CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO *** 1.1 Khái niệm dự báo và dự báo số lượng container rỗng 1.1 Khái niệm dự báo Theo Hồ Tiến Dũng (2009, trang 81): “Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán những sự kiện sẽ xảy ra trong tương lai. Đây là hoạt động rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì có dự báo chính xác ta mới đề ra những quyết định sản xuất và kinh doanh hợp lý.” Theo Từ điển Kinh doanh (trực tuyến) Business Dictionary của công ty tư vấn WebFinance, Inc.: Dự báo là một công cụ lập kế hoạch hỗ trợ giới quản lý trong nỗ lực của họ nhằm đương đầu với sự bất định của tương lai, dự báo chủ yếu dựa trên dữ liệu trong quá khứ cũng như hiện tại và sự phân tích các xu hướng. Dự báo bắt đầu với những giả định nhất định dựa trên kinh nghiệm, kiến thức và nhận định của các nhà quản lý. (Forecasting is a planning tool that helps management in its attempts to cope with the uncertainty of the future, relying mainly on data from the past and present and analysis of trends.
Forecasting starts with certain assumptions based on the management's experience, knowledge, and judgment) Theo định nghĩa của công ty tư vấn ValueClick Inc. phổ biến trên trang web Investopedia: Dự báo là việc sử dụng các thông tin về quá khứ để xác định phương hướng của các xu hướng trong tương lai. Các doanh nghiệp sử LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 dụng dự báo để quyết định cách thức phân bổ các nguồn lực của họ trong khoảng thời gian sắp tới. (Definition of 'Forecasting' : The use of historic data to determine the direction of future trends.
Forecasting is used by companies to determine how to allocate their budgets for an upcoming period of time.) Khi tiến hành dự báo doanh nghiệp dựa vào các căn cứ sau (Hồ Tiến Dũng, 2009): Thứ nhất, căn cứ vào các yếu tố của môi trường tác động đến doanh nghiệp để tiến hành dự báo cho phù hợp. Thứ hai, căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp thông qua số liệu thống kê của nhiều năm và những số liệu này được xử lý bằng những công cụ và phương pháp tính toán phù hợp Thứ ba, khi tiến hành dự báo nhà quản trị còn sử dụng cả những kinh nghiệm thực tế của họ. Có thể phân loại dự báo theo thời gian hoặc lĩnh vực dự báo. Nếu xét theo thời gian, có thể chia dự báo thành 3 loại như sau (Hồ Tiến Dũng, 2009): - Dự báo ngắn hạn: là những dự báo có thời gian ngắn, phổ biến là những dự báo dưới 3 tháng - Dự báo trung hạn là những dự báo có thời gian từ 3 tháng đến 3 năm.
- Dự báo dài hạn là những dự báo có thời gian từ 3 năm trở lên (Hồ Tiến Dũng, 2009) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Theo lĩnh vực dự báo, các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp thường sử dụng 3 loại dự báo: dự báo kinh tế, dự báo kỹ thuật, dự báo nhu cầu. - Dự báo kinh tế do các cơ quan kinh tế, cơ quan nghiên cứu, cơ quan dịch vụ thông tin, các bộ phân tư vấn trong các cơ quan nhà nước áp dụng. - Dự báo kỹ thuật đề cập đến mức độ phát triển khoa học kỹ thuật trong tương lai. - Dự báo nhu cầu về thực chất là tiên đoán doanh số của doanh nghiệp bán ra, dự báo này được các nhà quản trị sản xuất và điều hành quan tâm.
Để tiến hành dự báo nhu cầu, doanh nghiệp cần xác định những nhân tố tác động đến nhu cầu. Có thể nói, dự báo có phạm vi ứng dụng đa dạng trong mọi ngành kinh tế - xã hội và mọi doanh nghiệp với các qui mô hoạt động khác nhau.2 Hoạt động dự báo số lượng container rỗng Ngành giao thông vận tải được xem là “xương sống” của nền kinh tế quốc dân, trong đó lĩnh vực hàng hải quốc tế là một trong những cầu nối giao thương quan trọng gắn kết nền kinh tế trong nước với thị trường quốc tế. Như các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác, các doanh nghiệp hàng hải quốc tế cũng vận dụng hoạt động dự báo trong hoạt động quản trị điều hành phục vụ cho việc hoàn thành vai trò cầu nối giao thương của mình. Hoạt động dự báo được thực hiện nhằm hỗ trợ các nhà quản lý tiên đoán xu hướng phát triển của các nhân tố có tầm ảnh hưởng quan trọng tới hoạt động của doanh nghiệp để có sự chuẩn bị phù hợp, như: số lượng container rỗng phục LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 vụ cho hàng xuất khẩu; tải trọng, sức chứa của tàu; giá cước vận chuyển… Theo Vũ Mạnh Trần Hùng, 2010: Với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành hàng hải quốc tế sử dụng container (international containerised shipping industry), dự báo số lượng container rỗng là việc dự đoán và lập kế hoạch xác định số lượng container rỗng các khách hàng là các nhà xuất khẩu cần sử dụng cho các đơn hàng xuất khẩu thông qua các cảng biển tại các nước.
