TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ BÀI TẬP LỚN MÔN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Phát triển hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn VENUS Lớp: Phát triển các hệ thống thông tin quản lý(121)_02 Giảng viên: TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết Nhóm 5: Phan Thị Mai Quỳnh 11194514 Nguyễn Thị Trang 11195336 Nguyễn Thu Mến 11193372 Nguyễn Thị Thu Thảo 11194834 Đặng Thị Ngọc Oanh 11194114 Hà Nội, tháng 9 năm 2021 MỤC LỤC ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN. Thông tin chung về dự án. Thực trạng Hệ thống thông tin của tổ chức.
Mô tả về tổ chức: Khách sạn VENUS. Sứ mệnh và tầm nhìn của hệ thống thông tin quản lý mới. Thực trạng về Hệ thống thông tin quản lý. Những vấn đề, cơ hội và giải pháp Hệ thống thông tin quản lý.
Quy mô của hệ thống thông tin quản lý. Các hoạt động của dự án Phát triển hệ thống thông tin. Bảng dự trù kinh phí. Bảng tiến độ công việc.
Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích từ dự án. Kết luận và kiến nghị. 16 BÁO CÁO PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN. Sơ đồ luồng thông tin (IFD).
Luồng thông tin xử lý nhu cầu thuê phòng. Luồng thông tin xử lý yêu cầu trả phòng. Luồng thông tin xử lý yêu cầu thực đơn. Luồng thông tin xử lý yêu cầu sử dụng dịch vụ.
Sơ đồ đồ chức năng kinh doanh (BFD). Sơ đồ ngữ cảnh của dự án (CD). Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). 23 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.
23 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:. 23 BÁO CÁO THIẾT KẾ LOGIC HỆ THỐNG. Chuẩn hóa dữ liệu 3NF. Phiếu đặt phòng.
Tích hợp – Tạo cấu trúc bảng. 29 BÁO CÁO THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI CHO HỆ THỐNG. Các form danh mục. Danh mục khách hàng.
Danh mục dịch vụ. Danh mục nguyên liệu nhập. Danh mục thực đơn. Danh mục phòng.
Các form nhập liệu. Phiếu đặt phòng. Hóa đơn nhập nguyên liệu. Hóa đơn thanh toán dịch vụ.
Bảng kê nhập nguyên liệu. Báo cáo doanh thu dịch vụ. Báo cáo doanh thu dịch vụ nhà hàng. Báo cáo doanh thu theo hạng phòng.
Thông tin chung về dự án - Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý việc thuê phòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng tại khách sạn Venus - Mục đích: ● Xây dựng hệ thống mới hỗ trợ Ban giám đốc trong việc quản lý khách hàng của khách sạn, khắc phục những nhược điểm còn tồn tại, phù hợp về thời gian, chi phí và nhân lực. ● Mang lại lợi ích trong việc quản lý: tăng khả năng xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu của Ban giám đốc về việc xây dựng hệ thống quản lý khách sạn một cách nhanh chóng, chính xác, ổn định, an toàn và hiện đại. ● Tiết kiệm chi phí vận hành khách sạn trong tương lai: tinh giản biên chế nhân viên, giảm chi phí hoạt động - Cơ quan đầu tư: Khách sạn Venus - Cơ quan chủ trì: Nhóm 5 - PTHTTTQL - Kinh phí dự kiến: 276.000 VND - Nguồn kinh phí: Quỹ đầu tư xây dựng phát triển của khách sạn VENUS - Thời gian: Trong vòng 15 tuần ● Ngày bắt đầu: 24/8/2021 ● Ngày kết thúc: 29/11/2021 II. Thực trạng Hệ thống thông tin của tổ chức 1.
Mô tả về tổ chức: Khách sạn VENUS 1. Địa chỉ: 696 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội. Mục đích thành lập: Khách sạn VENUS tọa lạc bên bờ Hồ Tây trên con đường Lạc Long Quân, Nhật Tân, Hà Nội – trước đây là phường Nhật Chiêu, một trong 36 phố, phường của Hà Nội cổ xưa, mang bên mình bao câu chuyện lịch sử gắn với đời sống, văn hóa của người Hà Thành. Với vẻ đẹp lãng mạn, thi vị như một nét chấm phá giữa lòng Hà Nội tấp nập, Hồ Tây ngày càng thu hút nhiều du khách đến tham quan, nghỉ dưỡng.
Hiểu được 1 điều này, khách sạn VENUS được thành lập với mục đích đem đến cho khách hàng các dịch vụ tốt nhất đáp ứng nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống và các dịch vụ khác khi đến Hà Nội. − Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược: • Phát triển khách sạn ngày càng hiện đại, tân tiến và hệ thống quản lý cũng như các dịch vụ của khách sạn để đưa đến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất. • Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các địa điểm du lịch nổi tiếng tại HN và các tình thành lân cận. − Mục tiêu ngắn hạn: o Doanh thu ngày càng tăng trưởng theo quý, năm.
o Đào tạo nhân sự ngày càng chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm. o Rút ngắn các quy trình check-in, check-out o Phản hồi của khách hàng về khách sạn đạt 90% là tích cực 1. Chức năng - Chức năng chung của khách sạn: • Tạo không gian lưu trú tiện nghi, thoải mái, đáp ứng các nhu cầu cơ bản, đa dạng theo khả năng tài chính của khách hàng. • Thiết lập các quy tắc trong quá trình quản lý từng bộ phận khác nhau của khách sạn từ lễ tân, phòng nghỉ đến ẩm thực, lập các báo cáo kết quả tài chính, các bản thu - chi ngân sách liên quan đến các hoạt động chung của khách sạn.
