Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một yếu tố then chốt trong quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp y tế, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật trong các hoạt động thu, chi. Tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn, đơn vị sự nghiệp y tế trực thuộc Bộ Y tế quản lý 15 tỉnh khu vực miền Trung và Tây Nguyên, công tác kiểm soát nội bộ thu, chi năm 2012 cho thấy nhiều bất cập cần được hoàn thiện. Nguồn thu của Viện năm 2012 đạt khoảng 59,7 tỷ đồng, trong đó thu từ hoạt động sự nghiệp chiếm 62%, còn lại là ngân sách nhà nước cấp. Chi hoạt động thường xuyên tập trung vào tiền lương, phụ cấp, chi phí nghiệp vụ chuyên môn và đầu tư phát triển. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại còn lỏng lẻo, chưa đồng bộ trong môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ, dẫn đến rủi ro sai phạm và lãng phí tài chính.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng KSNB các khoản thu, chi tại Viện, phát hiện tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo sử dụng nguồn lực đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các khoản thu, chi năm 2012 tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc góp phần nâng cao chất lượng quản trị tài chính tại các đơn vị sự nghiệp y tế, đồng thời hỗ trợ công tác phòng chống thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động chuyên môn và phát triển bền vững của Viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai mô hình kiểm soát nội bộ chính: mô hình truyền thống và mô hình COSO (1992). Mô hình truyền thống tập trung vào ba yếu tố cấu thành: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố nội bộ như đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và ủy ban kiểm soát, cũng như các nhân tố bên ngoài như quy định pháp luật và sự giám sát của các cơ quan chức năng. Hệ thống thông tin kế toán gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác kiểm soát. Thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và ủy quyền phê chuẩn nhằm đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và hiệu quả trong các nghiệp vụ thu, chi.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: kiểm soát nội bộ, đơn vị sự nghiệp y tế và các khoản thu, chi trong đơn vị sự nghiệp. Kiểm soát nội bộ được hiểu là quá trình liên tục do con người thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu quả hoạt động, tính trung thực của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Đơn vị sự nghiệp y tế là tổ chức công lập cung cấp dịch vụ y tế, được phân loại dựa trên mức độ tự bảo đảm chi phí hoạt động. Các khoản thu, chi bao gồm nguồn ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, chi tiêu theo dự toán được duyệt.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng. Dữ liệu thu thập từ báo cáo tài chính năm 2012 của Viện, các văn bản pháp luật liên quan, cùng với phỏng vấn sâu cán bộ phòng Tài chính Kế toán và các trưởng, phó khoa phòng nhằm thu thập thông tin về quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ thu, chi. Cỡ mẫu gồm toàn bộ các khoản thu, chi trong năm 2012, với phương pháp chọn mẫu toàn bộ để đảm bảo tính đại diện và đầy đủ. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp tổng hợp, so sánh số liệu thực tế với dự toán, đánh giá hiệu quả các thủ tục kiểm soát dựa trên các tiêu chí về tính hợp pháp, chính xác và kịp thời. Timeline nghiên cứu kéo dài trong 6 tháng, từ thu thập dữ liệu, phân tích đến đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chưa đồng bộ: Viện có 157 cán bộ với cơ cấu tổ chức gồm 14 khoa phòng, tuy nhiên môi trường kiểm soát chưa thống nhất, các yếu tố như chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và ủy ban kiểm soát chưa phát huy hiệu quả. Ví dụ, ủy ban kiểm soát chưa được thành lập độc lập mà chỉ có Ban Thanh tra nhân dân, dẫn đến kiểm soát mang tính rời rạc.

  2. Thủ tục kiểm soát các khoản thu còn lỏng lẻo: Nguồn thu năm 2012 đạt khoảng 59,7 tỷ đồng, trong đó thu từ hoạt động sự nghiệp chiếm 62%. Tuy nhiên, việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ, bảng kê thu tiền và sổ sách kế toán chưa được thực hiện chặt chẽ, gây khó khăn trong việc phát hiện sai sót và gian lận.

