Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1. Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ.
Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư phòng. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế… (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Cũng lẽ đó, công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên, công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan. Tiếp đó, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ được ban hành. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 142/CP.
7 Luan van Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (Điều 2). Vị trí , vai trò của công tác văn thư 1. Vị trí Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.Vai trò - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ 8 Luan van quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan. Ví dụ để soạn thảo một báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan thì cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin sau đây: + Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền + Kế hoạch công tác năm của cơ quan + Các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, 6 tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc + Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ công tác được giao.
Đặc biệt, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp của Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Có thể nói, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, từ thủ trưởng cho đến cán bộ, viên chức của cơ quan. Còn thông tin là đối tượng lao động của hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này. Ở nước ta, khi đất nước bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng.
Do đó, công tác văn thư càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu 9 Luan van suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt. - Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ “Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ những người làm quan dưới thời phong kiến.
Ngày nay, “Quan liêu” được dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng và cơ sở, ngồi một chỗ ra lệnh cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi. Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn. Quan liêu, giấy tờ là hai người bạn đồng hành và có quan hệ mật thiết với nhau. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy tờ và ngược lại, lạm phát giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu.
Tác hại 10 Luan van của tệ quan liêu, giấy tờ là rất lớn. Nó làm hạn chế, gây ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của nhà nước, đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức ; khiến cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới thiếu gắn bó chặt chẽ và làm suy giảm lòng tin của quần chúng nhân dân với Đảng và Nhà nước. Vì vậy, nếu công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển giao đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên, cũng cần xác định rõ rằng, trong vấn đề này, công tác văn thư chỉ có thể “góp phần”, chứ không đóng vai trò “quyết định”. Vì sự hình thành và phát triển của tệ quan liêu, giấy tờ còn do nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức của cán bộ quản lý… - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan Theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố mà nếu bị lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”.