thích hợp,.
Kể từ thời điểm đó, nhiều công cụ của kế toán quản trị đã LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 được phát triển. Hơn nữa, kế toán quản trị đã tập trung vào việc cung cấp thông tin cho hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát của nhà quản trị, thông qua việc sử dụng các kỹ thuật như phân tích để ra quyết định và đặc biệt là KTTN. Như vậy KTTN, một bộ phận của kế toán quản trị, đã ra đời trong bối cảnh mà vai trò chủ đạo của kế toán quản trị đã chuyển sang cung cấp thông tin cho mục đích lập kế hoạch và kiểm soát. Từ thời điểm đó đến nay, KTTN đã được sự quan tâm nghiên cứu của nhiều tác giả khác nhau ở nhiều quốc gia trên thế giới như Atkinson, R.
Khái niệm hệ thống kế toán trách nhiệm Để quản lý tốt các tổ chức cũng như các doanh nghiệp có quy mô lớn, các nhà quản trị thường phải cấu trúc đơn vị mình theo hình thức quản lý phân quyền. Việc phân quyền trong một tổ chức tạo nên cơ cấu nhiều cấp bậc và đòi hỏi cấp trên phải theo dõi, đo lường và đánh giá kết quả kết hoạt động của cấp dưới. KTTN là một công cụ nhằm đáp ứng yêu cầu này. Có nhiều quan điểm về KTTN đã được trình bày bởi các tác giả khác nhau như A.
Atkinson; Clive Emmanuel; James R.Martin,… Dưới đây chúng tôi sẽ trình bày một số quan điểm tiêu biểu. Atkinson và cộng sự (2001) [12] thì KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức thông qua các báo cáo liên quan đến CP, thu nhập và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức. Đó là một hệ thống cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả của mỗi nhà quản lý, chủ yếu ở khía cạnh thu nhập và những khoản CP mà họ có quyền kiểm soát đầu tiên. Clive Emmanuel và cộng sự (1990) [14] thì cho rằng KTTN là sự thu thập, tổng hợp và báo cáo những thông tin tài chính về những trung tâm khác nhau trong một tổ chức (những TTTN), cũng còn được gọi là kế toán hoạt động hay kế toán khả năng sinh lợi.
Nó lần theo các CP, thu nhập hay LN đến những nhà quản lý riêng biệt, những người chịu trách nhiệm cho việc đưa ra các quyết định về CP, thu nhập LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 hay LN đang được nói đến, và thực thi những hành động về chúng. KTTN tỏ ra phù hợp ở những tổ chức mà ở đó nhà quản lý cấp cao thực hiện chuyển giao quyền ra quyết định cho các cấp thuộc quyền. Martin, "KTTN là hệ thống kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các đơn vị bộ phận trong doanh nghiệp. Đó là một công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến DT, CP, vốn đầu tư và LN,.
mà bộ phận đó có quyền kiểm soát và có trách nhiệm tương ứng”. Một khía cạnh quan trọng trong khái niệm KTTN của James R. Martin là tính có thể kiểm soát. Theo đó các bộ phận và cá nhân chỉ nên chịu trách nhiệm cho những lĩnh vực mà họ có thể kiểm soát được.
Tuy nhiên, cũng theo James R. Martin, tính có thể kiểm soát khó có thể được áp dụng thành công trong thực tiễn bởi vì sự vận hành trong một tổ chức hay doanh nghiệp là thường xuyên biến động. Đối với David F. Hawkins và cộng sự (2004) [15] thì KTTN là một hệ thống tạo ra những thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan, về những hoạt động thực tế và được lập kế hoạch của những TTTN trong một công ty – những đơn vị trong tổ chức được đứng đầu bởi những nhà quản lý có trách nhiệm cho kết quả hoạt động của đơn vị họ quản lý.
Những bộ phận chủ yếu bao gồm: hệ thống dự toán ngân sách, các báo cáo kết quả hoạt động, các báo cáo về sự biến động và những mức giá chuyển nhượng sản phẩm, dịch vụ nội bộ giữa các bộ phận trong công ty. Theo đó, KTTN đi sâu vào việc so sánh kết quả hoạt động thực tế của TTTN với kế hoạch (được dự toán) được giao, và những nguồn lực được chuyển nhượng từ trung tâm này đến trung tâm khác như thế nào. Đồng thời, KTTN cũng lý giải việc lập kế hoạch quản lý và quá trình kiểm soát. Trên cơ sở các quan điểm đã nêu trên chúng ta có thể rút ra một số vấn đề chung về KTTN như sau: Thứ nhất, KTTN là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị và là một quá trình tập hợp và báo cáo các thông tin có thể kiểm soát, được dùng để kiểm tra các quá trình hoạt động và đánh giá thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ chức.
Hệ thống KTTN là một hệ thống thông tin sử dụng các thông tin tài chính và phi tài LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 chính trong phạm vi hệ thống kiểm soát của ban quản lý một đơn vị. Thứ hai, KTTN chỉ có thể được thực hiện trong đơn vị có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có sự phân quyền rõ ràng. Bởi lẽ, mục tiêu chính của hệ thống KTTN là hạn chế tối đa những bất lợi, đồng thời giúp cho tổ chức gặt hái được những lợi ích từ việc phân cấp trong quản lý. Thứ ba, một hệ thống KTTN hữu ích phải thỏa mãn lý thuyết phù hợp.
Theo đó, hệ thống KTTN phải phù hợp với môi trường tổ chức hoạt động, với chiến lược tổng hợp của tổ chức, và với các giá trị và sự khích lệ của quản trị cấp cao. Theo Phạm Văn Dược và cộng sự (2010) [10] Mô hình báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị trong công ty niêm yết, luận án của Tiến sĩ Trần Văn Tùng (2010) [11] “Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị trong công ty niêm yết ở Việt Nam”và luận văn “Hoàn thiện hệ thống KTTN tại công ty Dược- Trang thiết bị y tế Bình Định” của Thạc sỹ Lê Văn Tân (2010) [7] tác giả có thể trình bày mục tiêu,chức năng và vai trò của hệ thống KTTN như sau: 1. Mục tiêu của hệ thống kế toán trách nhiệm 1. Cung cấp thông tin đánh giá trách nhiệm các cấp bậc quản lý Nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp mang tính trách nhiệm cao, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững, KTTN phải xây dựng được các chỉ tiêu đo lường và đánh giá kết quả hoạt động một cách định kỳ cho từng cá nhân được phân cấp quản lý trong doanh nghiệp như: các thành viên BGĐ, trưởng các phòng ban, quản đốc,.
Cung cấp cơ sở để đánh giá mức độ phù hợp giữa các quyết định bộ phận với mục tiêu chung Mỗi nhà quản trị ở các cấp khác nhau trong doanh nghiệp đều phải thường xuyên đưa ra những quyết định có tác động đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mức độ phù hợp của các quyết định này cũng cần được kiểm soát và đánh giá căn cứ trên những thông tin và những cơ sở mà KTTN cần nêu ra. Đảm bảo sử dụng hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Những nguồn lực của doanh nghiệp cần thiết phải được sử dụng hữu hiệu-được LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 thể hiện thông qua mức độ khả thi của các hoạt động có liên quan đến các nguồn lực đó-và hiệu quả mà các hoạt động này mang lại. Thông qua hệ thống KTTN giúp nhà quản trị xác định được tình hình thực thi, hiệu lực các quyết sách kinh doanh của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng các nguồn lực kinh tế của mỗi cá nhân, bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp.
Chức năng Xét trong doanh nghiệp, KTTN có hai chức năng cơ bản là chức năng thông tin và chức năng xác định trách nhiệm (Huỳnh Lợi và Nguyễn Khắc Tâm, 2001) [5]. Hai chức năng này có quan hệ mật thiết với nhau và giúp cho KTTN đáp ứng được mục tiêu của nó. Chức năng thông tin KTTN giữ chức năng là một kênh thông tin mà các nhà quản trị có thể sử dụng để nắm bắt tình hình hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp, qua đó nhà quản trị có thể đưa ra những nhận định và phân tích khách quan về nguyên nhân, điểm thuận lợi và hạn chế của những thành quả mà mỗi đơn vị đạt được.