Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cẩu tổ chức và công tác phân quyền trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và công tác phân quyền của Công ty Cổ phần Bạch Đằng. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cẩu tổ chức và công tác phân quyền của Công ty Cổ phần Bạch Đằng. SV: Dương Thị Ánh Lâm Lớp: QTDNB-K14 Khóa luận tốt nghiệp 4 Học Viện Ngân Hàng CHƢƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HỆ THỐNG CÔNG TÁC PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1.
Tổ chức Theo Chester I. Barnard (1886-1961), thì “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. [Article: Chester Barnard and the Systems Approach to Nurturing Organization] Theo khoa học tổ chức và quản lý: “Tổ chức là tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”. [Khoa học tổ chức và quản lý - Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1999, tr 25] Như vậy, mỗi khái niệm về tổ chức nhấn mạnh vào các khía cạnh riêng.
Ở định nghĩa thứ nhất để hình thành tổ chức phải có từ hai người trở lên (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Còn định nghĩa thứ hai thì nhấn mạnh tổ chức là tập thể của con người, có các hoạt động chung do vậy mục tiêu của tổ chức là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức “Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định” [TS. Đoàn Thị Thu Hà và TS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình khoa học quản lí tập II Nxb: Khoa học kĩ thuật, năm 2006] “ Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hành động sối nổi và các quá trình làm việc của con người” [Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L. Gibson và John M.Iranclevich (2001) – Quản trị học căn bản, NXB Thống kê] SV: Dương Thị Ánh Lâm Lớp: QTDNB-K14 Khóa luận tốt nghiệp 5 Học Viện Ngân Hàng Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức hoạt động của tổ chức, xác định các công việc và mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp và phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ và cá nhân. Nó xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm gắn với các bộ phận, phân hệ và mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Phân quyền “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học – NXB Thống kê] - Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ hay quyền đưa ra một quyết định. - Trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao của một nhà quản trị hay nhân viên. Người nhân viên nhận lãnh trách nhiệm này dựa trên sự chấp nhận công việc hay một sự phân công cụ thể. Còn nhà quản trị thì không chỉ chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ nào đó mà còn phải chịu trách nhiệm đối với những hành động của cấp dưới.
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và công tác phân quyền Thứ nhất, cơ cấu tổ chức thống nhất giúp cho người lao động cũng như cán bộ quản lý trong tổ chức hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ, chức năng cũng như tầm quan trọng của mình đối với tổ chức. Đây là vấn đề cần thiết mang tính chất cơ bản đối với bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Vì một trong những yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là sự đóng góp các khả năng của người lao động, để có được điều đó trước hết cần thiết người lao động phải hiểu được rõ nhiệm vụ và chức năng của mình. Ngoài ra, nó giúp cho các cá nhân có ý thức hơn trong công việc mà mình đảm nhận, trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin.Khi chức năng, quyền hạn được phân định rõ thì một vấn đề khúc mắc trong doanh nghiệp sẽ được ban lãnh đạo phát hiện ra nhanh chóng.
SV: Dương Thị Ánh Lâm Lớp: QTDNB-K14 Khóa luận tốt nghiệp 6 Học Viện Ngân Hàng Thứ hai, cơ cấu tổ chức và công tác phân quyền hợp lý là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân có thể phát huy cao độ sự sáng tạo và khả năng của bản thân vì lúc này đây mỗi nhân viên có chức năng nhiệm vụ khác nhau, tuy có sự hợp tác, quan hệ chặt chẽ nhưng bản thân họ quyết định được công việc mà mình đưa ra từ đó giúp cho người nhân viên có thể xử lý những vấn đề một cách chủ động theo ý kiến của bản thân để đưa vấn đề giải quyết một cách chính xác nhưng bằng con đường nhanh nhất. Sự sáng tạo trong công việc không chỉ giúp cho người lao động tiết kiệm được thời gian công việc cho tổ chức, doanh nghiệp mà còn làm giảm sự nhàm chán, căng thẳng của người lao động đối với công việc của mình từ đó giúp cho họ muốn gắn bó với tổ chức, doanh nghiệp hơn. Thứ ba, việc phân quyền hợp lý sẽ giúp các nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian hơn để phát triển các kế hoạch và chiến lược chung cho tổ chức. Giúp phát triển các kỹ năng nhận thức của các nhà quản trị cấp dưới.
Các nhà quản trị cấp dưới thường theo sát tình hình cụ thể hơn các nhà quản trị cấp cao, nên họ hiểu rõ các các sự kiện và có thể đưa ra những quyết định phù hợp hơn, nhanh hơn. Ngoài ra, sự phân tán quyền lực nuôi dưỡng sự nhiệt tình và làm giảm áp lực thành tích giữa các nhà quản trị. Thứ tư, Ngày nay quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra một cách hết sức nhanh chóng và không một quốc gia nào có thể đứng ngoài xu hướng này được. Việc toàn cầu hóa này là cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp về khoa học công nghệ, vốn và nhất là về trình độ quản lý.
Sự thay đối thường xuyên của thị trường, sự phát triến của các đối thủ cạnh tranh bắt buộc doanh nghiệp phải có những cách nhìn mới, tư duy mới và biện pháp chiến lược sản xuất kinh doanh mới và thay đổi cả cách quản trị để thích nghi với môi trường. Để làm được điều đó các doanh nghiệp phải có sự hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và công tác phân quyền sao cho phù hợp. Tóm lại, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo hướng chuyên môn hóa có thể đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường ngày càng khắc nghiệt như hiện nay là nhiệm vụ cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Trên cơ sở chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức SV: Dương Thị Ánh Lâm Lớp: QTDNB-K14 Khóa luận tốt nghiệp 7 Học Viện Ngân Hàng và hệ thống phân quyền của mình để phát huy được vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý của bộ máy quản trị để thực hiện được những mục tiêu của chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ máy quản trị là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản trị. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức làm cho bộ máy quản trị có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và mọi đặc điểm của doanh nghiệp. Phân cấp, phân quyền hiệu quả sẽ nâng cao được khả năng điều hành của đội ngũ quản lý, giảm bớt sự chồng chéo trong quá trình ra quyết định và thực thi nhiệm vụ, từ đó nâng cao năng suất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị có hiệu quả và hệ thống phân quyền hợp lý.
Nội dung cơ cấu tổ chức và công tác phân quyền của doanh nghiệp 1. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau: Tính tập trung: Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức hay bộ phận. Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức.
Nếu cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp. Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần tuân thủ một số nguyên tắc: - Đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tổ chức xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiến SV: Dương Thị Ánh Lâm Lớp: QTDNB-K14 Khóa luận tốt nghiệp 8 Học Viện Ngân Hàng lược nhất định.
Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải phát triển một năng lực gây khác biệt thông qua một hoạt động tạo giá trị theo hướng tăng hiệu quả, chất lượng, cải tiến, và đáp ứng khách hàng.