Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh doanh hội nhập và cạnh tranh ngày càng gay gắt, nguồn nhân lực vững mạnh cả về số lượng, chất lượng, thể lực và trí lực đóng vai trò là lợi thế cạnh tranh cốt lõi giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển trên thị trường. Việc xây dựng và quản trị hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu lao động mà còn giảm thiểu chi phí phát sinh do phải tuyển dụng lại, đào tạo lại, đồng thời hạn chế các rủi ro trong quá trình vận hành kinh doanh.

Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng (New Golden Sea) là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, giao nhận vận tải biển, hàng không và ủy thác xuất nhập khẩu. Bước vào giai đoạn mở rộng hoạt động sang mảng thương mại hàng tiêu dùng và gia dụng, công ty đối mặt với nhu cầu cấp bách về việc bổ sung đội ngũ Nhân viên kinh doanh (NVKD) với số lượng lớn và chất lượng cao. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy nguồn ứng viên ứng tuyển vị trí này còn thiếu ổn định, tỷ lệ ứng viên vắng mặt phỏng vấn cao và công tác quản lý dữ liệu ứng viên còn một số bất cập.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát toàn diện thực trạng công tác tuyển dụng vị trí Nhân viên kinh doanh tại công ty.
  2. Phân tích, đánh giá các ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những tồn tại trong quy trình tuyển dụng thực tế.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng, chuẩn hóa công cụ quản lý hồ sơ và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đầu vào cho doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề nhân sự, trọng tâm là công tác tuyển dụng nhân sự cho vị trí Nhân viên kinh doanh tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Tại văn phòng Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng (Tháp E, Lầu 3, Phòng 16, Tòa nhà Lexington, số 67 Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh).
    • Thời gian: Dữ liệu thực tế được tác giả thu thập và khảo sát trực tiếp trong thời gian 2 tháng thực tập (tháng 10 và tháng 11 năm 2017), kết hợp định hướng phát triển nhân sự của công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dưới góc độ quản trị nguồn nhân lực thực hành trong doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải và thương mại. Nghiên cứu dựa trên khung quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn bao gồm các giai đoạn: xác định nhu cầu tuyển dụng, phê duyệt kế hoạch, tuyển mộ ứng viên qua các kênh nội bộ và bên ngoài, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn đánh giá, tiếp nhận thử việc, đánh giá sau thử việc và ký kết hợp đồng lao động. Đồng thời, nghiên cứu gắn liền với việc vận hành hệ thống biểu mẫu văn bản quản lý nội bộ theo quy định của công ty và các quy định của Luật Lao động hiện hành.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các nghiệp vụ tuyển dụng hàng ngày của nhân viên tuyển dụng; theo dõi sự tương tác, mối quan hệ làm việc và quy trình phối hợp ra quyết định giữa Ban Giám đốc, Phòng Hành chính - Nhân sự và các bộ phận chuyên môn trong công ty.
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu:
    • Thu thập tài liệu nội bộ, số liệu thống kê nhân sự tháng 10 và tháng 11 năm 2017 từ Phòng Hành chính - Nhân sự.
    • Khảo sát và tổng hợp quy trình văn bản, hệ thống biểu mẫu tuyển dụng (BM-QTTD.01 đến BM-QTTD.04).
    • Phân tích thông tin thực tế từ các kênh tuyển dụng đang áp dụng như website công ty, mạng xã hội, các trang web việc làm trực tuyến (vieclam24h, Careerbuilder).
    • Kết hợp kiến thức chuyên ngành Quản trị nhân sự từ chương trình đào tạo tại Trường Đại học Mở TP.HCM và ý kiến chỉ dẫn chuyên môn từ người hướng dẫn tại doanh nghiệp và giảng viên hướng dẫn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng

Chương này trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và bức tranh nhân sự tổng thể của doanh nghiệp:

