CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIÊP 1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm tổ chức Theo khái niệm về quản tị của James Stoner và Stephen Robbins thì : “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Vì vậy, tổ chức chính là một trong bốn chức năng rất quan trọng trong quản trị. Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm,phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệgiữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
Tổ chức là việc xác định các công việc cần phải làm và những nguời làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức 1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức Có rất nhiều tài liệu của các tác giả nghiên cứu về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, mỗi tài liệu có cách tiếp cận và quan điểm khác nhau về cơ cấu tổ chức. Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức. Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai tròvà quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hoá” SVTH : Nguyễn Thị Hạnh 6 MSV :08D100248 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD : PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước” Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu : “Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung cuả tổ chức” .3 Khái niệm phân quyền trong doanh nghiệp Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp : Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người( bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.TS Ngô Kim Thanh : Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Nó là một khía cạnh cơ sở của giao phó quyền hạn trong quản trị. Từ những khái niệm trên, có thể rút ra khái niệm cơ bản nhất về phân quyền : “là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Có nhiều công trình nghiên cứu và cách tiệm cận khác nhau về phân quyền trong tổ chức” 1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.1Nguyên tắc cơ xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.1 Cơ cấu tổ chức gắn với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Chiến lược, mục tiêu quy định các thức tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của doanh nghiệp.
Chính vì thế cơ cấu tổ chức cần phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp. Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì cơ cấu tổ chức hoạt động mới hiệu quả SVTH : Nguyễn Thị Hạnh 7 MSV :08D100248 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD : PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan 1.2 Chuyên môn hóa và cân đối Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải xác định rõ phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phân trong doanh nghiệp và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng. Mặt khác, số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động. Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đối nhỏ trong cơ cấy để thích nghi với môi trường mới, đề không bị môi trường đào thải.
Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ, công nhân viên chức trong từng bộ phận. Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức không chịu sự chi phối của môi trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình.4 Tính hiệu quả Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kì tổ chức nào. Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới. Vì thế cơ cấu tổ chức phải : Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho nó họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc.
Dựa trên nguyên tắc nâng cao hiệu quả quản lý đễ xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý. Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất, phải lựa chọn phương thức truyền tin, trao đổi nghiệp vụ trong DN một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận, mỗi công việc đều có người phụ trách. SVTH : Nguyễn Thị Hạnh 8 MSV :08D100248 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD : PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Gắn các cấp quản lý thành một dây xích, trách nhiệm, quyền hạn, giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng gắn bó với nhau. Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh, tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong DN.
Gọn nhẹ, phải có đinh hướng rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra. Để đảm bảo được nguyên tắc trên, cơ cấu tổ chức của DN cần phải : tăng cường được mối liên hệ dọc và ngang, mỗi bộ phận trong tổ chức vừa phải phục tùng sự lãnh đạo thống nhất vừa phải có tính linh hoạt, chủ động tích cực để đạt được hiệu quả của chỉnh thể. Sự phục tùng thể hiện sự chấp hành nội qui, quy định từ trên đưa xuống tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Tuy nhiên sự phục tùng trên cơ sở linh hoạt bởi lẽ không phải lúc nào mọi sự vật cũng như nhau mà luôn biến động, vì thế trong quá trình áp dụng các bộ phận cần có sự linh hoạt để đạt hiệu quả cao hơn.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm, ưu nhược điểm và các điều kiện áp dụng mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến Tổng giám đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Sơ đồ 1.1 : Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên chủ yếu là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Là loại hình cơ cấu gần như không có cơ cấu, trong đó rất ít các yếu tố được “mô hình hóa “và “công thức hóa”. Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ,nhanh chóng, linh hoạt, chi phí quản lý thấp.
SVTH : Nguyễn Thị Hạnh 9 MSV :08D100248 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD : PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, mang tính mạo hiểm cao. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. Cơ cấu tổ chức theo chức năng: Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
Tổng giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh Sơ đồ 1.2 : Cơ cấu tổ chức theo chức năng Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn.