CHƯƠNG 1. Hiểu rõ khái niệm hoạch định 2. Tác dụng của công tác hoạch định trong quản trị 3. Các loại hoạch định trong một tổ chức 4.
Cách thức thiết lập và yêu cầu lựa chọn mục tiêu 5. Các thành phần, phương pháp và công cụ sử dụng trong hoạch định 2 1. Khái Niệm & Tác Dụng Của Hoạch Định 1.1 Khái Niệm: Hoạch định là một tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các cách thức hành động cần thiết nhằm đạt được tiêu.2 Tác Dụng Của Hoạch Định • Sự phối hợp tốt hơn: Hoạch định cung cấp nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của một tổ chức. • Tập trung suy nghĩ về tương lai: Công tác hoạch định thúc đẩy suy nghĩ về tương lai khi luôn cân nhắc những nguồn lực cần thiết và các cơ hội.
• Kích thích sự tham gia của mọi người: các kế hoạch của tổ chức một cách thành công đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức. • Giúp hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn: Hoạch định thiết lập các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đây là cơ sở thuận lợi cho kiểm tra. Các loại hoạch định: a) Hoạch định chiến lược: xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp cơ bản để đạt được mục tiêu trên cơ sở nguồn lực hiện có cũng như những nguồn lực có khả năng huy động. Loại HĐ này thường mang tính tổng thể, dài hạn, do các quản trị cấp cao xây dựng.
b) Hoạch định chiến thuật: là loại HĐ liên quan đến việc xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện của các đơn vị hoặc các bộ phận chức năng trong tổ chức, loại HĐ này gắn với cấp QT trung gian và có tính trung hạn c) Hoạch định tác nghiệp: Cụ thể hoá Kế hoạch chiến thuật, nâng cao hiệu quả các hoạt động ở các đơn vị cơ sở, mang tính chi tiết, ngắn hạn và cụ thể. 5 Hình… Các loại hoạch định Mục tiêu Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến thuật Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch đơn dụng Kế hoạch thường trực Chương trình Chính sách Ngân Thủ tục sách Dự án Quy định 6 Cách Phân Loại Hoạch Định Theo thời Theo phạm vi gian (chiến lược, tác nghiệp) (dài hạn, ngắn hạn) Theo tính Theo mức chất độ áp dụng (định hướng, (thường trực, cụ thể) đơn dụng) (Robbins, 2012) 7 KẾ HOẠCH THƯỜNG TRỰC/ ĐƠN DỤNG A/ Kế hoạch thường trực Chính sách: Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định. Thủ tục: Là những hướng dẫn chi tiết để thực hiện chính sách trong một hoàn cảnh cụ thể. Quy định: Là những tuyên bố về một số việc được phép hay không được phép.
8 B/ Kế hoạch đơn dụng o Chương trình: Là một nhóm các dự án có liên quan được quản lý và phối hợp để có được những lợi ích và sự kiểm soát. o Dự án: Là một tập hợp những nhiệm vụ có liên quan được thiết lập thực hiện trong khoảng thời gian và chi phí xác định với những giới hạn về nguồn lực khác. o Ngân sách: Kế hoạch cụ thể phân bổ các nguồn tài chính cho những hoạt động cụ thể, đã định, trong một thời gian đã cho. Mục Tiêu Và Cách Thức Thiết Lập Mục Tiêu 3.
Khái Niệm Dưới góc độ quản trị, mục tiêu là: Những kết quả cụ thể mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định 10 3. VAI TRÒ CỦA MỤC TIÊU Nền tảng của quá trình hoạch định. Giúp tập trung mọi nỗ lực Giúp động viên và thúc đẩy mọi người hoàn thành công việc tốt hơn. Là tiêu chuẩn để kiểm soát mức độ hoàn thành công việc 11 3.
Phân loại mục tiêu • Theo cấp độ: • Theo nội dung: • Theo bản chất: 12 3. Các yêu cầu của mục tiêu • S – Specific/ cụ thể • M – Measurable/ đo lường được • A – Achievable/ tính khả thi • R – Relevant/ liên quan • T – Timel bound/ giới hạn thời gian 13 3. Cách thức thiết lập mục tiêu 14 4. TIẾN TRÌNH CƠ BẢN CỦA HOẠCH ĐỊNH 4.
Tiến trình cơ bản của hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp. Tiến trình cơ bản của hoạch định chiến lươc. Xác định sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức Bước 2.
Phân tích các đe doạ Bước 3. đánh giá các điểm mạnh và cơ hôi thị trường và điểm yếu của tổ chức Bước 4. Xây dựng các kế hoạch chiến lược Bước 5a. Triển khai kế hoạch chiến lược Bước 5b.
Triển khai các kế hoạch tác nghiệp Bước 6. Kiểm tra và đánh giá kết quả 16 Bước 1. Xác định sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức: −Chúng ta là ai? −Chúng ta muốn trở thành một tổ chức như thế nào? −Các mục tiêu định hướng của chúng ta là gì? Bước 2. Phân tích những đe doạ và cơ hội của môi trường: (Opprturities threat) Mục đích: là để nhận ra những cơ hội và đe doạ của môi trường đối với tổ chức.
đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức (Strengths and Weaknesses) Giúp cho nhà quản trị hiểu rõ những khả năng chủ yếu của tổ chức. Có ba tiêu chuẩn để nhận diện khả năng chủ yếu của doanh nghiệp là: Khả năng có thể tạo ra thêm tiềm năng để mở rộng thị trường; Khả năng có thể đem lại cho khách hàng nhiều lợi ích hơn từ các loại hàng hoá hay dịch vụ mà họ đã mua từ công ty. Khả năng có thể tạo ra những sản phẩm mà các đối thủ cạnh tranh không thể sao chép được. Mọi người đều có khuynh hướng đánh giá những điểm mạnh cao hơn những điểm yếu, những điểm yếu nếu không được nhận biết đầy đủ sẽ trở thành nguyên nhân của thất bại.
18 Khái niệm: Điểm mạnh? Điểm yếu? 19 Bước 4. Xây dựng các chiến lược để lựa chọn (Chiến lược cấp công ty - corporate strategy) Tập trung trả lời các câu hỏi sau: • Phân bổ nguồn tài nguyên như thế nào? • Lĩnh vực nào nên phát triển? • Lĩnh vực nào nên duy trì? • Lĩnh vực nào nên tham gia? • Linh vực nào nên loại bỏ. LỰA CHỌN NHỮNG CL CẤP CÔNG TY •Các loại chiến lược thường gặp: CL Ổn định CL Phát triển CL Cắt giảm CL Phối hợp 21 Bước 4 (tt). LỰA CHỌN NHỮNG CL CẤP CÔNG TY (7loại) (Tham khảo) 1.
Những chiến lược tăng trưởng tập trung Thâm nhập thị trường. Phát triển thị trường. Phát triển sản phẩm. Các chiến lược phát triển hội nhập: Kết hợp dọc thuận chiều (forward) Kết hợp dọc ngược chiều (backward) Kết hợp ngang 3.
Các CL tăng trưởng bằng đa dạng hoá Đa dạng hoá đồng tâm. Đa dạng hoá theo chiều ngang. Đa dạng hoá kết khối. Các chiến lược suy giảm.
Thu hẹp hoạt động: Cắt bỏ bớt hợp đồng: Thanh lý: 5. Chiến lược hỗn hợp Cùng lúc kết hợp nhiều chiến lược. Các chiến lược hướng ngoại CL mua lai, CL sát nhập, CL liên doanh. Các CL áp dụng khi KQ hoạt động của Cty đạt dưới tiềm năng Điều chỉnh tác nghiệp.
Điêù chỉnh về CL. Triển khai kế hoạch chiến lược • Sau khi chọn được các chiến lược thích hợp, tiếp đến sẽ triển khai các chiến lược đó. Bằng cách XD và triển khai nhưng KH chiến thuật (trong đó chỉ rõ: Những hoạt động sẽ tiến hành để đạt được các mục tiêu đã đề: loại công nghệ; biện pháp marketing; nguồn tài chính; nhân lực; các loại thiết bị; cơ cấu tổ chức; kỹ năng quản trị sẽ được áp dụng. Triển khai các kế hoạch tác nghiệp • Mục đích của kế hoạch tác nghiệp là để thực hiện các chiến thuật, các nhà quản trị cấp trung gian, cấp cơ sở và nhân viên tác nghiệp thường triển khai kế hoạch tác nghiệp của họ dựa trên các chiến lược của tổ chức 24 Bước 6a.
Kiểm tra và đánh giá kết quả • Các hoạt động kiểm tra phải được tiến hành đồng thời với quá trình hoạch định chiến lược, chiến thuật và hoạch định tác nghiệp. Nếu kế hoạch không đem lại kết quả mong muốn, thì phải xem xét lại qúa trình hoạch định. Nếu phát hiện ra những khiếm khuyết thì có thể lập lại tiến trình hoạch định với những điều chỉnh cần thiết. Lập lại tiến trình hoạch định • Điều kiện môi trường hoạt động của doanh nghiệp thường luôn biến động, có nhiều yếu tố thay đổi từ từ và có nhiều yếu tố thay đổi bất ngờ không dự kiến trước được, do vậy các nhà quản trị luôn phải sãn sàng đối phó với các thay đổi và điều chỉnh lại các chiến lược bằng sự lặp lại quá trình hoạch định.
• Do đó, cần phải coi hoạch định là một quá trình liên tục và luôn là phương tiện chứ không phải là mục đích. Hoạch định tác nghiệp. Có thể hiểu HĐTN là quá trình xác định: a. Kế hoạch cho những hoạt động chỉ sử dụng một lần (chương trình, dự án, ngân sách) b.
Kế hoạch thường xuyên (chính sách, thủ tục, quy định). Kế hoạch chỉ sử dụng một lần • Chương trình: • Xác định những bước chính để đạt mục tiêu. • Ai, bộ phận nào chịu trách cho mỗi bước. • Thứ tự và thời gian dành cho mỗi bước.
• Dự án: Là một phần của chương trình, được giới hạn nghiêm ngặt về các nguồn lực và thời gian. * Ngân sách: Là một kế hoạch cụ thể phân bổ các nguồn tài chính cho những hoạt động cụ thể, đã định, trong một thời gian đã cho. Ngân sách là thành tố quan trọng của chương trình và dự án, là công cụ kiểm soát hiệu quả hoạt động của tổ chức. Kế hoạch thường xuyên • KHTX thường được sử dụng cho các hoạt động lặp lại, giúp nhà QT nhanh chóng tìm ra một quyết định phù hợp.
• Chính sách: Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định. • Chính sách được các nhà quản trị cấp cao cẩn trọng thiết lập. • Chính sách đôi khi được ngầm hiểu khi sự việc lặp đi lặp lại mà nhà QT không phản đối. • Chính sách cũng có thể trở thành đối sách, khi bị áp lực từ bên ngoài.
• Thủ tục: Là những hướng dẫn chi tiết để thực hiện chính sách trong một hoàn cảnh cụ thể. • Quy định: Là những tuyên bố về một số việc được phép hay không được phép. QT bằng mục tiêu (Management by Objectives MBO; được XD giữa thập niên 50 bởi Peter F.