Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH 1. Khái niệm Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, Kế hoạch là một dự án tổng thể với các mục tiêu KT-XH ở tầm kinh tế vĩ mô hay kinh tế vi mô được thể hiện thành các chỉ tiêu chung của nền kinh tế quốc dân hay các ngành, các đơn vị hay một lãnh thổ, hay đơn vị cơ sở, cùng các chính sách, các giải pháp tương ứng để thực hiện. Hiện nay có nhiều quan điểm về kế hoạch hoá phát triển kinh tế xã hội ở mỗi quốc gia. Theo quan điểm của giáo sư A-Slem đưa ra trong Bách khoa toàn thư thì “KHH là cách thức tổ chức hoạt động kinh tế được vận dụng trong các hệ thống kinh tế khác nhau, nó nhằm làm cho các hoạt động cá thể được liên kết chặt chẽ và phối hợp lẫn nhau một cách tự giác” (trang 412, Bách khoa toàn thư).
Trong giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế -xã hội định nghĩa về kế hoạch “Kế hoạch là một công cụ quản lý và điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, nó là sự cụ thể hóa các mục tiêu định hướng của chiến lược phát triển trong từng thời kỳ bằng các mục tiêu và chỉ tiêu, biện pháp định hướng phát triển và hệ thống chính sách, cơ chế áp dụng trong thời kỳ kế hoạch”. Trong từ điển kinh doanh cách hiểu kế hoạch mang tính khái niệm là “Bản phác thảo trình tự và thời hạn tiến hành các công việc cần làm, cách thức thực hiện, các nguồn lực cụ thể, kết quả đạt được, hệ chính sách và người chịu trách nhiệm thực hiện”. Như vậy, theo các định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu kế hoạch là - Là bản phát thảo tổng thể bao gồm các mục tiêu, chỉ tiêu, giải pháp - Có các nguồn lực thực hiện - Hệ thống chính sách áp dụng - Có kết quả dự kiến cụ thể - Trong 1 khoảng thời gian cụ thể Lập kế hoạch không phải là một sự kiện đơn thuần có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức.
Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành 5 động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguồn gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến môi trường không thể dự đoán được.
Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi môi trường là không dự đoán được những hậu quả của các quyết định.2 Vai trò của công tác lập kế hoạch Kế hoạch chỉ ra con đường đi tới mục tiêu một cách chính xác, muốn thực hiện được mục tiêu mà tổ chức đã xác định cần phải chỉ rõ cách thức để đi tới mục tiêu và chuẩn bị các nguồn lực (nhân lực và vật lực) cũng như phân bổ các nguồn lực đó một cách hợp lý. Không có kế hoạch, các hoạt động của tổ chức sẽ diễn ra một cách ngẫu nhiên, tự phát và khó có thể được định hướng theo các mục tiêu, các nhà quản lý công sẽ hành động theo kiểu ứng phó với các thay đổi, không xác định được rõ ràng họ thực sự cần đạt tới cái gì. Thiếu kế hoạch là nguyên nhân của những hoạt động mong muốnn, nó sẽ làm cho tổ chức luôn bị động, thiếu sự phối hợp hiệu quả. Lập kế hoạch giúp cho tổ chức ứng phó tốt hơn với những tình huống bất định.
Do việc lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải có các dự báo về tương lai nên bản thân quy trình lập kế hoạch đã giúp cho người quản lý thấy được các tình huống bất định có thể xảy ra trong tương lai và dự báo trước phương hướng khắc phục nếu các tình huống đó xảy ra. Nếu như hệ thống kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt thì trước sự thay đổi trong tương lai, người quản lý cũng có cơ sở để tìm biện pháp phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong tổ chức. Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cho tổ chức.
Để đạt được mục tiêu đó thì cần phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận, mỗi cá nhân này phải đảm nhận các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cá nhân mình. Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm những gì để đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình, hợp tác với nhau, và thực hiện những công việc cần thiết. Nếu không lập kế hoạch, các bộ phận phòng ban và các cá nhân có thể làm việc cho những mục đích khác nhau làm cho không đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. 6 Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức.
Gắn với hệ thống mục tiêu nói trên, các bộ phận, các cá nhân khác nhau trong tổ chức phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằm hoàn thiện quá trình quản lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi các hoạt động công việc được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặp giữa các bộ phận được giảm tối đa. Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kết quả được làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ. Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra.
