CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Cơ sở lý luận liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài 1. Khái niệm khoản phải thu − Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động cùa doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời. − Nợ phải thu liên quan đến các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nội dung của các khoản phải thu cũng có tính chất đa dạng gắn liền với sự đa dạng trong các giao dịch phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.
Đặc biệt, khoản phải thu của các đối tượng bên ngoài xảy ra trong các giao dịch kinh doanh có thể mang những rủi ro về khả năng không thu hồi được nợ, ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Do tính chất đa dạng về nội dung và đối tượng phải thu cũng như những rủi ro thanh toán có thể xảy ra nên kế toán cần lưu ý một số yêu cầu tổng quát sau: Phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình khoản phải thu từ khách hàng, phải có biện pháp theo dõi đúng mức và thu hồi nhanh chóng, đồng thời cần phải lập dự phòng cho những khoản phải thu có khả năng không thu hồi được. Phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ về đối tượng khách hàng có khoản phải thu, thời hạn thanh toán, số dư khoản phải thu mới phát sinh, đã thu hồi, sắp đến hạn, quá hạn và dự kiến những khoản nợ không thu hồi. Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thích ứng vào hoạt động của doanh nghiệp đồng thời với việc thực hiện tốt kế toán nợ phải thu sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra làm thiệt hại đến tài sản cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Vai trò của khoản phải thu 1. Mặt tích cực của khoản phải thu Để có thể đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thì mọi doanh nghiệp đều phải cố gắng tận dụng triệt để mọi khả năng, nguồn lực cũng như các công cụ mà doanh nghiệp hiện có, trong đó, chính sách tín dụng là một thứ vũ khí sắc bén nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh số. Vì khi doanh nghiệp nới lỏng các biến số bán hàng tín dụng thì ngoài việc tăng số lượng hàng bán ra còn tiết kiệm được định phí do phần sản lượng tăng thêm. Nếu tăng sản lượng thì mức thu doanh lợi tăng thêm nhưng không tác động trực tiếp đến định phí.
Mặt khác khi nới lỏng tín dụng sẽ giúp doanh nghiệp giải tỏa được lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm các chi phí liên quan đến tồn kho. Về cơ bản tín dụng đó là sự tin tưởng của người cấp tín dụng và người hưởng tín dụng nên nó sẽ làm cho khách hàng hưởng được một khoản tín dụng với các thủ tục tương đối đơn giản. Đây là thủ tục cấp tín dụng chứ không phải thủ tục vay nợ, do đó sẽ kích thích nhu cầu mua hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Ngoài ra, nó còn giúp cho khách hàng gắn bó với doanh nghiệp hơn, duy trì được mối quan hệ thường xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.
Mặt hạn chế của khoản phải thu Tăng chi phí quản lí khoản phải thu: bán chịu hàng hóa quá nhiều làm phát sinh chi phí quản lý khoản phải thu do doanh nghiệp phải chú ý đến công tác theo dõi và quản lý khoản phải thu này chặt chẽ hơn đảm bảo khoản phải thu được thu hồi kịp thời, tránh nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, nợ xấu không thể thu hồi gây mất mát vốn của doanh nghiệp. Việc cho khách hàng nợ tiền tạo ra cơ hội tăng doanh số bán nhưng doanh nghiệp lại mất đi cơ hội vốn. Chi phí cơ hội của vốn là sự mất đi lợi ích từ vốn bị khách hàng chiếm dụng, phần vốn đó sẽ tạo ra cơ hội lớn hơn cho sự sinh lợi nếu doanh nghiệp có được khoản nợ của khách hàng trả trước. Kế toán khoản phải thu khách hàng: 1.
Khái niệm Phải thu khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền nợ. Khoản nợ này tại các doanh nghiệp thường chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và thường hay gặp rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu. Xét theo tiêu chí thời gian nợ − Phải thu ngắn hạn: là các khoản nợ có khả năng thu hồi và thời gian đến hạn thanh toán trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. − Phải thu dài hạn: là các khoản nợ có khả năng thu hồi và thời gian đến hạn thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kỳ kinh doanh.
Xét theo tiêu chí tính chất của khoản nợ − Phải thu trong hạn: là các khoản nợ có khả năng thu hồi và thời gian đến hạn thanh toán nằm trong thời hạn ngày công nợ cho phép của doanh nghiệp cấp cho từng khách hàng. − Phải thu quá hạn: là các khoản nợ mà số ngày nợ vượt quá thời hạn cho phép của doanh nghiệp cấp cho từng khách hàng. Xét theo tiêu chí khả năng thu đòi − Phải thu có khả năng thu đòi: là các khoản nợ của khách hàng mà doanh nghiệp có cơ hội đòi được, thể hiện ở thời gian cam kết của khách hàng, thời gian nợ còn nằm trong khoảng thời gian nợ cho phép, liên quan đến các công cụ nợ như: báo thanh toán (factoring), thương phiếu,… − Phải thu khó đòi: các khoản nợ mà doanh nghiệp đã tiến hành các biện pháp thu hồi nợ nhưng chưa đòi được hoặc không xác định được đối tượng nợ hiện hữu. Xét theo tính thương mại − Phải thu thương mại: các khoản nợ có thể chuyển đổi ngay thành tiền mà doanh nghiệp nhận được cam kết bằng các giấy tờ có giá: thương phiếu, bảo lãnh của ngân hàng,.
− Phải thu phi thương mại: các khoản nợ không có khả năng chuyển đổi ngay thành tiền. Nguyên tắc hạch toán 1. Nguyên tắc chung − Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng). − Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. − Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. − Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng mà doanh nghiệp đã giao.
5 − Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các loại nợ phải thu khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: Khi phát sinh các khoản nợ phải thu khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước. Khi thu hồi nợ phải thu khách hàng (bên Có tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách hàng nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó).
Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước. Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định, khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. Thời điểm ghi nhận − Ghi tăng khoản phải thu: Khách hàng đã nhận, tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp. Khách hàng đã nhận hóa đơn và chấp nhận thanh toán, đồng thời với việc ghi nhận doanh thu. − Ghi giảm khoản phải thu: Khách hàng đã thanh toán tiền và tiền đã thực sự thu vào tài khoản tiền mặt tại quỹ hoặc khi nhận giấy báo có của ngân hàng.