đặt vấn đề, gây tình huống và giải pháp cho từng tình huống 1.2 Đặt hàng Trong đặt hàng thì hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất Hợp đồng mua bán: là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Vì vậy hợp đồng mua bán cần đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội dung dưới đây: Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. Bao bì đóng gói hàng hóa. Đơn giá và phương pháp định giá Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận hay chuển giao quyền sỡ hữu hàng hóa Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển Đồng tiền thanh toán, phương thức, thời gian thanh toán Trách nhiệm giữa các bên vi phạm hợp đồng Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp Các điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của 2 bên mua bán.
Hợp đồng phải được ký kết dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật ( pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, luật dân sự, luật thương mại. Hợp đồng được in SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 14 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường thành nhiều bản để bên mua và bên bán cùng theo dõi và thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận đôi bên Bước công việc này bao gồm các nội dung sau: Thúc giục giao hàng: Doanh nghiệp có thể thúc giục nhà cung cấp giao hàng khi thời gian giao hàng sắp đến và thúc giục giao hàng khi thời gian đã hết, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp chậm giao hàng từ phía nhà cung cấp do nguyên nhân khách quan Tổ chức giao nhận hàng: thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình mua hàng. Khi giao nhận hàng hóa cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung sau: Kiểm tra về mặt chủng loại mẫu mã, cơ sở, màu sắc.
của hàng hóa Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng. Kiểm tra số lượng hàng hóa: căn cứ vào hóa đơn mua hàng Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận, được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp Khi thanh toán cần phải chú ý đến các điều kiện thanh toán được thể hiện qua một số ký hiệu dưới đây: Ký hiệu p1/t1p2/t2n/t3. có nghĩa là nếu thanh toán trong t1 ngày đầu sẽ được chiết khấu p1%, nếu thanh toán sau ngày thứ t1 nhưng trước t2 thì được hưởng chiết khấu p2%( p2<p1), phải trả đúng ngày thứ 3.M có nghĩa là thời gian thanh toán tiền mua hàng cho thương vụ được tính từ cuối tháng.G có nghĩa là khi nhận hàng là bắt đầu tính thời gian thanh toán và mức chiết khấu được hưởng SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 15 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường Ký hiệu C.D có nghĩa là khi hàng hóa tới là người mua phải thanh toán tiền ngay.
Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả người bán và người mua, mặt khác cần thể hiện mối quan hệ làm ăn giữa hai bên. Do vậy cần phải nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao uy tín doanh nghiệp. Việc kiểm tra các nội dung trên phải đúng phương pháp, thời gian, cách thức. đã được thỏa thuận giữa các bên Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: Quá trình kiểm tra sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, địa điểm).
Sau đó theo những điều khoản hoặc thỏa thuận giữa 2 bên để quy trách nhiệm và xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có tình” 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp Mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp định hướng rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ. Nếu doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. Chính sách sản phẩm: một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể phát triển thành công hay không là nhờ vào chính sách sản phẩm của mình.
Chính sách sản phẩm cho ta thấy cơ cấu sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hướng ưu tiên trong việc mua mặt hàng nào, bán mặt hàng nào, số lượng , chất lượng ra sao. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữ tốt của doanh nghiệp và ngược lại. SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 16 GVHD: ThS.
Hoàng Cao Cường Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng tới công tác mua hàng của DNTM. Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi. Nếu khả năng huy động vốn cho sản phẩm mua hàng còn hạn chế, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: trình độ của đội ngũ nhân viên trong công tác tổ chức mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chất lượng và chi phí mua hàng. Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người hiểu biết sâu rộng về hàng hóa mà mình được giao, nắm bắt mục tiêu chiến lược kinh doanh, có khả năng phân tích những ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao. Vì vậy trong công tác tổ chức mua hàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn để đảm bảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không. Nếu như NCC của doanh nghiệp mà thực hiện đúng như chính sách công ty đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu bền giữa hai bên.
Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại. Đối thủ cạnh tranh: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh của công ty, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển. Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt đối thủ cạnh tranh về giá nên doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của nhà cung cấp và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được. Nhu cầu thị trường và khách hàng: đây là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào.
Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến công tác hoạch SVTH: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1 Luan van Khóa luận tốt nghiệp 17 GVHD: ThS. Hoàng Cao Cường định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng. Vì vậy doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khách hàng để có đưa ra các chính sách mua hàng hiệu quả nhất. Công nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm.
Tác động đến nhu cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng tới nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng như thuận lợi trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm hơn Cơ quan quản lý nhà nước: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp, pháp luật. Do đó các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu, vì khi đó hoạt động kinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau. Nếu các doanh nghiệp thương mại không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các nhân tố khác: tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, các chính sách tài khóa, điều kiện tự nhiên, văn hóa, phong tục tập quán. ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Trên đây là cơ sở lý luận về công tác mua hàng tiếp cận trên các góc độ khác nhau đối với doanh nghiệp nói chung, cũng như nhìn nhận một số nhân tố môi trường có khả năng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của các doanh nghiệp. Để có cách nhìn thực tế hơn doanh nghiệp thương mại hiện nay ở Việt Nam đã thành công và hạn chế như thế nào trong công tác tổ chức mua hàng, tác giả tiến hành lựa chọn nghiên cứu thực trạng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt làm ví dụ.