  3. Kiểm soát chi chưa chặt chẽ: Chi hoạt động thường xuyên chủ yếu tập trung vào tiền lương (chiếm khoảng 43,9%), phụ cấp lương (3,24%), tiền thưởng và phúc lợi tập thể chiếm tỷ lệ cao nhưng chưa có quy trình kiểm soát rõ ràng. Việc phân công nhiệm vụ kế toán chưa đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dẫn đến rủi ro trong quản lý tài chính.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế: Viện chưa áp dụng rộng rãi các phần mềm quản lý tài chính hiện đại, làm giảm hiệu quả trong việc theo dõi, kiểm soát các khoản thu, chi và báo cáo tài chính kịp thời.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ việc chưa xây dựng môi trường kiểm soát vững chắc, thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban và chưa hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ. So với các nghiên cứu tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục và hành chính sự nghiệp khác, Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn có đặc thù hoạt động chuyên môn cao, phạm vi quản lý rộng nên yêu cầu về kiểm soát nội bộ càng khắt khe hơn. Việc chưa có ủy ban kiểm soát độc lập làm giảm hiệu quả giám sát, trong khi đó các thủ tục kiểm soát thu, chi chưa tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm, làm tăng nguy cơ sai phạm.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bổ nguồn thu và chi, bảng so sánh số liệu thực tế với dự toán, cũng như sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán để minh họa các điểm yếu trong phân công nhiệm vụ. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động của Viện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Thiết lập ủy ban kiểm soát độc lập với nhiệm vụ giám sát toàn diện các hoạt động thu, chi. Đào tạo nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ cho cán bộ quản lý và nhân viên. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Giám đốc và phòng Tổ chức cán bộ chủ trì.

  2. Xây dựng và chuẩn hóa thủ tục kiểm soát thu, chi: Rà soát, bổ sung các quy trình kiểm soát chứng từ, đối chiếu sổ sách, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và ủy quyền phê duyệt. Áp dụng hệ thống kiểm soát chặt chẽ cho các khoản chi lớn như tiền lương, chi phí nghiệp vụ chuyên môn. Thời gian hoàn thành trong 9 tháng, do phòng Tài chính Kế toán phối hợp các khoa phòng thực hiện.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin: Triển khai phần mềm quản lý tài chính kế toán hiện đại, tích hợp chức năng kiểm soát nội bộ tự động nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi và báo cáo. Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm. Kế hoạch thực hiện trong 12 tháng, do phòng Công nghệ thông tin và phòng Tài chính Kế toán phối hợp.

  4. Tăng cường công tác kiểm toán nội bộ: Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách, thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất các hoạt động thu, chi, báo cáo kết quả lên Ban Giám đốc và ủy ban kiểm soát. Thời gian triển khai trong 6 tháng, do Ban Giám đốc chỉ đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp y tế: Giúp hiểu rõ về vai trò và cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro thất thoát.

  2. Phòng Tài chính Kế toán các đơn vị sự nghiệp: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, điều chỉnh các thủ tục kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù đơn vị, nâng cao chất lượng công tác kế toán.

  3. Cán bộ kiểm toán nội bộ và thanh tra: Hỗ trợ trong việc đánh giá, kiểm tra các hoạt động tài chính, phát hiện kịp thời các sai phạm và đề xuất biện pháp khắc phục hiệu quả.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, kế toán: Là tài liệu tham khảo quý giá về kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực y tế, giúp mở rộng kiến thức và áp dụng vào nghiên cứu hoặc thực tiễn quản lý.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ có vai trò gì trong đơn vị sự nghiệp y tế?
    Kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quản lý tài chính, ngăn ngừa sai phạm, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và tuân thủ pháp luật, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của đơn vị.

  2. Những yếu tố nào cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO?
    Hệ thống gồm năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Mỗi yếu tố tương tác chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả kiểm soát.

  3. Tại sao Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn cần hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi?
    Do đặc thù hoạt động chuyên môn cao, phạm vi quản lý rộng, cùng với các tồn tại như môi trường kiểm soát chưa đồng bộ, thủ tục kiểm soát lỏng lẻo, Viện cần hoàn thiện để giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý.

  4. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn?
    Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng, thu thập dữ liệu từ báo cáo tài chính, văn bản pháp luật và phỏng vấn cán bộ, phân tích số liệu và quy trình kiểm soát để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại Viện?
    Bao gồm hoàn thiện môi trường kiểm soát, chuẩn hóa thủ tục kiểm soát thu, chi, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính và tăng cường công tác kiểm toán nội bộ nhằm giám sát chặt chẽ các hoạt động tài chính.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ thu, chi tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn năm 2012 còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát.
  • Nguồn thu chủ yếu từ hoạt động sự nghiệp chiếm 62%, chi tập trung vào tiền lương và chi phí nghiệp vụ chuyên môn.
  • Mô hình kiểm soát truyền thống được áp dụng phù hợp với đặc thù đơn vị sự nghiệp y tế.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, ứng dụng công nghệ và tăng cường kiểm toán nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
  • Tiếp tục triển khai nghiên cứu đánh giá hiệu quả các giải pháp trong vòng 1-2 năm tới, đồng thời mở rộng áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp y tế khác.

Hành động ngay hôm nay để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, góp phần phát triển bền vững và nâng cao uy tín của Viện trong lĩnh vực y tế chuyên ngành.