- Chức năng của từng bộ phận: • Bộ phận lễ tân: đóng vai trò tiếp đón, tạo mối thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng khi lựa chọn lưu trú ở khách sạn. Đây cũng là cầu nối giữa khách hàng đến các bộ phận khác nhau trong khách sạn. Nếu đơn vị quản lý khách sạn muốn đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả thì đây là bộ phận đóng góp thông tin tích cực nhất. • Bộ phận buồng phòng: đóng vai trò mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Đây là bộ phận có nhiệm vụ đảm bảo không gian khách sạn được sạch sẽ nhất. Từ việc chuẩn bị phòng đến vệ sinh buồng phòng, vệ sinh các khu 2 vực khác trong khách sạn cho đến chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho khách hàng khi lưu trú tại đây đều được bộ phận này thực hiện. • Bộ phận nhà hàng: chuyên phụ trách việc ăn uống cho khách hàng tại khách sạn cũng như hạch toán chi phí của khách hàng. 3 hoạt động chính của bộ phận nhà hàng chính là chế biến thức ăn, lưu thông và tổ chức phục vụ ăn uống tại khách sạn.
• Bộ phận kế toán – tài chính: đóng vai trò quyết định đến chiến lược tài chính cho khách sạn. Bộ phận này giúp tìm nguồn vốn, theo dõi và quản lý sổ sách thu chi của khách sạn để báo cáo lên đơn vị quản lý. Từ đó giúp người quản lý khách sạn có thể nắm rõ được tình hình kinh doanh một cách chính xác nhất. • Bộ phận nhân sự: có trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho khách sạn.
Đồng thời, việc quản lý hoạt động của nhân sự cũng như sắp xếp nhân sự theo từng công việc khác nhau cũng do bộ phận này quyết định. • Bộ phận kỹ thuật: quản lý, giám sát hệ thống trang thiết bị kỹ thuật trong khách sạn để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt. Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật cũng có trách nhiệm lắp đặt các thiết bị kỹ thuật mới như: âm thanh, trang trí sân khấu để phục vụ các sự kiện… • Bộ phận an ninh: đóng vai trò bảo vệ tài sản của khách hàng và khách sạn. Ngoài ra, bộ phận bảo vệ còn chịu trách nhiệm tuần tra, canh gác để hỗ trợ khách hàng khi có sự cố xảy ra.
Một số khách sạn thì bảo vệ sẽ kiêm luôn vị trí trông giữ xe, vận chuyển hành lý và mở cửa xe cho khách. Loại hình tổ chức: - Công ty tư nhân, tổng giám đốc là người làm chủ và chịu trách nhiệm, có quyền ra quyết định các hoạt động, quyết định khách sạn. Vốn từ doanh thu, vốn chủ sở hữu. Không có tư cách pháp nhân, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế với Nhà nước.
- Cơ cấu tổ chức khách sạn: 3 Giám đốc điều hành Thư ký Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận Trưởng bộ Trưởng bộ phận lễ tân - kinh doanh buồng phòng phận F&S kế toán- nhân sự NV kinh doanh – NV buồng, giặt là, Bếp (bếp trưởng, Dịch vụ (Quản NV hành chính đặt phòng, lễ tân, kỹ thuật điện - bếp chính, phụ lý giám sát, NV nhân sự, kế toán, hành lý, lái xe. bếp, tạp vụ). phục vụ) thu mua, bảo vệ. Nhiệm vụ: - Xây dựng trình phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển toàn diện và từng bước nâng cao chất lượng phục vụ nhanh, kịp thời, đúng khách hàng.
- Điều hành khách sạn, đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất. Nhân viên các bộ phận hoạt động hiệu quả, tối ưu chi phí, hoàn thành mục tiêu cam kết với ban quản lý. - Tổ chức quản lý và vận hành các dịch vụ khác; cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ. - Phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của mình, đồng thời xác định các thị trường mới để khai thác.
- Quản lý cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị của khách sạn và theo dõi tình hình cơ sở vật chất để kịp thời sửa chữa hoặc thay thế khi bị xuống cấp và hỏng hóc. - Kết hợp chặt chẽ với công an địa phương để thực hiện có hiệu quả các biện pháp bảo vệ an ninh, an toàn tránh các tình huống xấu có thể xảy ra. Sứ mệnh và tầm nhìn của hệ thống thông tin quản lý mới ‐ Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược: 4 o Phát triển khách sạn ngày càng hiện đại, tân tiến và hệ thống quản lý cũng như các dịch vụ của khách sạn để đưa đến cho khách hàng những trải nghiệm thoải mái và tốt nhất. o Trong 10 năm tới, mở thêm các chi nhánh mới tại các địa điểm du lịch nổi tiếng tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận.
‐ Mục tiêu ngắn hạn: o Doanh thu ngày càng tăng trưởng theo quý, năm. o Đào tạo nhân sự ngày càng chuyên nghiệp, lịch sự, linh hoạt, trách nhiệm.