CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Khái niệm về tổ chức. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm về cơ cấu tổ chức.
Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.Koontz cho rằng: ‘‘ Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa ’’. Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: ‘‘ Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp , từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt được mục tiêu định trước ’’. Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu (hay cấu trúc) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận ( đơn vị và cá nhân) khác nhau , có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. Khái niệm về phân quyền.
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. + Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu. Bùi Thế Thư 7 K44A2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại + Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. + Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.Đặc điểm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp có 3 đặc điểm: *Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. *Tính phức tạp Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức.
Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao. Và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp. Ở các công ty như McDonald, Wendy hoặc Burger King mỗi nhân viên có một công việc với những tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng, chẳng hạn khách hàng có thể đợi thời gian là bao lâu để được phục vụ món khoai tây chiên nóng sốt kiểu Pháp. *Tính tiêu chuẩn hóa Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội quy, quy chế.
Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ, ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đáp ứng một số nguyên tắc sau: Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức, thì các bộ phận, các đơn vị trong cơ cấu tổ chức phải được xây dựng nhằm thực hiện các chức năng riêng. ‘‘ Hình thức phải đi sau chức năng ’’.
Bùi Thế Thư 8 K44A2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Tính thống nhất chỉ huy: Mỗi một cơ cấu tổ chức khi được xây dựng thì các đợn vị, bộ phận được cấu thành đều có một quyền hạn và trách nhiệm nhất định. Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn. Tính cân đối: Một cơ cấu tổ chức hợp lý thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối tạo ra sự ổn định trong tổ chức.
Tính linh hoạt: Trong quá trình kinh doanh, đòi hỏi cơ cấu tổ chức không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động. Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đạt hiệu quả cao nhất, tức là quá trình hoạt động kinh doanh phải đạt kết quả cao nhất, dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất. Nguyên tắc này dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về. Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.Cơ cấu tổ chức trực tuyến.
Tổng Giám Đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến. *Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên chủ yếu là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Bùi Thế Thư 9 K44A2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Là loại hình cơ cấu gần như không có cơ cấu, trong đó rất ít các yếu tố được “ mô hình hóa ’’và “ công thức hóa ”.
*Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt, chi phí quản lý thấp. *Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, mang tính mạo hiểm cao. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.Cơ cấu tổ chức theo chức năng: *Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
Tổng giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng. *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo.
Cơ cấu này sẽ giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn. Thúc đẩy việc đưa các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. *Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ đạo của Bùi Thế Thư 10 K44A2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo.
Sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi các khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng kinh doanh. Tổng giám đốc Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Giám đốc ngành hàng C Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh.
*Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng ngoại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “ nhánh ” mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định. *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho các giám đốc bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp.
*Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Không phát huy được đầy đủ năng lực sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi. Bùi Thế Thư 11 K44A2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại d.Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý : Tổng giám đốc Giám đốc khu vực miền Giám đốc khu vực miền Giám đốc khu vực miền Bắc Trung Nam Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý. *Đặc điểm: Cơ cấu theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau.
Cơ cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực đia lý. Đứng đầu mỗi nhánh là giám đốc khu vực (trưởng chi nhánh).