Hoạt động dự báo này thường được thực hiện tại các chi nhánh và công ty con phụ trách các địa bàn mà từ đó hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài sử dụng container và dịch vụ hàng hải quốc tế. Dự báo lượng container rỗng thường mang tính ngắn hạn với phạm vi thời gian dự báo dưới 3 tháng để theo kịp các thay đổi mới nhất trong nhu cầu của khách hàng. Mục đích của hoạt động dự báo này nhằm xác định lượng container rỗng mà một đơn vị kinh doanh cần chuẩn bị để phục vụ nhu cầu xuất khẩu hàng hóa của các khách hàng của mình. Phạm vi về mặt thời gian của dự báo tùy thuộc vào khả năng và điều kiện của từng đơn vị, đặc biệt là việc họ có thể chuẩn bị lượng container rỗng trong khoảng thời gian bao lâu sau khi nhận được yêu cầu thông qua dự báo? Dự báo lượng container rỗng có thể được thực hiện trên qui mô khu vực hay toàn cầu và ở tầm trung hạn hay dài hạn để lên kế hoạch luân chuyển lượng container đang được đưa vào sử dụng hoặc sản xuất container rỗng mới, phục vụ cho các kế hoạch và chiến lược kinh doanh của các công ty đa quốc gia có phạm vi hoạt động trải dài qua các thị trường khu vực và toàn cầu.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Vai trò của hoạt động dự báo trong hoạt động của doanh nghiệp Theo George Palmatier (2005): Ngày nay các doanh nghiệp phấn đấu để vận hành tốt hơn và có được lợi thế cạnh tranh. Trong quá trình nỗ lực đó, càng ngày họ càng nhận ra tác động của hoạt động dự báo đối với khả năng của một doanh nghiệp trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đồng thời quản lý các nguồn lực của mình Dự báo hiệu quả và chất lượng giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề nan giải, đó là các yêu cầu của khách hàng ngày càng khó đáp ứng hơn trong khi các cổ đông cũng đòi hỏi cao hơn về lợi nhuận. Để giải quyết tình thế khó khăn này, người ta trông đợi các nhà quản lý có khả năng phục vụ khách hàng tốt hơn mà lại tiêu tốn các nguồn lực ít hơn. Trong môi trường kinh doanh hiện nay tầm quan trọng của việc dự báo có hiệu quả và chất lượng ngày càng được nâng cao.
Trong các công ty sản xuất và phân phối hàng hóa, dịch vụ: dự báo không chỉ đơn thuần là việc lập kế hoạch cho các thương vụ trong tương lai, đó là yêu cầu về một sản phẩm, dịch vụ (hay yêu cầu cho các nguồn lực để đảm bảo việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ này). Với việc định nghĩa “dự báo là yêu cầu về sản phẩm hay dịch vụ”, sự chính xác của dự báo trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Dự báo chính xác cũng trở nên hết sức cần thiết cho việc sử dụng các nguồn lực một cách phù hợp. Ví dụ: nếu một sản phẩm được yêu cầu và dự báo nhưng không bán được hay bán chậm, các nguồn lực đã được huy động một cách không cần thiết.
Khi một sản phẩm hay dịch vụ không được dự báo nhưng doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thông thường điều này được thực hiện với chi phí cao hơn đáng kể so LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 với mức thông thường, nghĩa là việc sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả. Theo các kết quả nghiên cứu của công ty KPMG vào năm 2007: Dự báo kém có tác động đặc biệt bất lợi đến hoạt động của doanh nghiệp, khi mà sự cần thiết của dự báo được đề cao hơn bao giờ hết: Vòng đời của sản phẩm và dịch vụ đang trở nên ngắn hơn, các đối thủ cạnh tranh có thể xuất hiện từ bất cứ nơi nào trong thị trường toàn cầu và mỗi doanh nghiệp phải trở nên năng động và biết nhìn xa trông rộng để tồn tại. Đâu là lợi ích của việc dự báo? Thành công trong hoạt động kinh doanh có mối liên hệ chặt chẽ với các thách thức của việc dự báo hiệu quả hơn. Ví dụ: các công ty có khả năng dự báo chính xác nhất có mức tăng trưởng giá cổ phiếu cao hơn, khi mức độ tin cậy của dự báo được hoàn thiện , khả năng nắm bắt các cơ hội kinh doanh cũng tăng lên cùng với việc gia tăng năng lực quản lý rủi ro.
Tóm lại, hoạt động dự báo và hiệu quả của nó tác động quan trọng và lâu dài đến hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa với nhiều biến động và cơ hội luôn luôn song hành với khó khăn và thách thức.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo 1.1 Hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo Dự báo là một phần quan trọng trong hoạt động quản trị sản xuất và điều hành của doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 Do đó khái niệm chất lượng của của công tác dự báo trước hết được xây dựng trên nền tảng những khái niệm tổng quát, có liên quan tới chất lượng của dịch vụ, chất lượng của một công việc và kết quả của nó - hơn chỉ là tập trung vào một sản phẩm tiêu dùng cụ thể. Theo (Mask A Moon et al, 1998): Dự báo hiệu quả giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn.