CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ THEO TT133/2016 1. Những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1. Khái niệm, đặc điểm a. Khái niệm Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị.
Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được. - Theo Luật giá năm 2013, hàng hoá là tài sản có thể trao đổi, mua, bán trên thị trường, có khả năng thỏa mãn nhu cầu của con người, bao gồm các loại động sản và bất động sản. Đặc điểm - Hàng hóa có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hóa cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Hàng hóa rất đa dạng và phong phú: mỗi loại hàng hóa có đặc tính lý, hóa, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hóa trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hóa luôn thay đổi và chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật… sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị yếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hóa thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hóa được tiêu thụ và ngược lại.
+ Ở khâu mua hàng: Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hóa, là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Nguyễn Diệu Linh – QT 1807K Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Quản lý và công nghệ Hải Phòng + Ở khâu bán hàng: Là sự chuyển hóa vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn tiền tệ, là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. + Ở khâu bảo quản và dự trữ: hàng hóa là khâu trung gian của lưu thông hàng hóa, hàng hóa vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hóa một cách hợp lý.
Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán hàng hóa - Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá. Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. - Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hoá. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán.
- Xác định đúng đắn giá vốn bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại giá trị hàng hoá. Nguyên tắc đánh giá 1. Đánh giá nhập kho hàng hóa - Đối với hàng hóa mua ngoài: Giá thực tế Giá mua Chi phí Các khoản hàng hóa ghi trên Các khoản + thu mua + thuế không - nhập kho = hóa đơn giảm trừ hoàn lại Giá mua ghi trên hóa đơn: là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể : + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT.
Nguyễn Diệu Linh – QT 1807K Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Quản lý và công nghệ Hải Phòng +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT: giá mua là tổng thanh toán (giá đã bao gồm thuế). Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phận thu mua,. Các khoản thuế không hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (không khấu trừ) Các khoản giảm trừ: bao gồm + Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách. khoản này ghi giảm giá mua hàng hóa.
+ Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn theo thỏa thuận. - Đối với hàng hóa là thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế Giá xuất kho đi Chi phí gia Chi phí vận = + + nhập kho gia công chế biến công, chế biến chuyển, bốc dỡ… - Đối với hàng hóa nhận góp từ các đơn vị tham gia vào liên doanh, liên kết Giá thực tế Giá hàng hóa do hội Chi phí vận chuyển, = + nhập kho đồng định giá bốc dỡ… - Đối với hàng hóa được biếu tặng: Giá thực tế Giá thực được xác định Chi phí vận = + nhập kho theo giá thị trường chuyển, bốc xếp… 1.2 Đánh giá xuất kho hàng hóa Theo TT133/2016/BTC thì có 3 phương pháp tính trị giá xuất kho, bao gồm: • Phương pháp thực tế đích danh • Phương pháp nhập trước xuất trước • Phương pháp bình quân gia quyền a. Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp thực tế đích danh (còn gọi phương pháp tính giá trực tiếp), giá trị của hàng hóa được xác định theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp có điều chỉnh). Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hóa nào nhập trước thì được xuất trước và hàng tồn cuối kỳ là hàng được nhập gần thời điểm cuối kỳ.
Nguyễn Diệu Linh – QT 1807K Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Quản lý và công nghệ Hải Phòng Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá thực tế của hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ và do vậy giá trị của hàng tồn kho sẽ là giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.
Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua, sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
Phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ ( cuối tháng) Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân. Giá thực tế hàng hóa xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ = quân cả kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác.
Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nguyễn Diệu Linh – QT 1807K Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Quản lý và công nghệ Hải Phòng Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức: Trị giá vật tư hàng hóa tồn trước lần xuất thứ i Đơn giá xuất kho lần thứ i = Số lượng vật tư hàng hóa tồn trước lần xuất thứ i Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít.
Tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1. Kế toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Thẻ Bảng tổng hợp nhập, Phiếu nhập kho hoặc sổ xuất, tồn kho hàng hóa kế toán chi tiết Thẻ kho hàng hóa Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng loại hàng hóa. -Trình tự ghi chép: + Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hóa ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan.