CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về tổ chức - Tổ chức theo tiếng Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống. - Theo Harold Koontz (“ Những vấn đề cốt yếu của quản lý” năm 1993, trang 267): “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”.
- Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Như vậy, tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu; bên cạnh đó, tổ chức cũng là sự phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu. Có thể hiểu rằng, tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; và hai là, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu (hay cấu trúc) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo các mục tiêu chung đã được xác định.
Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực; cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức; đồng thời cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị. Khái niệm về phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà những thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu đề ra. Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vũ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. - Trong trường hợp quyền hạn không được giao phó, người ta nói đến tập quyền. Tập quyền là quá trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một người. - Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối.
- Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân, nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân cụ thể nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn luôn gắn liền với các nhân. - Nhà quản trị có thể và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ nhưng vẫn phải gánh chịu trách nhiệm. Phân định nội dung nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.
Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung (phân tán) quyền lực của tổ chức cho cá nhân hay bộ phận. Ví dụ: Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân (hoặc một bộ phận), tính tập trung của cấu trúc tổ chức đó cao và ngược lại. - Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu cấu trúc tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp, thì cấu trúc tổ chức ấy có tính phức cao và ngược lại.
- Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ Luan van 7 chức. Ngược lại, tính tiêu chuẩn hóa thấp sẽ làm cơ cấu tổ chức rời rạc, không linh hoạt. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp - Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi theo chức năng”.
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu xác định. - Thống nhất chỉ huy: Cơ cấu tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. - Cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau.
Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. - Tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. - Linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. - Hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng khi chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về).
Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a. Cơ cấu tổ chức đơn giản (hay cơ cấu trực tuyến) Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản Luan van 8 Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc tuyến 1 tuyến 2 tuyến 3 tuyến 4 - Đặc điểm: Ở cơ cấu tổ chức này, quyền hành tập trung cao độ vào tay một người. Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Mọi thông tin đều tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó.
Cơ cấu tổ chức đơn giản chỉ áp dụng đối với các tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất hoạt động đơn giản. - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt; chi phí quản lý thấp, do vậy, các doanh nghiệp áp dụng mô hình này thường dễ thích nghi với môi trường kinh doanh và nắm bắt cơ hội kinh doanh tốt hơn, có thể mang lại hiệu quả kinh tế cao. Đồng thời, cơ cấu tổ chức đơn giản cũng góp phần giúp các nhà quản trị kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ. - Nhược điểm: Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, đòi hỏi họ phải có kiến thức toàn diện, hạn chế tình chuyên môn hóa; có thể dẫn đến tình trạng trách nhiệm và nghĩa vụ không rõ ràng, chồng chéo nhau.
Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị. Cơ cấu tổ chức chức năng Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc chức năng A chức năng B chức năng C chức năng D - Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của một giám đốc chức năng. Các chức năng giống hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, nhân sự, tài chính… Luan van 9 - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo chức năng tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc, nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu; điều này tạo điều kiện để mỗi các nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình và tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân.
Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự. Dễ kiểm soát bởi giảm bớt được sự trùng lặp; công việc trong doanh nghiệp dễ dàng được thực hiện vì nhân viên có thẻ hiểu được vai trò của bộ phận mình trong doanh nghiệp. - Nhược điểm: Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức năng do mình phụ trách. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà lãng quên mục tiêu chung của doanh nghiệp, tầm nhìn bị hạn chế, tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng.
Điều này làm cho tính hệ thống bị suy giảm, kém linh hoạt. Khi môi trường kinh doanh thay đổi, nhân viên cũng khó thích ứng với các công việc đòi hỏi nhiều kiến thức hơn. Cơ cấu tổ chức theo chức năng chỉ phát huy tác dụng trong hoạt động của tổ chức tương đối ổn định với cơ cấu sản phẩm duy nhất hoặc hoạt động kinh doanh đòi hỏi trình độ chuyên môn hóa và sử dụng trang thiết bị chuyên dùng công nghệ cao.