Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng ghép nội địa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider chi nhánh Huế

Khóa luận hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng ghép tại Giao Hàng Nhanh Spider chi nhánh Huế

• Tác giả: Phan Trần Mai Linh
• Người hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Quang Phục
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng ghép nội địa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider chi nhánh Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về giao nhận vận tải hàng ghép tại Spider Huế

Vận tải hàng ghép đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng logistics nội địa. Nghiệp vụ này kết hợp nhiều lô hàng nhỏ lẻ vào cùng một phương tiện. Doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận chuyển đường bộ qua giải pháp gom hàng. Chi nhánh Giao Hàng Nhanh Spider tại Huế phát triển mạnh dịch vụ này nhằm phục vụ các đối tác thương mại điện tử và sản xuất. Địa bàn Thừa Thiên Huế nằm ở vị trí trung tâm miền Trung. Nơi đây kết nối thuận tiện giữa các hành lang kinh tế Bắc Nam. Hoạt động gom hàng lẻ giúp tăng cường hiệu quả lưu chuyển vật tư. Doanh nghiệp sản xuất tiết kiệm ngân sách thuê nguyên xe. Thời gian luân chuyển hàng hóa được rút ngắn đáng kể. Đơn vị vận tải phân bổ trọng tải hợp lý trên từng tuyến đường. Quy trình vận hành đòi hỏi tính chính xác cao từ khâu tiếp nhận thông tin đến phân loại kho bãi. Dịch vụ đáp ứng linh hoạt nhu cầu gửi hàng đa dạng của thị trường hiện đại.

1.1. Khái niệm và đặc điểm hàng ghép đường bộ

Hàng ghép đường bộ là hình thức vận chuyển gom nhiều lô hàng lẻ thành một chuyến xe hoàn chỉnh. Phương thức này phù hợp với các kiện hàng có khối lượng nhỏ hoặc thể tích hạn chế. Khách hàng chỉ thanh toán cước phí tương ứng với diện tích thực tế sử dụng trên thùng xe. Giải pháp này giúp các hộ kinh doanh tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Đặc điểm nổi bật của dịch vụ là tính linh hoạt cao về lịch trình gom hàng. Tuy nhiên hình thức ghép chuyến cũng đòi hỏi công tác bảo quản hàng hóa nghiêm ngặt. Nhân viên giao nhận phải sắp xếp các kiện hàng khoa học để tránh va chạm. Hệ thống điều phối phải kiểm soát chặt chẽ thông tin từng mã vận đơn trên suốt hành trình.

1.2. Vai trò mạng lưới của chi nhánh Spider tại Huế

Chi nhánh Giao Hàng Nhanh Spider tại Huế đóng vai trò trạm trung chuyển trọng điểm tại miền Trung. Chi nhánh liên kết trực tiếp dòng luân chuyển hàng hóa giữa Đà Nẵng, Quảng Trị và các trung tâm kinh tế lớn. Cơ sở hạ tầng kho bãi tại Huế đáp ứng tốt hoạt động phân loại và lưu trữ hàng ghép. Đội ngũ nhân sự chi nhánh xử lý nhanh các thủ tục giao nhận tại chỗ. Doanh nghiệp cung cấp giải pháp vận chuyển tích hợp từ kho gửi đến tận tay người nhận. Mạng lưới xe tải chuyên dụng đảm bảo vận hành thông suốt mỗi ngày. Chi nhánh liên tục nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng. Hoạt động này tạo nền tảng vững chắc để mở rộng thị phần vận tải hàng hóa địa phương.

II. Phân tích thực trạng giao nhận vận tải hàng ghép Spider Huế

Hoạt động giao nhận hàng ghép tại chi nhánh Spider Huế ghi nhận mức tăng trưởng sản lượng ổn định. Quy trình nghiệp vụ cơ bản đáp ứng yêu cầu của các đối tác sản xuất và bán lẻ. Đơn vị áp dụng công thức tính giá theo thể tích CBM và trọng lượng thực tế. Thời gian phản hồi báo giá duy trì trong khoảng 1 đến 2 giờ qua Zalo và thư điện tử. Tuy nhiên quá trình vận hành vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn kỹ thuật. Phương thức đo đạc kích thước hàng hóa thủ công dễ dẫn tới sai lệch thông số. Tình trạng này gây tranh chấp cước phí giữa nhân viên giao nhận và khách hàng. Công tác gom hàng đôi khi chậm trễ do thiếu sự đồng bộ trong khâu điều xe. Tỷ lệ lấp đầy khoang chở hàng chưa đạt mức tối ưu trên một số tuyến liên tỉnh. Thiết bị bốc xếp tại kho bãi còn hạn chế về số lượng và chủng loại. Rủi ro móp méo vỏ hộp hoặc hư hỏng hàng hóa nhạy cảm vẫn xảy ra trong mùa cao điểm. Đơn vị cần rà soát toàn diện từng mắt xích nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải.

2.1. Hạn chế trong quy trình báo giá và đo đạc CBM

Khâu tính toán khối lượng quy đổi CBM còn phụ thuộc nhiều vào thao tác đo thủ công. Nhân viên sử dụng thước dây cơ học tại kho tiếp nhận kiện hàng. Sai số kích thước ba chiều dài, rộng, cao thường xuyên phát sinh đối với hàng cồng kềnh hoặc đóng gói dị hình. Việc tính toán thiếu chính xác làm thay đổi đơn giá vận chuyển cuối cùng. Khách hàng dễ phát sinh tâm lý nghi ngại về tính minh bạch của bảng giá nội bộ. Thời gian phản hồi báo giá qua nhóm trò chuyện trực tuyến đôi lúc bị gián đoạn khi lượng yêu cầu tăng đột biến. Sự chậm trễ này làm giảm sức cạnh tranh của chi nhánh trước các đối thủ giao vận cùng phân khúc.

2.2. Khó khăn trong quản lý kho bãi và xếp dỡ hàng hóa

Diện tích mặt bằng kho bãi tại chi nhánh Huế còn hạn chế so với lưu lượng đơn hàng tăng nhanh. Việc phân khu chức năng giữa hàng chờ xuất và hàng mới nhập chưa thực sự rành mạch. Đơn vị thiếu các công cụ cơ giới hóa chuyên dùng như xe nâng tự động hay bàn nâng thủy lực. Nhân công kho phải nâng vác thủ công nhiều kiện hàng nặng. Nguy cơ rách bao bì hoặc đổ vỡ hàng dễ vỡ gia tăng đáng kể. Lái xe gặp khó khăn khi sắp đặt vị trí dỡ hàng dọc tuyến đường do kiện hàng bị xáo trộn. Hệ thống camera giám sát chưa bao quát toàn bộ các góc khuất trong kho. Điều này gây trở ngại cho công tác truy xuất trách nhiệm khi phát sinh tổn thất kiện hàng.

III. Giải pháp hoàn thiện giao nhận vận tải hàng ghép Spider Huế

Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận đòi hỏi giải pháp đồng bộ từ hạ tầng kỹ thuật đến quy trình nghiệp vụ. Chi nhánh Spider Huế cần trang bị cảm biến quét kích thước 3D tự động tại cổng tiếp nhận. Công nghệ này loại bỏ hoàn toàn sai số trong đo đạc thể tích CBM. Doanh nghiệp cần xây dựng bảng tính giá cước động tích hợp trên hệ thống phần mềm quản lý. Nhân viên kinh doanh có thể gửi báo giá chính xác cho khách hàng chỉ sau vài phút thao tác. Đơn vị cần đầu tư nâng cấp kho bãi theo mô hình phân vùng khoa học. Các khu vực tập kết hàng theo từng tuyến vận chuyển Bắc Nam cần được sơn vạch rõ ràng. Chi nhánh nên bổ sung xe nâng điện và bàn nâng chuyên dụng để giảm thiểu sức lao động thủ công. Lái xe và nhân viên kho cần được tập huấn kỹ thuật xếp chèn lót hàng định kỳ. Ứng dụng thuật toán điều phối thông minh giúp tối ưu hóa hệ số chứa tải trên mỗi thùng xe tải. Chi phí nhiên liệu nhờ đó giảm đáng kể trên từng chặng vận chuyển.

3.1. Chuẩn hóa quy trình định giá và ứng dụng phần mềm

Doanh nghiệp cần số hóa toàn diện quy trình tiếp nhận thông tin đơn hàng vận tải. Việc tích hợp hệ thống đo quét thể tích điện tử giúp chuẩn hóa số đo CBM ngay từ đầu. Nhân viên không còn phải tính toán thủ công trên sổ sách hoặc bảng biểu rời rạc. Phần mềm tự động đối chiếu khoảng cách địa lý và đặc tính hàng hóa để đưa ra mức cước chính xác. Khách hàng nhận báo giá qua ứng dụng di động hoặc email trong vòng mười lăm phút. Mức độ minh bạch cước phí tạo dựng niềm tin vững chắc cho khách hàng doanh nghiệp. Hệ thống cũng tự động lưu trữ lịch sử giao dịch để phân tích hành vi gửi hàng của từng đối tác.

3.2. Cải tiến kỹ thuật xếp dỡ và quy hoạch mặt bằng kho

Mặt bằng kho bãi tại Huế cần được tái cấu trúc thành các khu vực vận hành chuyên biệt. Lối đi nội bộ phải đủ rộng để xe nâng di chuyển thuận lợi và an toàn. Nhân viên kho cần áp dụng nguyên tắc xếp hàng nặng ở dưới và hàng nhẹ ở trên. Các kiện hàng dễ vỡ phải được cố định bằng dây đai và túi khí chèn lót chuyên dụng. Đơn vị cần lắp đặt hệ thống giá kệ pallet đa tầng nhằm tối đa hóa dung tích chứa hàng. Chi nhánh nên thiết lập quy trình kiểm tra mã vạch tại điểm bốc hàng lên xe tải. Giải pháp này hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc kiện hàng hoặc giao nhầm địa chỉ người nhận.

IV. Kết luận và ứng dụng giao nhận vận tải hàng ghép Spider Huế

Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng ghép là định hướng chiến lược mang lại lợi ích kép cho Giao Hàng Nhanh Spider Huế. Giải pháp chuẩn hóa vận hành giúp đơn vị cắt giảm đáng kể chi phí rỗng xe trên các tuyến vận chuyển dài. Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp tăng cao nhờ thời gian giao hàng chuẩn xác và tỷ lệ an toàn hàng hóa vượt trội. Các khách hàng sản xuất và bán lẻ tại Thừa Thiên Huế tiết kiệm được nguồn ngân sách logistics đáng kể khi sử dụng dịch vụ ghép hàng. Việc ứng dụng giải pháp công nghệ đo quét và số hóa báo giá tạo ra tiền đề vững chắc cho việc mở rộng quy mô kinh doanh. Doanh nghiệp dễ dàng liên kết dữ liệu với các trung tâm kho vận lớn tại Đà Nẵng và Hà Nội. Nghiên cứu thực tiễn này mở ra hướng tiếp cận khoa học cho các doanh nghiệp vận tải hàng lẻ nội địa. Mô hình quản lý hàng ghép hiệu quả sẽ thúc đẩy thương mại hàng hóa liên vùng phát triển mạnh mẽ.

4.1. Lợi ích kinh tế và nâng cao vị thế cạnh tranh

Quy trình gom hàng ghép chuẩn hóa mang lại nguồn doanh thu bền vững cho chi nhánh Spider Huế. Chi phí nhiên liệu trên mỗi tấn hàng vận chuyển giảm xuống nhờ tối ưu hóa sức chứa phương tiện. Đơn vị thu hút thêm nhiều hợp đồng cung ứng dài hạn từ các doanh nghiệp tại địa phương. Chất lượng dịch vụ ổn định giúp giảm thiểu chi phí bồi thường thiệt hại hàng hóa. Uy tín thương hiệu của Giao Hàng Nhanh Spider trên thị trường miền Trung được củng cố mạnh mẽ. Doanh nghiệp xây dựng được lợi thế cạnh tranh khác biệt so với các đơn vị vận tải truyền thống. Khả năng đáp ứng đơn hàng tăng cao tạo động lực tái đầu tư trang thiết bị kho vận hiện đại.

4.2. Khả năng nhân rộng và phát triển mạng lưới liên tỉnh

Mô hình hoàn thiện nghiệp vụ tại Huế có thể chuyển giao cho các chi nhánh lân cận như Quảng Trị, Quảng Bình và Đà Nẵng. Khung quy trình chuẩn từ khâu báo giá, đo đạc thể tích đến xếp dỡ đều có tính ứng dụng thực tế cao. Đơn vị dễ dàng đào tạo nhân sự mới dựa trên hệ thống hướng dẫn vận hành số hóa. Dữ liệu tuyến đường liên tỉnh được tích hợp đồng bộ trên cùng một nền tảng quản trị. Mạng lưới xe tải ghép chuyến kết nối linh hoạt giữa các hub kho trung tâm và vệ tinh. Chi nhánh Huế khẳng định vai trò cầu nối logistics chiến lược trên tuyến hành lang kinh tế Đông Tây. Tiềm năng phát triển dịch vụ vận chuyển hàng ghép nội địa tiếp tục duy trì đà tăng trưởng mạnh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Thị trường logistics tại Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm dự báo đạt 5,5% trong giai đoạn 2022–2027. Tính đến thời điểm nghiên cứu, cả nước có 34.249 doanh nghiệp logistics đang hoạt động và được cấp phép bởi Cơ quan Quản lý hoạt động hàng hải của Mỹ (FMC), trong đó doanh nghiệp nội địa chiếm 89%, doanh nghiệp liên doanh chiếm 10% và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 1%. Trong hệ thống phân phối và lưu thông hàng hóa, vận tải đường bộ giữ vai trò trung tâm nhờ tính linh hoạt, cước phí cạnh tranh ở các cự ly ngắn và trung bình, cùng năng lực kết nối trực tiếp từ kho đến kho. Tuy nhiên, ngành vận tải đường bộ nội địa đang đối mặt với nhiều áp lực: hạ tầng chưa đồng bộ, ùn tắc giao thông, và chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn, tương đương khoảng 21%–25% GDP của cả nước.

Trong phân khúc vận tải đường bộ, nghiệp vụ giao nhận hàng ghép (Less than Truck Load - LTL) trở thành giải pháp thiết yếu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ – nhóm khách hàng có lượng hàng hóa không đủ để đóng nguyên chuyến xe (Full Truck Load - FTL) nhưng vẫn yêu cầu thời gian giao hàng chuẩn xác và chi phí tối ưu. Hoạt động gom hàng ghép đòi hỏi mức độ phối hợp phức tạp giữa các khâu tiếp nhận, gom hàng, phân loại, xếp dỡ và phân phối chặng cuối. Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider (Spider Express), thành lập từ tháng 7 năm 2021, vận hành mạng lưới vận tải nội địa với 4 văn phòng, 3 kho trung chuyển lớn và đội xe tải 20 chiếc hoạt động trên trục Bắc – Nam. Tuy nhiên, nghiệp vụ giao nhận hàng ghép tại chi nhánh Huế vẫn bộc lộ những hạn chế trong quy trình xử lý đơn hàng, theo dõi lộ trình và phối hợp liên phòng ban. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Phan Trần Mai Linh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng ghép bằng đường bộ của doanh nghiệp này.

Mục tiêu nghiên cứu:

1. Mục tiêu chung: Đánh giá toàn diện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng ghép nội địa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider; nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong quy trình vận hành; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về dịch vụ giao nhận hàng hóa và vận tải hàng ghép bằng đường bộ.
   • Phân tích thực trạng quy trình giao nhận vận tải hàng ghép nội địa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider giai đoạn 2022–2024.
   • Đề xuất các nhóm giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí vận hành cho công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng ghép nội địa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider, bao gồm các bước: tiếp nhận đơn hàng, tư vấn báo giá, lập kế hoạch, sắp xếp phương tiện, gom hàng, quản lý kho bãi, theo dõi vận chuyển, bàn giao chứng từ và xử lý khiếu nại. Đi kèm với đó là sự phối hợp của các bộ phận chức năng và mức độ hài lòng của khách hàng theo các tiêu chí dịch vụ.
• Phạm vi không gian: Văn phòng trụ sở chính tại Thừa Thiên Huế cùng hệ thống kho bãi và mạng lưới tuyến vận tải đường bộ của Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider.
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh, vận hành trong giai đoạn 3 năm từ năm 2022 đến năm 2024; thời gian thực tập thực tế diễn ra từ ngày 16/09/2024 đến ngày 22/12/2024.
• Phạm vi nội dung: Giới hạn trong hoạt động giao nhận vận tải hàng ghép (LTL) nội địa bằng phương thức đường bộ; không nghiên cứu các phương thức vận tải hàng không, đường biển hay nghiệp vụ logistics quốc tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các khái niệm chuẩn mực quốc tế và văn bản pháp luật hiện hành tại Việt Nam:

• Khái niệm dịch vụ giao nhận: Trích dẫn quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và Điều 163 Mục 10 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 về định nghĩa người giao nhận và dịch vụ giao nhận hàng hóa.
• Lý thuyết vận tải hàng ghép (LTL - Less than Truck Load): Khung khái niệm về phương thức vận chuyển gom nhiều lô hàng lẻ của các chủ hàng khác nhau vào cùng một phương tiện nhằm tối ưu hóa dung tích thùng xe và chia sẻ chi phí vận hành, đối chiếu trực tiếp với phương thức vận tải nguyên chuyến (FTL).
• Công thức tính cước và quy đổi thể tích: Sử dụng công thức tính thể tích mét khối (CBM):
  • Đơn vị mét: $\text{Số CBM} = (\text{Chiều dài} \times \text{Chiều rộng} \times \text{Chiều cao}) \times \text{Số lượng}$.
  • Đơn vị xentimét: $\text{Số CBM} = [(\text{Chiều dài} \times \text{Chiều rộng} \times \text{Chiều cao}) \times \text{Số lượng}] / 1.000.000$.

Phương pháp nghiên cứu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu thống kê nội bộ từ Phòng Kế toán, Phòng Điều hành và các quy trình tác nghiệp của Spider Express; tổng hợp báo cáo ngành logistics, các chỉ tiêu vĩ mô từ Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam và các nghiên cứu chuyên ngành.
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý, nhân viên điều hành, nhân viên chứng từ, thủ kho và đội ngũ lái xe; thực hiện khảo sát đánh giá trải nghiệm khách hàng dựa trên khung tiêu chí SPIDER (Speed - Tốc độ, Peak Time Capability - Năng lực mùa cao điểm, Investment - Mức độ đầu tư, Delight - Sự hài lòng, Envision - Định hướng tương lai, Recommendation - Khả năng giới thiệu).
• Phương pháp thống kê mô tả và so sánh: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để xử lý, tổng hợp số liệu tài chính, cơ cấu dịch vụ và các chỉ số hiệu suất; so sánh tốc độ tăng trưởng liên năm qua các giai đoạn 2022–2023 và 2023–2024.
• Phương pháp phân tích định tính và ma trận SWOT: Mô tả chi tiết sơ đồ dòng quy trình xử lý đơn hàng, từ đó lập ma trận phân tích Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities), Thách thức (Threats) tác động đến nghiệp vụ giao nhận hàng ghép của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề nghiên cứu

Chương này hệ thống hóa các khái niệm căn bản về giao nhận vận tải, làm rõ vai trò của dịch vụ giao nhận như một mắt xích kết nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Tác giả phân tích đặc điểm của phương thức vận tải đường bộ theo 5 tiêu chí phân loại chính: theo phương tiện vận chuyển (xe thùng kín, thùng hở, container, bồn, tải nhỏ), theo tính chất hàng hóa (thông thường, đặc biệt, siêu trường siêu trọng), theo phương thức tổ chức (FTL, LTL, đa phương thức), theo cự ly (nội thành, liên tỉnh, quốc tế) và theo tính chất dịch vụ (thông thường, chuyên dụng).

Về mặt thực tiễn, chương 1 phác thảo bức tranh tổng quan của thị trường logistics Việt Nam: quy mô thương mại điện tử dự kiến đạt 39–45 tỷ USD vào năm 2025 tạo động lực to lớn cho dịch vụ vận chuyển hàng lẻ; hạ tầng giao thông đang được đầu tư với trục xương sống là cao tốc Bắc – Nam. Tuy vậy, thị trường vẫn chịu sức ép từ chi phí logistics cao (chiếm trên 20% GDP), mạng lưới kho bãi thiếu chuẩn hóa và năng lực ứng dụng công nghệ của các doanh nghiệp nội địa còn phân tán.

Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận vận tải hàng ghép tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider

Chương 2 trình bày chi tiết về tổ chức và hoạt động vận hành của Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider. Doanh nghiệp có mã số thuế 3301700057, người đại diện theo pháp luật là ông Lương Anh Hùng (Tổng giám đốc), vốn điều lệ 5 tỷ đồng, quy mô nhân sự 70 người. Mạng lưới cơ sở vật chất gồm trụ sở tại Huế, văn phòng và kho tại TP. Hồ Chí Minh (vận hành tháng 11/2021), kho Vela tại Hưng Yên (vận hành tháng 11/2022) và kho Oumuamua tại Đà Nẵng (vận hành tháng 4/2023), cùng đội xe 20 chiếc.

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phân định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận: Ban Giám đốc (3 người), Phòng Kế toán (5 người gồm 1 trưởng phòng, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán công nợ, 1 kế toán CS), Phòng Sales (2 người), Hành chính Nhân sự (1 người), IT (1 người), Phòng Điều hành (2 leader, 7 nhân viên), Phòng Chứng từ (1 leader, 2 nhân viên), Bộ phận Kho (3 quản lý, 3 thủ kho/trợ lý, 8 nhân viên bốc xếp) và Bộ phận Quản lý đội xe (1 đội trưởng toàn quốc, 3 quản lý xe, 27 tài xế).

Về kết quả kinh doanh giai đoạn 2022–2024, các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận được tổng hợp chi tiết qua bảng số liệu:

Chỉ tiêu	Năm 2022 (Tỷ đồng)	Năm 2023 (Tỷ đồng)	Năm 2024 (Tỷ đồng)	So sánh 2023/2022 (%)	So sánh 2024/2023 (%)
Doanh thu	50,4	62,2	80,5	+23,4%	+29,4%
Chi phí	47,9	58,5	74,9	+22,1%	+28,0%
Lợi nhuận	2,5	3,7	5,6	+48,0%	+51,4%

Cơ cấu doanh thu theo dịch vụ giai đoạn 2022–2024 cho thấy mảng giao nhận hàng ghép (LTL) đóng vai trò nòng cốt:

Loại hình dịch vụ	Năm 2022 (Tỷ đồng / Tỷ trọng)	Năm 2023 (Tỷ đồng / Tỷ trọng)	Năm 2024 (Tỷ đồng / Tỷ trọng)
Dịch vụ hàng ghép (LTL)	24,5 tỷ (48,6%)	Tăng trưởng ổn định	Duy trì tỷ trọng chủ đạo
Dịch vụ hàng nguyên xe (FTL)	5,6 tỷ (11,1%)	Tăng trưởng	11,1 tỷ (13,8%)
Dịch vụ gom hàng lẻ	6,1 tỷ (12,1%)	Tăng trưởng	9,8 tỷ (12,2%)
Dịch vụ kho bãi	8,9 tỷ (17,7%)	Tăng trưởng	15,5 tỷ (19,3%)
Dịch vụ khác	4,9 tỷ (9,7%)	Tăng trưởng	9,1 tỷ (11,3%)

Tác giả phân tích chi tiết quy trình 9 bước trong thực tế tác nghiệp hàng ghép đường bộ:

1. Tiếp nhận thông tin, tư vấn và báo giá: Nhận yêu cầu qua điện thoại, email hoặc nhóm Zalo (gồm Sales, Điều hành, Chứng từ, Kế toán). Thời gian gửi báo giá quy định từ 1–2 giờ sau khi nhận đủ thông tin kích thước, khối lượng, quy đổi CBM. Tiêu chuẩn thời gian giao hàng được phân bổ: giao hỏa tốc trong 24 giờ; giao thông thường 48 giờ (nửa chặng Bắc – Nam) và 96 giờ (toàn tuyến Bắc – Nam).
2. Lập kế hoạch vận chuyển: Xác định lộ trình gom hàng, ghép chuyến tối ưu thể tích.
3. Sắp xếp phương tiện vận tải và nhận hàng: Điều xe tải lấy hàng tận nơi hoặc nhận tại kho.
4. Lấy/gửi thông tin xe, đăng ký xe: Kiểm tra điều kiện vận hành của phương tiện và lái xe.
5. Thông báo nhập kho và xuất kho: Kiểm tra ngoại quan, phân loại, cân đo, dán nhãn kiện hàng.
6. Theo dõi quá trình vận chuyển: Giám sát hành trình xe qua hệ thống định vị GPS.
7. Báo cáo chi phí và thu/trả chứng từ: Ký biên bản giao nhận, thu hồi biên bản giao hàng (POD).
8. Chốt bảng kê, xuất hóa đơn và thu hồi công nợ: Kế toán đối soát và phát hành hóa đơn.
9. Đánh giá và phản hồi: Tiếp nhận khiếu nại, khảo sát trải nghiệm dịch vụ của khách hàng.

Khóa luận cũng chỉ ra ma trận SWOT của quy trình: Điểm mạnh nằm ở mạng lưới kho bãi chiến lược (Hưng Yên, Đà Nẵng, TP.HCM) và khả năng xử lý linh hoạt; Điểm yếu là công tác lập kế hoạch còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, tỷ lệ lấp đầy thùng xe ở một số chuyến ngược chiều chưa đồng đều; Cơ hội đến từ sự mở rộng của các đối tác lớn (Masan, Maersk, Ceva, NutiFood); Thách thức là sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ lớn như GHN, GHTK, Viettel Post và VNPost.

Chương 3: Định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận vận tải hàng ghép bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider

Trên cơ sở kết quả phân tích ở Chương 2, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ:

1. Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về kỹ năng khai thác hàng ghép, quy chuẩn an toàn xếp dỡ, kỹ năng giao tiếp và xử lý khiếu nại cho nhân viên Sales, Điều hành và lái xe.
2. Tối ưu hóa quy trình giao nhận: Chuẩn hóa luồng trao đổi thông tin nội bộ giữa bộ phận Sales, Điều hành và Chứng từ; rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và phản hồi báo giá; thiết lập quy định giao nhận và kiểm tra hàng hóa nghiêm ngặt tại khâu tiếp nhận ban đầu.
3. Hoàn thiện hệ thống kho bãi: Cải tạo mặt bằng các kho trung chuyển (Hưng Yên, Đà Nẵng, TP.HCM), phân bổ khu vực lưu trữ khoa học theo tuyến đường và loại hàng hóa nhằm giảm thiểu thời gian tìm kiếm, bốc dỡ hàng ghép.
4. Quản lý và nâng cao hiệu quả phương tiện vận tải: Xây dựng lịch trình bảo dưỡng định kỳ cho 20 xe tải của công ty; phối hợp với các nhà xe vệ tinh nhằm giải quyết tình trạng thiếu xe trong mùa cao điểm; kiểm soát nghiêm ngặt chi phí xăng dầu và phụ phí cầu đường.
5. Cải tiến ứng dụng công nghệ thông tin: Từng bước chuyển đổi việc lập kế hoạch từ bảng tính thủ công sang hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) và Quản lý Kho hàng (WMS); tích hợp mã vạch/RFID và định vị GPS thời gian thực; nghiên cứu áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và giải pháp quản lý vận tải SAP TM trong dài hạn.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính:

• Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chân thực số liệu tài chính của Spider Express giai đoạn 2022–2024: doanh thu tăng trưởng từ 50,4 tỷ đồng (năm 2022) lên 62,2 tỷ đồng (năm 2023) và đạt 80,5 tỷ đồng (năm 2024); lợi nhuận sau thuế tăng tương ứng từ 2,5 tỷ đồng lên 3,7 tỷ đồng và 5,6 tỷ đồng.
• Làm rõ cơ cấu dịch vụ của doanh nghiệp, khẳng định vận tải hàng ghép (LTL) là mảng kinh doanh trọng tâm, đóng góp gần một nửa tổng doanh thu doanh nghiệp, bên cạnh sự tăng trưởng của mảng cho thuê kho bãi (từ 8,9 tỷ đồng lên 15,5 tỷ đồng) và vận tải nguyên xe FTL (từ 5,6 tỷ đồng lên 11,1 tỷ đồng).
• Phân tích chi tiết dòng tác nghiệp 9 bước từ khi phát sinh nhu cầu đến khi thu hồi công nợ, nhận diện các điểm nghẽn về chứng từ và độ trễ thông tin giữa nhóm Zalo tác nghiệp và hệ thống lưu trữ kế toán.

