CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG 116 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty CPPT hạ tầng 116 1. Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty CPPT hạ tầng 116 là một công ty đa chức năng, hoạt động trong nhiều lĩnh vực, với chức năng chủ yếu là sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, thi công các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng.Vì vậy nguyên vật liệu tại Công ty chiếm một tỷ trọng lớn. NVL chủ yếu của công ty được thể hiện dưới dạng vật hóa như: gạch, cát, cát đổ nền, sắt, thép, nhựa đường… các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công, chế biến, sản xuất…NVL chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất,dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm.
Tại Công ty CPPT hạ tầng 116 nguyên vật liệu không chỉ được mua mà còn được bán, đi vay của công ty khác, vì vậy NVL tại công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng. Mặt khác, việc cất trữ và bảo quản NVL là rất quan trọng nếu không NVL sẽ thất thoát, hỏng hóc không thể sử dụng được gây lãng phí tiền của. Do hoạt động tại địa bàn khá rộng, thi công các công trình khắp mọi nơi cho nên NVL thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công, điều này giúp công ty giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Phân loại nguyên vật liệu Tùy theo đặc thù của NVL mà công ty phân loại chúng ra thành từng nhóm để tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán NVL như sau: o NVL chính (1521): sắt, thép, gạch,cát, đá, nhựa đường.
o NVL phụ (1522): dầu mỡ bôi trơn, đinh, sơn, dây thép,gỗ. o Nhiên liệu (1523): xăng, dầu, khí ga… SV: Phạm Văn Lưu 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Lớp: Kế toán – Khoá 4- HN Trường ĐH Kinh tế quốc dân HN o Phụ tùng thay thế (1524): phụ tùng thay thế các loại máy cẩu, máy ủi, máy trộn bê tông, máy nghiền,phụ tùng thay thế cho các phương tiện vận tải như vòng bi… o Các loại vật liệu khác (1528): các thiết bị đặc chủng của máy móc thi công dùng trong quá trình sửa chữa, thay thế không có trong nước hoặc không phổ biến trên thị trường khó có thể mua được phải đặt nhà cung cấp. Đánh giá nguyên vật liệu Giá trị của nguyên vật liệu nhập kho tính trên cơ sở Giá gốc bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại Ví dụ 1: Nguyên vật liệu mua ngoài: Ngày 3/6/2016 mua 100 bao Nhựa đường Hải Phòng với đơn giá 73. Chi phí vận chuyển về kho Anh Dũng là 200.
-Tổng trị giá nhập kho: 73.000 (đ) -Đơn giá nhập kho: 100 x 73.500 100 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng Phương pháp thực tế đích danh. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm nhập đó 1. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần PTHT 116 Với đặc điểm sản xuất , hầu hết NVL chủ yếu được hình thành từ nguồn thu mua bên ngoài từ các nhà cung cấp NVL xây dựng.
Chính vì vậy, để đáp ứng và duy trì liên tục quá trình sản xuất đạt mức năng suất cao nhất, Công ty rất chú SV: Phạm Văn Lưu 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Lớp: Kế toán – Khoá 4- HN Trường ĐH Kinh tế quốc dân HN trọng việc cung ứng NVL cho các phân xưởng với quy trình thu mua NVL được xây dựng chặt chẽ. - Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu. Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác xây dựng thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch lập) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm.
Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng hợp đồng của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho thi công. Trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt cứ và kế hoạch của tháng quý, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. Hàng tháng, hàng quý, phòng sản xuất dưới sự chỉ đạo của giám đốc sản xuất lên kế hoạch sản xuất, đặc biệt trong đó là kế hoạch thu mua NVL có sự phê duyệt kế toán trưởng và giám đốc. Dựa trên kế hoạch thu mua và tình hình sử dụng NVL thực tế, phụ trách vật tư của phòng sản xuất cử nhân viên đi khảo sát, lấy báo giá của các nhà cung cấp NVL phù hợp khác nhau; trình Giám đốc duyệt mua và chọn nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp được chọn hầu hết là các đơn vị cung cấp NVL xây dựng có giá cả cạnh tranh nhất với chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu tiêu chuẩn của Công ty và có cơ sở địa bàn thuận tiện. Trên cơ sở đó, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua NVL. Căn cứ vào hợp đồng, bộ phận vật tư thực hiện thu mua NVL. Khi NVL nhập kho Công ty, kế toán vật tư và thủ kho tiến hàng kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất theo như Hợp đồng đã ký rồi lập Biên bản kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho.
SV: Phạm Văn Lưu 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Lớp: Kế toán – Khoá 4- HN Trường ĐH Kinh tế quốc dân HN 1. Các phương thức sử dụng Bên cạnh công tác thu mua VL, công tác quản lý cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu cũng là một trong những khâu quan trọng. Nguyên vật liệu xuất cho sản xuất là một trong ba yếu tố cấu cơ bản quyết định giá thành mà còn hơn thế là ảnh hưởng chất lượng của sản phẩm. Tại Công ty, nguyên vật liệu chính như xi măng, đá, cát được xuất dùng chủ yếu nằm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất.
Khi bộ phận sản xuất của phòng sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận sẽ lập Phiếu yêu cầu vật tư gửi lên giám đốc sản xuất. Giám đốc sản xuất cùng kế toán trưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, xem xét tình hình thực hiện tiến độ sản xuất tại phân xưởng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và tính toán lượng nguyên vật liệu cấp trong tháng, kế toán tổng hợp lượng vật tư tồn kho do thủ kho cung cấp, sẽ quyết định duyệt Phiếu yêu cầu vật tư. Sau khi Phiếu yêu cầu vật tư được duyệt, phòng sản xuất và thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho. Đối với các NVL chính khối lượng lớn, bộ phận vận tải cùng phối hợp làm việc trong khâu chuẩn bị máy xúc lật xe tải, xe ben vận chuyển NVL tới phân xưởng sản xuất của công ty.
Trong công tác quản lý NVL đòi hỏi phải quản lý một cách toàn diện ở cả 3 khâu: khâu thu mua, khâu bảo quản dự trữ và khâu sử dụng - Khâu thu mua: mỗi loại NVL có tính chất lý, hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó việc thu mua phải đảm bảo đúng chủng loại, đủ số lượng, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mực; cần đặc biệt quan tâm đến các chi phí thu mua NVL như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, … nhằm tiết kiệm chi phí NVL một cách hợp lý - Khâu bảo quản dự trữ: phải xác định được mức dự trữ hợp lý nhằm tối thiểu hoá chi phí tồn trữ nhưng vẫn đảm bảo quá tránh sản xuất kinh doanh bính thường không bị ngừng trệ hay gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều SV: Phạm Văn Lưu 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Lớp: Kế toán – Khoá 4- HN Trường ĐH Kinh tế quốc dân HN - Khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức và dự toán chi phí NVL; điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành, tăng thu nhập tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Ngoài ra, phải tổ chức quản lý việc sử dụng vật liệu và ghi chép theo dõi tình hình xuất dùng, sử dụng vật liệu một cách chặt chẽ Quán triệt yêu cầu quản lý NVL ở cả 3 khâu trên doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển. Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.