Hệ thống các mục tiêu cụ thể trong tổ chức chính là tiêu chuẩn để người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh được hoạt động của các bộ phận trong tổ chức. Nếu chúng ta không biết chắc chúng ta sẽ đạt được gì, làm cách nào chúng ta có thể biết được liệu mình có đạt được kết quả thực sự hay không? Khi lập kế hoạch, chúng ta định ra các mục tiêu và kế hoạch. Sau đó, khi kiểm tra, chúng ta so sánh những kết quả thực tế với những mục đích, xác định những sai lệch quan trọng, và thực hiện những hành động khắc phục cần thiết. Không lập kế hoạch, không có cách nào để kiểm tra.3 Nguyên tắc lập kế hoạch - Nguyên tắc phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và đạt mục tiêu.
Kế hoạch của các cơ quan, tổ chức phải phù hợp, không trái với chủ trương, chính sách của Đảng; Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. Mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước đều phải hướng tới những mục tiêu nhất định, trong đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Do đó, mục đích của mọi kế hoạch là phải hướng mọi nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức. - Nguyên tắc hiệu quả.
Các nguồn lực của chúng ta là có hạn trong khi đó mong muốn của chúng ta là vô hạn. Vì vậy, một yêu cầu cơ bản trong mọi hoạt động của tổ chức là phải bảo đảm tính hiệu quả, tức là với một nguồn lực nhất định phải đem lại kết quả cao nhất hoặc đạt một kết quả nhất định nhưng với mức chi phí các nguồn lực thấp nhất. 7 - Nguyên tắc phù hợp và cân đối. Để bảo đảm tính khả thi của kế hoạch khi xây dựng kế hoạch phải dựa trên cơ sở khoa học và phù hợp với điều kiện thực tế, tránh tình trạng chủ quan duy ý chí, xây dựng những kế hoạch viển vông, không thể thực hiện được.
Khi xây dựng kế hoạch cần bảo đảm tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành, mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp nhàng, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện thực hiện với con người… để tránh tình trạng dư thừa, lãng phí các nguồn lực. - Nguyên tắc linh hoạt. Các kế hoạch cũng chỉ là những dự định về các hoạt động trong tương lai, trong khi đó tương lai luôn thay đổi, chính vì vậy các kế hoạch cũng chỉ mang tình tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải bảo đảm tính linh hoạt để giảm bớt rủi ro do các ảnh hưởng không mong đợi xảy ra.4 Quy trình lập kế hoạch Lập kế hoạch là một nhiệm vụ, công tác mang tính khoa học và chặt chẽ.
Vì vậy công tác lập kế hoạch cũng đòi hỏi một quy trình kế hoạch thống nhất. Quy trình lập kế hoạch gồm có các bước Bước 1: Xác định thực trạng: là điểm bắt đầu của quá trình lập kế hoạch. Nội dung cơ bản là hiểu biết môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Các yếu tố bên trong tổ chức bao gồm như: nguồn lực, cơ cấu, chính sách…Các yếu tố bên ngoài của tổ chức bao gồm: tiến bộ khoa học và công nghệ… Nắm được thực trạng của tổ chức là cơ sở để công tác lập kế hoạch đảm bảo cơ sở thực tiễn, phù hợp với năng lực của đơn vị và biến động của môi trường Bước 2: Thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu: là xác định rõ thời hạn thực hiện và lượng hoá mục tiêu đến mức cao nhất có thể.
Mục tiêu tổ chức bao gồm mục tiêu định tính và định lượng. Các mục tiêu cần được tổ chức, phân nhóm, ưu tiên thứ tự thực hiện. Các mục tiêu phải rõ ràng có thể đo lường được và mang tính khả thi Bước 3: Đánh giá tính khả thi của mục tiêu: đây là bước rà soát lại hệ thống mục tiêu, chỉ tiêu mà tổ chức đặt ra. Trong bước này cần vận dụng những kết quả của bước 1 nhằm lựa chọn ra hệ thống mục tiêu có hiệu quả nhất dựa trên đánh giá ban đầu 8 về tổ chức và môi trường.
Một mục tiêu có tính khả thi là mục tiêu đảm bảo khả năng thực hiện của tổ chức Bước 4: Phác thảo kế hoạch hoạt động: là việc tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Sau khi đã có hệ thống các mục tiêu tổ chức cần lên kế hoạch cụ thể hành động cần phải tiến hành nhằm đạt được mục tiêu.