  • Lịch sử và dịch vụ hoạt động: Thành lập năm 2010, Tân Biển Vàng hoạt động đa dạng trong các mảng dịch vụ: vận chuyển đường biển (container xuất nhập khẩu theo phương thức CY-CY, DOOR-CY, DOOR-DOOR), vận chuyển hàng không (thông qua hợp đồng đại lý với các hãng Cathay Pacific, China Airline, Korea Airline, China Southern, Malaysia Airline), vận chuyển nội địa, khai thuê hải quan - ủy thác xuất nhập khẩu, dịch vụ tìm nguồn hàng nhập giá rẻ, dịch vụ 3PL (logistics bên thứ ba) và dịch vụ gom hàng lẻ (LCL).
  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, quản lý 5 bộ phận chức năng gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Forwarder, Phòng Thu mua và Phòng Tài chính - Kế toán. Giám đốc là người đại diện pháp nhân cao nhất, đồng thời trực tiếp điều hành vị trí Trưởng phòng Kinh doanh.
  • Đặc điểm nguồn nhân lực (Số liệu tháng 10/2017):
Tiêu chí phân loại Tỷ lệ (%) Đặc điểm ghi nhận
Giới tính Nữ: 74%
Nam: 26%		 Nữ giới chiếm đa số do tính chất công việc chứng từ, thủ tục hải quan, đàm phán thương mại và chăm sóc khách hàng đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ.
Trình độ học vấn Đại học: 61%
Cao đẳng, Trung cấp, Phổ thông: 39%		 Nhân sự có trình độ chuyên môn cao chiếm tỷ trọng lớn; trình độ phổ thông và trung cấp tập trung chủ yếu ở nhóm tài xế, tạp vụ.
Độ tuổi 26 – 35 tuổi: 62%
Dưới 26 tuổi: 29%
Trên 36 tuổi: 9%		 Lực lượng lao động có độ tuổi bình quân rất trẻ, nhiệt huyết; nhóm trên 36 tuổi chiếm tỷ lệ nhỏ, chủ yếu đảm nhiệm các vị trí quản lý, trưởng phòng.
  • Định hướng phát triển: Công ty định hướng đẩy mạnh mảng thương mại phân phối hàng tiêu dùng và gia dụng, tạo ra nhu cầu rất lớn về nhân sự kinh doanh.

Chương 2: Thực trạng công tác tuyển dụng Nhân viên kinh doanh tại Tân Biển Vàng

Chương 2 tập trung phân tích sâu quy trình nghiệp vụ, các kênh tuyển mộ và kết quả tuyển dụng thực tế đối với vị trí Nhân viên kinh doanh:

  • Quy trình tuyển dụng chuẩn 10 bước của công ty:

    1. Yêu cầu tuyển dụng: Trưởng phòng/Quản lý chức năng lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM-QTTD.01) chuyển Phòng Hành chính - Nhân sự (HCNS).
    2. Phê duyệt: Giám đốc phê duyệt đồng ý hoặc hoãn tuyển dụng (thời gian thực hiện: 30 phút).
    3. Đăng tuyển và sàng lọc hồ sơ: Đăng tin nội bộ (email, bảng tin) và bên ngoài (báo, website việc làm); tiếp nhận hồ sơ qua email support@goldensealogistics.com hoặc trực tiếp; thời gian thực hiện 5–7 ngày làm việc.
    4. Phỏng vấn: Ứng viên điền Bản thông tin ứng viên (BM-QTTD.02). Hội đồng gồm Trưởng phòng HCNS và Trưởng phòng chuyên môn phỏng vấn, đánh giá qua Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn (BM-QTTD.03). Giám đốc phỏng vấn thỏa thuận lương với cấp Trưởng/Phó phòng; Phòng HCNS thỏa thuận lương theo thang bảng lương với các vị trí còn lại (thời gian thực hiện: 1–2 ngày làm việc).
    5. Thông báo kết quả: Điện thoại và gửi email Thư mời nhận việc cho ứng viên đạt; gửi email cảm ơn ứng viên không đạt (thời gian: 1 ngày làm việc).
    6. Tiếp nhận thử việc: Chuẩn bị cơ sở vật chất, ký Hợp đồng thử việc, phổ biến nội quy (thực hiện trước 2 ngày khi nhân viên nhận việc).
    7. Đánh giá thử việc: Trưởng bộ phận đánh giá qua Phiếu đánh giá sau thử việc (BM-QTTD.04) trước khi hết hạn thử việc 10 ngày, chuyển Trưởng phòng HCNS và Giám đốc phê duyệt.
    8. Ký duyệt: Giám đốc quyết định tuyển dụng chính thức hoặc chấm dứt hợp đồng thử việc.
    9. Ký kết Hợp đồng lao động: Soạn thảo HĐLĐ, bản cam kết bảo mật, hoàn thiện thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH).
    10. Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ phiếu yêu cầu, báo cáo tuyển dụng và hồ sơ ứng viên tại Phòng HCNS.

  • Thực trạng vị trí NVKD và các nguồn tuyển mộ:

    • Phòng Kinh doanh có 5 nhân sự (2 trưởng nhóm: phát triển thị trường, kinh doanh thương mại; 3 nhân viên kinh doanh).
    • Nguồn nội bộ: Thông báo qua email cá nhân và bảng tin công ty.
    • Nguồn bên ngoài: Website công ty, tài khoản Facebook cá nhân của nhân viên tuyển dụng đăng lên các hội nhóm và fanpage trường đại học/cao đẳng, website miễn phí (vieclam24h.vn) và website có phí (Careerbuilder.vn với gói dịch vụ RM 1M: xem 300 hồ sơ trong 30 ngày, chi phí 3.000.000 VNĐ áp dụng từ 08/10/2017 đến 08/11/2017).

  • Kết quả tuyển dụng vị trí NVKD (Tháng 10 và Tháng 11/2017):

    • Tổng số hồ sơ nhận được: Gần 160 hồ sơ.
    • Tuyển dụng chính thức được 7 nhân sự (gồm 2 nhân viên phát triển thị trường, 2 nhân viên thương mại điện tử, 3 nhân viên bán hàng Home Shopping).
    • Tỷ lệ ứng viên được tuyển dụng chính thức trên tổng số hồ sơ ứng tuyển đạt: 4,38%.

  • Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân:

    • Ưu điểm: Có kế hoạch tuyển dụng cụ thể theo quý; phân công trách nhiệm rõ ràng; quy trình 10 bước bài bản; hội đồng phỏng vấn có chuyên môn; tiếp nhận thông tin hồ sơ có mẫu biểu rõ ràng.
    • Hạn chế: Kênh website công ty hoạt động kém hiệu quả do phụ thuộc bộ phận IT; thông báo tuyển dụng trên website việc làm bị gò bó theo biểu mẫu sẵn có, thiếu tính thu hút; dữ liệu hồ sơ ảo nhiều; thiếu tương tác nhắc nhở trước phỏng vấn khiến tỷ lệ ứng viên vắng mặt rất cao; câu hỏi phỏng vấn còn mang tính cảm tính, chủ quan.
    • Nguyên nhân: Lãnh đạo chưa thật sự sâu sát; nhân viên nhân sự còn trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế; chi phí và ngân sách dành cho tuyển dụng còn hạn chế; công ty chưa đầu tư xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng Nhân viên kinh doanh tại Tân Biển Vàng

Trên cơ sở các tồn tại đã chỉ ra, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp và đề xuất có tính ứng dụng thực tiễn:

  • Các nội dung giải pháp trọng tâm:

    1. Tăng cường sự quan tâm, giám sát của lãnh đạo: Ban Giám đốc cần theo sát quy trình tuyển dụng, yêu cầu Phòng HCNS định kỳ lập báo cáo chi tiết về tình hình tuyển mộ, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả chi phí để có chỉ đạo kịp thời.
    2. Nâng cao năng lực chuyên môn của nhân sự tuyển dụng: Đề xuất công ty cử cán bộ nhân sự tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ phỏng vấn, đánh giá và xây dựng thương hiệu tuyển dụng.
    3. Thiết kế mẫu lưu trữ hồ sơ ứng viên chuẩn hóa (Phụ lục 7): Xây dựng lại file quản lý hồ sơ ứng viên trên Excel có cấu trúc chi tiết gồm: Số thứ tự, Lý lịch trích ngang, Vị trí ứng tuyển (nguyện vọng 1 và xem xét nguyện vọng 2), Trình độ (chuyên môn, ngoại ngữ, tin học), Ngày nộp hồ sơ, Nguồn ứng viên, Kinh nghiệm và mức lương tại 3 nơi làm việc gần nhất, Lịch phỏng vấn, Kết quả/Lý do vắng mặt. Sử dụng công cụ Filter để sàng lọc và trích xuất dữ liệu nhanh chóng.
    4. Đa dạng hóa phương pháp tuyển mộ:
      • Xây dựng Fanpage tuyển dụng riêng biệt của công ty, cập nhật hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp và thiết kế poster tuyển dụng; tích hợp hệ thống chatbot tự động để giải đáp thắc mắc và tiếp nhận hồ sơ trực tuyến.
      • Ký kết hợp tác với các trường Đại học, Cao đẳng trên địa bàn TP.HCM nhằm đón đầu nguồn sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Thương mại điện tử.
      • Kết hợp các kênh giới thiệu nội bộ từ nhân viên và trung tâm dịch vụ việc làm.
    5. Thiết lập quy trình nhắc nhở phỏng vấn: Chủ động liên hệ qua điện thoại, email trước ngày phỏng vấn để xác nhận lịch, đồng thời khảo sát lý do đối với những ứng viên vắng mặt nhằm sắp xếp lịch phỏng vấn lại hoặc cải tiến khâu liên lạc.