Giải pháp và kiến nghị đề xuất:

• Đối với doanh nghiệp: Đề xuất lộ trình số hóa quy trình quản lý thông qua ứng dụng phần mềm TMS và WMS; chuẩn hóa quy cách đóng gói và xếp dỡ hàng ghép nhằm giảm thiểu hư hỏng; tăng cường kiểm tra chéo giữa nhân viên kho và tài xế trước khi xe lăn bánh.
• Đối với cơ quan quản lý nhà nước: Kiến nghị đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện cơ sở hạ tầng giao thông trên tuyến huyết mạch Bắc – Nam; kiểm soát minh bạch các khoản phụ phí đường bộ; hoàn thiện khung pháp lý và chính sách hỗ trợ tiếp cận vốn cho doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.

Đóng góp của khóa luận:

• Đề tài cung cấp bức tranh thực tế có giá trị về mô hình vận hành của một doanh nghiệp logistics tư nhân quy mô vừa tại miền Trung (trụ sở chính tại Huế), bổ sung dữ liệu thực nghiệm cho các nghiên cứu về chuỗi cung ứng hàng ghép nội địa vốn thường tập trung tại hai đầu đất nước (Hà Nội và TP.HCM).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu: Đề tài được thực hiện trong thời gian thực tập giới hạn (từ ngày 16/09/2024 đến 22/12/2024); dữ liệu sơ cấp chủ yếu tập trung vào các mẫu khảo sát tại chi nhánh Huế và một số tuyến vận tải trọng điểm nối với 3 kho trung chuyển; chưa bao quát toàn diện các yếu tố vĩ mô tác động đến biến động giá cước xăng dầu.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc kết hợp mô hình vận tải đa phương thức (đường bộ kết hợp đường sắt hoặc đường biển nội địa); đánh giá sâu hơn hiệu quả tài chính sau khi doanh nghiệp triển khai chính thức hệ thống quản trị TMS/WMS; xây dựng mô hình định lượng đánh giá rủi ro trong quản lý hàng ghép chặng cuối (last-mile delivery).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu học thuật và thực tiễn hữu ích dành cho:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics, Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh tế vận tải tham khảo về cấu trúc bài khóa luận tốt nghiệp ứng dụng và phương pháp phân tích quy trình nghiệp vụ giao nhận.
• Cán bộ quản lý vận hành tại các công ty vận tải hàng hóa đường bộ tham khảo về mô hình tổ chức bộ máy, cách thức phân bổ nhân sự (bộ phận điều hành, chứng từ, kho, đội xe) và quy trình chuẩn hóa tiếp nhận xử lý đơn hàng lẻ (LTL).
• Đáng tham khảo nhất là Chương 2 với quy trình thực tế 9 bước chi tiết, các mẫu biểu theo dõi kế hoạch xe tuyến ngắn/tuyến dài, công thức quy đổi CBM thực tế và các chỉ tiêu phân tích SWOT gắn liền với đặc thù vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại đơn vị cụ thể nào và quy mô của doanh nghiệp đó ra sao?
Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider (Spider Express JSC), thành lập ngày 30/7/2021, có trụ sở chính tại số 6/156 Tôn Thất Thiệp, Phường Tây Lộc, TP. Huế. Doanh nghiệp có vốn điều lệ 5 tỷ đồng, 70 nhân viên, 4 văn phòng, 3 kho trung chuyển lớn (Hưng Yên, Đà Nẵng, TP.HCM) và sở hữu 20 xe tải chạy trục Bắc – Nam.

2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Spider Express trong giai đoạn 2022–2024 biến động như thế nào?
Doanh thu công ty tăng trưởng liên tục: đạt 50,4 tỷ đồng (2022), tăng 23,4% lên 62,2 tỷ đồng (2023) và tăng 29,4% lên 80,5 tỷ đồng (2024). Chi phí hoạt động tăng từ 47,9 tỷ đồng lên 74,9 tỷ đồng. Lợi nhuận sau thuế tăng mạnh từ 2,5 tỷ đồng (2022) lên 3,7 tỷ đồng (2023, tăng 48%) và đạt 5,6 tỷ đồng (2024, tăng 51,4%).

3. Tiêu chuẩn thời gian giao hàng ghép và thời gian báo giá tại Spider Express được quy định cụ thể như thế nào?
Thời gian phản hồi báo giá cho khách hàng được thực hiện trong vòng 1–2 giờ kể từ khi nhận đủ thông tin. Tiêu chuẩn thời gian vận chuyển gồm hai mức: dịch vụ giao hỏa tốc cam kết trong vòng 24 giờ (áp dụng nội tỉnh hoặc nửa chặng Bắc – Nam); dịch vụ giao thông thường cam kết trong vòng 48 giờ đối với nửa chặng Bắc – Nam và 96 giờ đối với toàn tuyến Bắc – Nam.

4. Công ty sử dụng công thức nào để quy đổi thể tích tính cước hàng hóa (CBM)?
Doanh nghiệp áp dụng công thức: nếu đo bằng mét, $\text{CBM} = (\text{Dài} \times \text{Rộng} \times \text{Cao}) \times \text{Số lượng}$; nếu đo bằng xentimét, $\text{CBM} = [(\text{Dài} \times \text{Rộng} \times \text{Cao}) \times \text{Số lượng}] / 1.000.000$.

5. Cơ cấu tổ chức nhân sự tại Spider Express được phân bổ như thế nào giữa các phòng ban?
Doanh nghiệp có 70 nhân sự, gồm: Ban Giám đốc (3 người: Founder CEO, Infrastructure & E-commerce, Finance & HR), Phòng Kế toán (5 người), Phòng Sales (2 người), Hành chính Nhân sự (1 người), IT (1 người), Phòng Điều hành (9 người: 2 leader, 7 nhân viên), Phòng Chứng từ (3 người: 1 leader, 2 nhân viên), Bộ phận Kho (14 người: 3 quản lý kho, 3 thủ kho và trợ lý, 8 nhân viên bốc xếp) và Bộ phận Quản lý đội xe (31 người: 1 đội trưởng toàn quốc, 3 quản lý đội xe, 27 tài xế).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Phan Trần Mai Linh đã hoàn thành toàn diện mục tiêu nghiên cứu thông qua việc hệ thống hóa lý luận giao nhận hàng hóa và phân tích sâu sắc thực trạng nghiệp vụ vận tải hàng ghép (LTL) bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Nhanh Spider chi nhánh Huế. Tác phẩm cung cấp bức tranh chi tiết về các chỉ số tài chính, cơ cấu dịch vụ và chuỗi 9 bước vận hành thực tế của một doanh nghiệp logistics nội địa đang trên đà mở rộng quy mô. Các giải pháp đề xuất về chuẩn hóa quy trình, nâng cấp kho bãi, quản lý đội xe và số hóa bằng hệ thống TMS/WMS mang tính khả thi cao, đóng góp thiết thực cho quá trình hoàn thiện năng lực vận tải hàng ghép của doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề nghiên cứu + Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận vận tải hàng ghép nội địa bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng N hanh Spider + Chương 3: Định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải hàng ghép bằng đường bộ tại Công ty Cổ phần Giao Hàng N hanh Spider - Phần III: Kết luận và đưa ra các đề xuất 4 PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1: CƠ SỞ LÝ LUẬ VÀ THỰC TIỄ VỀ VẤ ĐỀ GHIÊ CỨU 1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của giao nhận hàng hóa 1. Khái niệm về giao nhận hàng hóa Trong chu trình tái sản xuất xã hội gồm 2 khâu sản xuất và tiêu thụ, mà giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối gồm những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gởi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Vì vậy giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phNm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ.

Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA - International Federation of Freight Forwarders Association) về dịch vụ giao nhận như sau: [2] “bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Theo Luật Thương mại Việt N am 2005 Mục 10 Điều 163, hoạt động giao nhận hàng hóa được định nghĩa: [3] “Hoạt động giao nhận hàng hóa là dịch vụ thương mại, trong đó, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa thực hiện các công việc liên quan đến việc nhận hàng, tổ chức vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác và các dịch vụ khác có liên quan theo thỏa thuận với chủ hàng hoặc người vận chuyển”. Đặc điểm của giao nhận hàng hóa Đặc điểm của hoạt động giao nhận vận tải bao gồm: - Dịch vụ đa dạng: Giao nhận vận tải bao gồm nhiều công việc như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói, phân phối hàng hóa, thủ tục hải quan, thanh toán, và các dịch vụ liên quan đến hàng hóa. - Tính liên kết và phối hợp: Hoạt động này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa người gửi hàng, người nhận hàng, các công ty vận chuyển và các bên liên quan khác để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

- Quá trình liên tục: Giao nhận vận tải không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển mà còn bao gồm các công việc như kiểm tra, bảo quản, và đảm bảo hàng hóa trong suốt quá trình từ điểm xuất phát đến điểm đích. 5 - Yêu cầu về thủ tục pháp lý: Các thủ tục liên quan đến hải quan, giấy tờ chứng từ, bảo hiểm, và các vấn đề tài chính là phần không thể thiếu trong quá trình giao nhận vận tải, yêu cầu sự am hiểu và tuân thủ các quy định pháp luật. - Tính chất thương mại: Đây là một dịch vụ thương mại, thực hiện với mục đích sinh lời, và phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên tham gia như chủ hàng, người vận chuyển và các dịch vụ hỗ trợ khác.