Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 7 Luan van CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1. Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng 1. Khái niệm về văn phòng 1.
Văn phòng Trong cơ quan, tổ chức, văn phòng được ví như “trợ thủ đắc lực” của lãnh đạo. Văn phòng kết hợp với các bộ phận khác để cấu tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh. Văn phòng được đánh giá là bộ phận vô cùng quan trọng, không thể thiếu được của cơ quan, tổ chức. Qua quá trình tìm hiểu về Văn phòng có rất nhiều định nghĩa khác nhau về Văn phòng.
Tác giả xin định nghĩa theo cách hiểu sau: - Văn phòng theo nghĩa hẹp được hiểu là nơi làm việc, địa điểm làm việc, đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức đó. - Theo nghĩa rộng hơn văn phòng là một bộ máy hoàn chỉnh làm công việc tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Tóm lại, dù có rất nhiều cách hiểu khác nhau nhưng cá nhân tác giả xin được lựa chọn theo cách hiểu sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn phòng Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng có công tác văn phòng và văn phòng có mối quan hệ vô cùng khăng khít, là mối quan hệ ngang cấp với các bộ phận khác trong cơ quan.
Thực tế, có rất nhiều cách hiểu về Công tác văn phòng, tiêu biểu như: “Công tác văn phòng có thể được coi như một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin” [2] 1 Giáo trình Quản trị văn phòng [9] – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Khoa Quản trị Kinh doanh 2 Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phòng, Bản dịch tiếng Việt (dịch giả Cao Xuân Đỗ) – NXB Thống kê, Hà Nội năm 2000 8 Luan van Có quan điểm cho rằng QTVP và CTVP có nhiều điểm chung, chính vì vậy, QTVP và CTVP là một. Gần đây, trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng vừa xuất bản năm 2020, PGS. Văn Tất Thu khẳng định: “Quản trị văn phòng là một lĩnh vực khoa học” và cho rằng: Khoa học Quản trị văn phòng nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của quản trị văn phòng nhằm tìm ra các quy luật, phương pháp, công cụ thực hiện có hiệu quả cao chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,.” Tuy nhiên, mặc dù 2 vấn đề này có một số điểm chung nhưng đây là 2 vấn đề có phạm vi và tính chất khác nhau, cụ thể: Nội dung so Quản trị văn phòng Công tác văn phòng sánh Chủ thể Người đứng đầu CQ, TC, DN; Người đứng đầu CQ, TC, DN (người chịu Những người được ủy quyền Người phụ trách bộ phận văn trách nhiệm và (người phụ trách bộ phận văn phòng (hoặc Bộ phận hành tổ chức thực phòng và người đứng đầu các bộ chính). hiện) phận khác).
Hoạt động của bộ máy văn phòng Hoạt động của Bộ phận hành Đối tượng (trong đó có bộ phận hành chính – chính – văn phòng. Hoạch định, tổ chức, điều hành, Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Chức năng, kiểm soát; cụ thể được giao. phương pháp Các phương pháp quản trị. Chủ động, có định hướng, mục tiêu Tính chủ động không cao, thiên xa hơn, rộng hơn; về chấp hành, thực hiện các định Tính chất Đặt ra các quy chế, quy định, quy hướng, chủ trương, kế hoạch và trình để hoạt động đi vào nề nếp.
quy chế, quy định đã có; mục tiêu rõ ràng, gần, cụ thể. Bảng so sánh QTVP và CTVP (Nguồn: Giáo trình Lý luận về QTVP của PGS. Vũ Thị Phụng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2021) Có thể nhận thấy, có rất nhiều định nghĩa về công tác văn phòng, tuy nhiên đó chỉ là các quan điểm cá nhân. Hiện tại, chưa có một định nghĩa về công 9 Luan van tác văn phòng hoàn chỉnh, được xác nhận là chính thống.
Thế nhưng, bằng sự kế thừa các giáo trình và các nguồn tài liệu tham khảo khác, tác giả xin được đưa ra quan niệm về công tác văn phòng như sau:“Công tác văn phòng” là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Chức năng của văn phòng Khái niệm về Văn phòng và Công tác văn phòng đã phần nào thể hiện được chức năng cơ bản của văn phòng. Thực tế, văn phòng có hai chức năng cơ bản sau đây: a.
Chức năng tham mƣu, tổng hợp “Tham mưu” là hoạt động đề xuất các ý kiến, sáng kiến tối ưu và hợp lý góp phần đưa ra quyết định phù hợp nhất. “Tổng hợp” là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ và khai thác sử dụng thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.” Đây là công việc thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. “Tham mưu tổng hợp” là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và sắp xếp thông tin để đề ra những đánh giá khách quan nhất, phù hợp và khả thi nhất để đề xuất lên Lãnh đạo nhằm đưa ra được quyết định tối ưu. Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện qua các nội dung: - Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng; - Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan; - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; - Chuẩn bị đề án, dự án; - Thực hiện kế hoạch theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác; 10 Luan van - Chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Có thể khẳng định rằng, tham mưu tổng hợp có vị trí và vai trò cách mạng vô cùng to lớn trong hoạt động quản lý, điều hành văn phòng. Chức năng đảm bảo hậu cần Văn phòng không những thực hiện chức năng tham mưu mà còn đảm nhiệm chức năng hậu cậu. Hậu cần tốt trước hết phải lập được kế hoạch, tổ chức chi tiêu, mua sắm các trang thiết bị văn phòng,. Không những vậy, cần đồng thời cần phải lập kế hoạch theo dõi, quản lý và đảm bảo trang thiết bị, phương tiện được sử dụng một cách hợp lý.
Chức năng đảm bảo hậu cần bao gồm các nội dung: - Theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; - Tổ chức và quản trị công sở; - Sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; - Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc tốt cho cán bộ, công chức trong cơ quan; - Chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo,. Có thể nhận thấy rằng: Tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần là hai chức năng cơ bản, quan trọng của văn phòng. Hai chức năng này có mối quan hệ khăng khít và tương trợ nhau. Mục đích cần đạt đến của văn phòng là tham mưu tổng hợp.
Nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng có những nhiệm vụ sau: Nhóm nhiệm vụ về tham mưu tổng hợp: - Cần xây dựng và theo dõi các hoạt động, thực hiện quy chế của cơ quan; - Lập kế hoạch và đôn đốc thực hiện chương trình kế hoạch, công tác của cơ quan, tổ chức; 11 Luan van - Tìm kiếm, thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin báo cáo cho cơ quan, tổ chức; - Kết nối, phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và triển khai thực hiện các quyết định, văn bản của Lãnh đạo, của pháp luật và nhà nước; - Tham mưu, tư vấn cho Lãnh đạo về thủ tục pháp lý và kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan ban hành. Nhóm nhiệm vụ về hành chính – tổ chức: - Quản lý tổ chức, biên chế, nhân sự của văn phòng; - Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng: văn thư lưu trữ; - Tổ chức giao lưu đối nội, đối ngoại và tiếp công dân; - Lập kế hoạch triển khai, theo dõi về cải cách hành chính trong công sở. Nhóm nhiệm vụ về quản trị hậu cần: - Quản lý công tác tài vụ, kế toán, tài sản của cơ quan; - Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc; - Chăm lo các dịch vụ y tế, nhà khách, lễ tân, bảo vệ,.; - Sắp xếp, mua sắm, quản lý trang thiết bị. trong văn phòng.
Vị trí, vai trò của văn phòng Văn phòng có vị trí và vai trò vô cùng quan trọng đối với cơ quan, tổ chức, nhất là trong vấn đề thu thập, xử lý và tham mưu cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng khẳng định rất rõ ràng vị trí và tầm ảnh hưởng của văn phòng đối với quá trình hoạt động của cơ quan:“Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nằm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Cụ thể: Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, bộ phận thân cận nhất, là nơi cũng cấp nguồn thông tin đa dạng, chuẩn xác phục vụ công tác quản lý điều hành cơ quan.
Văn phòng được coi là nơi giao tiếp, trao đổi thông tin đầu tiên với các cơ quan, đơn vị, cá nhân và công dân khác. Đặc biệt, văn phòng luôn bộc lộ một vẻ đẹp trang nghiêm. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng 1.