  • Một số đề xuất mở rộng:

    1. Bổ sung bước xác nhận thông tin ứng viên (Reference Check): Thêm bước thẩm định tính xác thực về kinh nghiệm và đạo đức nghề nghiệp trước khi ký Hợp đồng thử việc.
    2. Khảo sát mức độ hài lòng của ứng viên sau phỏng vấn (Phụ lục 6): Gửi biểu mẫu khảo sát trực tuyến qua Google Forms đính kèm thư cảm ơn để ghi nhận phản hồi về tính chuyên nghiệp, thái độ của hội đồng phỏng vấn.
    3. Xây dựng chương trình "Nhân viên kinh doanh tập sự": Tổ chức chương trình tuyển dụng sinh viên năm cuối kéo dài 3 tháng, chia làm 2 giai đoạn:
      • Giai đoạn 1: Đào tạo kiến thức chuyên môn và kỹ năng bán hàng thực tế tại công ty.
      • Giai đoạn 2: Trực tiếp làm việc, tiếp cận khách hàng và đối tác dưới sự kèm cặp, hướng dẫn trực tiếp từ Lãnh đạo công ty.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo thực tập đã hệ thống hóa và lượng hóa được thực trạng tuyển dụng của doanh nghiệp trong giai đoạn mở rộng kinh doanh:

Hạng mục phân tích Dữ liệu thực tế ghi nhận Giải pháp / Cải tiến đề xuất
Quy trình tuyển dụng Thực hiện theo 10 bước nhưng thiếu bước xác minh thông tin ứng viên và khảo sát sau phỏng vấn. Bổ sung chính thức bước xác minh thông tin và quy trình gửi khảo sát mức độ hài lòng (Phụ lục 6).
Quản lý dữ liệu ứng viên Xử lý thủ công, chưa có hệ thống theo dõi nguyên nhân ứng viên loại/vắng mặt. Chuẩn hóa bảng quản lý dữ liệu ứng viên đa trường thông tin trên Excel (Phụ lục 7), dùng bộ lọc Filter.
Kênh tuyển mộ Nhận gần 160 hồ sơ; tuyển chính thức 7 NVKD (tỷ lệ 4,38%); kênh website công ty kém hiệu quả. Thành lập Fanpage tuyển dụng tích hợp chatbot; mở rộng liên kết các trường ĐH/CĐ; xây dựng chương trình thực tập sinh 3 tháng.
Tương tác phỏng vấn Tỷ lệ vắng mặt phỏng vấn cao; câu hỏi phỏng vấn mang tính chủ quan. Thiết lập quy trình gọi điện/email nhắc lịch phỏng vấn; chuẩn hóa tiêu chí đánh giá trên Phiếu BM-QTTD.03.

Đóng góp của báo cáo thể hiện ở việc kết nối chặt chẽ giữa lý luận quản trị nhân lực với thực tế vận hành tại một doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ. Các biểu mẫu và quy trình cải tiến được thiết kế sẵn có thể đưa vào áp dụng trực tiếp tại Phòng Hành chính - Nhân sự công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian thực tập giới hạn (2 tháng, từ tháng 10 đến tháng 11 năm 2017); đối tượng khảo sát tập trung chủ yếu vào chức danh Nhân viên kinh doanh tại một doanh nghiệp cụ thể, do đó một số giải pháp mang tính đặc thù nội bộ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình tuyển dụng cho các vị trí nghiệp vụ chuyên sâu khác trong ngành logistics (như nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận hiện trường, nhân viên hải quan); đồng thời nghiên cứu sâu hơn về mối liên hệ giữa hiệu quả tuyển dụng với chính sách đãi ngộ, giữ chân nhân tài và đánh giá hiệu quả công việc (KPIs).

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh: Tham khảo phương pháp viết báo cáo thực tập tốt nghiệp, cách thức mô tả cơ cấu tổ chức và phương pháp phân tích thực trạng tuyển dụng tại doanh nghiệp thực tế.
  • Cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp Logistics và Thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo bộ công cụ biểu mẫu quản lý nhân sự thực tế được đính kèm trong phụ lục (BM-QTTD.01 đến BM-QTTD.04), mẫu khảo sát ứng viên và mô hình tổ chức chương trình "Nhân viên kinh doanh tập sự".

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Công ty Tân Biển Vàng tại thời điểm khảo sát có đặc điểm gì nổi bật?

Theo số liệu thống kê tháng 10/2017 của Phòng Hành chính - Nhân sự, công ty có lực lượng lao động với 74% là nữ giới và 26% là nam giới. Về trình độ học vấn, nhân sự có trình độ Đại học chiếm 61%, còn lại là Cao đẳng, Trung cấp và Phổ thông. Về độ tuổi, đội ngũ nhân viên rất trẻ, trong đó độ tuổi từ 26–35 tuổi chiếm 62%, dưới 26 tuổi chiếm 29% và trên 36 tuổi chỉ chiếm 9%.

2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty gồm những bước nào và có các biểu mẫu quản lý nào?

Quy trình tuyển dụng gồm 10 bước: (1) Yêu cầu tuyển dụng (BM-QTTD.01), (2) Phê duyệt, (3) Đăng tuyển và sàng lọc hồ sơ, (4) Phỏng vấn (BM-QTTD.02 và BM-QTTD.03), (5) Thông báo kết quả, (6) Tiếp nhận thử việc, (7) Đánh giá thử việc (BM-QTTD.04), (8) Ký duyệt, (9) Ký kết Hợp đồng lao động, (10) Lưu hồ sơ.

3. Công ty đã sử dụng kênh tuyển dụng trả phí nào và chi phí thực tế là bao nhiêu?

Công ty đã đăng ký sử dụng dịch vụ xem hồ sơ ứng viên (RM 1M) trên website tuyển dụng Careerbuilder.vn từ ngày 08/10/2017 đến ngày 08/11/2017. Gói dịch vụ có thời hạn 30 ngày, cho phép xem 300 hồ sơ ứng viên với mức chi phí là 3.000.000 VNĐ.

4. Kết quả tuyển dụng vị trí Nhân viên kinh doanh trong giai đoạn tháng 10 và 11/2017 đạt tỷ lệ bao nhiêu?

Trong 2 tháng khảo sát, công ty nhận được gần 160 hồ sơ ứng tuyển và đã tuyển dụng chính thức được 7 Nhân viên kinh doanh (gồm 2 nhân viên phát triển thị trường, 2 nhân viên thương mại điện tử và 3 nhân viên bán hàng qua kênh Home Shopping), đạt tỷ lệ tuyển dụng chính thức là 4,38%.

5. Chương trình "Nhân viên kinh doanh tập sự" do tác giả đề xuất được thiết kế như thế nào?

Chương trình được thiết kế dành cho sinh viên năm cuối các trường Đại học, Cao đẳng với tổng thời gian 3 tháng, chia làm 2 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Đào tạo kiến thức chuyên môn và rèn luyện kỹ năng thực tế về hoạt động kinh doanh của công ty.
  • Giai đoạn 2: Làm việc và tiếp xúc trực tiếp với đối tác kinh doanh, khách hàng dưới sự huấn luyện và kèm cặp thực tế từ Lãnh đạo công ty.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Linh đã phản ánh toàn diện và chi tiết thực trạng công tác tuyển dụng vị trí Nhân viên kinh doanh tại Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Quốc tế Tân Biển Vàng trong giai đoạn cuối năm 2017. Thông qua việc phân tích dữ liệu thực tế và nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình 10 bước, tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp thực tiễn bao gồm chuẩn hóa biểu mẫu theo dõi hồ sơ, ứng dụng công nghệ trong tuyển mộ và xây dựng chương trình tập sự kinh doanh. Đề tài đóng góp những cứ liệu có giá trị thực tiễn cao cho công tác hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.