CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 1. KHÁI QUÁT VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 1. Một số khái niệm cơ bản a. K ái iệm về â viê Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học 2002 cho rằng: “Nhân viên là người làm việc cho một cơ quan, tổ chức, phân biệt với thủ trưởng của cơ quan, tổ chức đó .711] Còn trong Từ điển Tiếng Việt của Thái Xuân Đệ và Lê Dân 2007: “Nhân viên là người làm việc cho công sở hay tư sở.
[12] Từ các ý kiến trên, Nhân viên được hiểu là một con người cụ thể đang làm việc cho một tổ chức. K ái iệm về u ể dụ Nói đến tuyển dụng có rất nhiều cách nhìn nhận khác nhau từ nhiều khía cạnh mà có thể đề cập đến một số khái niệm sau: “Tuyển dụng là chọn và nhận vào làm việc ở cơ quan, xí nghiệp. [11] “Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thoả mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp .[4] “Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển .[18] Đó là những cách nhìn nhận khác nhau về tuyển dụng nhân sự. Nhưng với bất kỳ khái niệm nào cũng có chung một nghĩa là tuyển dụng là đi tìm, lựa Luan van 8 chọn nguồn nhân lực cho doanh nghiệp theo những đòi hỏi, phù hợp với yêu cầu công việc.
Ý nghĩa của công tác tuyển dụng nhân viên - Tuyển dụng là điều kiện trung tâm cho sự thắng lợi của tổ chức. Hoạt động tuyển dụng được thực hiện tốt thì trong tương lại tổ chức sẽ có một đội ngũ lao động có chuyên môn cao, đáp ứng được yêu cầu công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ tạo cho tổ chức có một lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực so với các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực, ngành nghề. - Tuyển dụng được những ứng viên phù hợp sẽ giúp tổ chức tránh được những thiệt hại và rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh như không mất chi phí cho đào tạo lai, tuyển dụng lại, tránh được những tai nạn lao động trong quá trình thực hiện công việc,… - Tuyển dụng tốt còn là điều kiện để thực hiện hiệu quả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như: đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan hệ lao động,… - Công tác tuyển dụng được thực hiện tốt sẽ giúp những người lao động được nhận vào làm việc ở những vị trí công việc phù hợp với khả năng, trình độ, sở trường và tính cách của mình.
Điều này góp phần tạo ra sự thoả mãn trong lao động, tạo động lực làm việc cho người lao động và nâng cao năng suất lao động. Từ đó, người lao động sẽ tin tưởng, gắn bó trung thành với tổ chức, làm việc tốt hơn khiến hoạt động của tổ chức luôn đạt hiệu quả cao. Như vậy, có thể nói tuyển dụng là dấu hiệu đầu tiên cho sự thành công của tổ chức. Yêu cầu của công tác tuyển dụng nhân viên Để công tác tuyển dụng thành công phải bảo đảm: Luan van 9 - Tuyển dụng phải xuất phát từ nhu cầu và yêu cầu của công việc từ mục tiêu hoạt động kinh doanh và đề ra các chính sách.
- Tìm ra người phù hợp với yêu cầu của từng vị trí về kiến thức, kỹ năng trình độ kinh nghiệm căn cứ vào những yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để có thể làm việc với hiệu quả tối đa. - Tuyển dụng những người đảm bảo về trách nhiệm có kỷ luật trung thực với đồng nghiệp cũng như cấp trên và phải luôn xác định gắn bó với doanh nghiệp. - Tuyển dụng những người đảm bảo về sức khỏe có thể là việc lâu dài với doanh nghiệp nhằm hoàn thành tốt công việc. NỘI DUNG CỦA TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN 1.
Xác định nhu cầu tuyển dụng và mô tả công việc a. Xác ị u c u u ể dụ Xác định nhu cầu tuyển dụng là việc thẩm định xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên không, tuyển bao nhiêu người, tuyển người để làm những việc gì và cần tuyển người có những tiêu chuẩn như thế nào. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng là rất cần thiết, nếu không xác định được nhu cầu một cách cụ thể, rõ ràng sẽ dẫn đến: Tiêu chí tuyển dụng không phù hợp, Phương pháp tuyển chọn không hợp lý, Kết quả tuyển dụng không phục vụ được cho các quyết định của công tác quản trị, Gây thất thoát lớn nguồn lực của doanh nghiệp. Ta có các nhu cầu tuyển dụng sắp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng và cấp thiết giảm dần như sau: +Tuyển dụng thay thế: Thay thế nhân viên xin thôi việc, bị sa thải,… hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tính liên tục của công việc.
Do thường có sức ép từ cấp trên đòi hỏi có ngay nhân viên thay thế, phòng quản Luan van 10 lý nhân lực dễ có nguy cơ không đảm bảo chất lượng tuyển dụng. Thay thế tạm thời nhân viên đi vắng, bị bệnh,… với một hợp đồng lao động có thời hạn (thường là ngắn). Hoạt động này cũng phải được thực hiện gấp rút để đảm bảo tính liên tục của công việc. Thay thế nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu,… Hoạt động này cần phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian, tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rởi khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thể giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên mới trong việc hòa nhập với môi trường công tác.
+Tuyển dụng ứng phó: hoạt động này thường diễn ra khi doanh nghiệp nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian nhất định. Để đảm bào tiến độ sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng lao động trong khoảng thời gian đó. Cũng có thể tuyển dụng ứng phó trong trường hợp doanh nghiệp cần một vị trí nhân viên tạm thời, ví dụ nhân viên tiếp thị trong giai đoạn đầu sản phẩm mới tung ra thị trường,… Hình thức này cũng chứa đựng rủi ro vì nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc cũng như có thể thiếu trình độ chuyên môn đảm bảo cho năng lực cạnh tranh của toàn doanh nghiệp. +Tuyển dụng ngẫu nhiên: hoạt động này thường xuất phát từ một yêu cầu xin việc của một ứng viên có tiềm năng lớn, của một nhân viên đang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, cho khách hàng, cho nhà cung cấp,… Đôi khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp lại ngẫu nhiên trùng hợp với yêu cầu xin việc.
+Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình của doanh nghiệp tạo ra nhu cầu lao động. Ví dụ một kế hoạch tiếp thị sang thị trường nước ngoài hay một dự án công nghệ cao. +Tuyển dụng thường niên: hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách và kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực. Ở một số tập đoàn lớn, thường lượng ngân sách giữa các giám đốc khu vực và tổng giám đốc thường bao gồm cả Luan van 11 dự trù nhân lực và chi phí nhân lực.
Kế hoạch này được thiết lập trên cơ sở các hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính lượng nhân viên sẽ thôi việc, số vắng mặt,… Xác định nhu cầu tuyển dụng chính là quá trình nghiên cứu tìm kiếm sự phù hợp giữa yêu cầu của từng vị trí công việc với những khả năng của người lao động, nhằm đạt đến đích cuối cùng là người phù hợp với công việc. Để xác định mục tiêu tuyển dụng cần căn cứ vào: - Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.43] Như vậy, hoạch định nguồn nhân lực giúp ta xác định được vị trí công việc và có kế hoạch đảm bảo nguồn nhân lực cho tổ chức. - Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện, các điều kiện làm việc cụ thể, cũng như những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc.48] Phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả.
Phân tích công việc là cơ sở để nhà quản trị đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và Luan van 12 mang tính chủ quan. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. M ảc việc Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.99] Mô tả công việc là một phần của nội dung phân tích công việc và được thể hiện bằng bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung: - Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương.
Phần này cũng còn thường bao gồm một vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc. - Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc:là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc.