Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng 1. Khái niệm văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ở bất cứ một cơ quan nhà nước, tổ chức hay doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có bộ phận làm công tác văn phòng giấy tờ hành chính và trợ giúp lãnh đạo trong quản lý điều hành đó là văn phòng. Theo cách hiểu thông thường và chung nhất “văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan”1.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về kháo việm văn phòng, tuy nhiên cơ bản nhất văn phòng được hiểu theo hai cách khái quát sau: Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viện, luật sư…). Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo. Với nghĩa đó, có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau: 1) Về phương diện tổ chức, văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, tổ chức; 2) Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu mang tính tổng hợp cho nhà quản lý; 3) Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý. Như vậy, văn phòng là bộ máy xử lý điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị ; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
1 Viện Ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm từ điển ngôn ngữ, HN, 1992 9 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Chức năng của văn phòng Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau về chức năng của văn phòng. Cụ thể như: - Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộ phận chuyên môn - Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp; - Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin - Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: 1) chức năng tham mưu tổng hợp, 2) chức năng hậu cần và 3) chức năng đại diện.
Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy nhiên nó vẫn chưa làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. [4;tr13] Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng có hai chức năng cơ bản sau: 1) Chức năng tham mưu tổng hợp Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý, lãnh đạo. Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiểu quả nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý.
Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. 10 Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
2) Chức năng hậu cần Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị; quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động trong công việc có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Nhiệm vụ của văn phòng Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó gồm: 1) Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác.
Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và thường xuyên theo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạo thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung.
11 2) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc. Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp lãnh đạo, thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế của cơ quan thuộc về nhiệm vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động.
3) Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin. Thông tin là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý. Sản phẩm và cũng chính là phương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và người bị quản lý là thông tin. Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến – đi, phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác.
Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng. Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi văn phòng phải thực hiện chu đáo vì nếu thực hiện tốt việc xử lý thông tin một cách khoa học sẽ đảm bảo về yêu cầu quản lý của lãnh đạo. 4) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Trong văn phòng, công tác văn thư lưu trữ là một trong nhưng những nghiệp vụ quan trọng, chiếm một nội dung rất lớn trong công tác văn phòng. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì 12 đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 5) Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định.