CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG ACCOR HOTEL 1.Tổng quan về đề tài 1.1 Lý do lựa chọn đề tài Ngành khách sạn toàn cầu đang trải qua sự phát triển nhanh chóng và cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Đối với các tập đoàn khách sạn lớn như Accor Hotels, việc quản lý hiệu quả hàng nghìn cơ sở lưu trú trên khắp thế giới là một thách thức đáng kể. Do đó, việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách sạn trở nên cực kỳ cần thiết để đáp ứng nhu cầu về một giải pháp công nghệ toàn diện. Một hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức và xử lý thông tin liên quan đến đặt phòng, khách hàng, nhân viên, dịch vụ và thanh toán.
Việc tự động hóa các quy trình này không chỉ giúp nâng cao độ chính xác và bảo mật dữ liệu mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Hệ thống này góp phần quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống cũng cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo quan trọng, giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động, doanh thu, chi phí, và các chỉ số hiệu suất khác. Các dữ liệu này hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược, từ việc tối ưu hóa nguồn lực đến việc lập kế hoạch phát triển dài hạn.
Với những lý do trên, việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách sạn không chỉ mang lại giá trị thực tiễn cao mà còn đáp ứng nhu cầu cấp thiết của ngành trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ. Đây là một bước quan trọng để duy trì vị thế cạnh tranh và tiếp tục phát triển bền vững trong tương lai.2 Giới thiệu về khách sạn Khách sạn Accor là một trong những chuỗi khách sạn lớn và nổi tiếng trên toàn cầu. Được thành lập vào năm 1967 tại Lyon, Pháp, Accor đã phát triển mạnh mẽ và hiện tại là một trong những nhà điều hành khách sạn lớn nhất thế giới. 1 2221004150-2221004204 Hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn Accor Hotel quản lý và vận hành nhiều thương hiệu khách sạn khác nhau, từ các khách sạn cao cấp như Sofitel, Pullman, và MGallery đến các thương hiệu trung bình và kinh tế như Novotel, Mercure, ibis, và ibis Styles.
Điều này cho phép họ phục vụ nhiều loại khách hàng khác nhau, từ du khách cao cấp đến những người đi công tác hay gia đình. Accor cũng đã mở rộng hoạt động sang các lĩnh vực dịch vụ du lịch khác như cho thuê căn hộ và phát triển các dự án bất động sản nghỉ dưỡng. Họ cũng đã đầu tư vào các dịch vụ kỹ thuật số để cải thiện trải nghiệm của khách hàng trong việc đặt phòng và quản lý đặt phòng trực tuyến.100 khách sạn và 110.000 phòng trên toàn cầu vào năm 2022, Accor Hotel tiếp tục là một trong những người dẫn đầu trong ngành công nghiệp lưu trú và dịch vụ du lịch toàn cầu. Hình TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG ACCOR HOTEL.3 Tổng quan về hoạt động đặt phòng, lập danh sách khách hàng và sử dụng dịch vụ của khách sạn Cập nhật thông tin khách hàng Thông tin khách hàng đã được cung cấp cho bộ phận chăm sóc khách hàng ngay từ khi khách hàng bắt đầu sử dụng dịch vụ.
Nếu trong quá trình lưu trú hoặc tương tác có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân, yêu cầu dịch vụ hoặc các thông tin liên quan khác so với trước đó, bộ phận quản lý khách sạn có trách nhiệm thay thế số liệu và cập nhật lại vào hệ thống quản lý khách hàng. Cập nhật thông tin đặt phòng 2 2221004150-2221004204 Hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn Thông tin đặt phòng đã được ghi nhận và xác nhận khi khách hàng thực hiện đặt phòng. Nếu có bất kỳ thay đổi nào về ngày giờ lưu trú, loại phòng, yêu cầu đặc biệt hoặc các chi tiết liên quan khác so với thông tin ban đầu, bộ phận lễ tân hoặc bộ phận quản lý đặt phòng có trách nhiệm cập nhật kịp thời và chính xác vào hệ thống quản lý đặt phòng. Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đến đặt phòng luôn được cập nhật và phản ánh đúng tình trạng hiện tại của từng giao dịch, từ đó giúp cải thiện hiệu quả quản lý và dịch vụ khách hàng.
Lập và kiểm tra phiếu đặt phòng Khi khách hàng thực hiện việc đặt phòng, một phiếu đặt phòng sẽ được tạo ra để ghi nhận các chi tiết như ngày lưu trú, loại phòng, yêu cầu đặc biệt và thông tin thanh toán. Sau khi lập phiếu, cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để xác nhận tất cả các thông tin đều chính xác và đầy đủ, đồng thời khớp với các yêu cầu của khách hàng. Bộ phận lễ tân hoặc bộ phận quản lý đặt phòng sẽ thực hiện việc rà soát phiếu đặt phòng để phát hiện và điều chỉnh các sai sót nếu có trước khi thông tin được lưu vào hệ thống. Quy trình này giúp các yêu cầu của khách hàng được thực hiện đúng cách, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu trú.
In phiếu và thanh toán hóa đơn đặt phòng Khi khách hàng đến nhận phòng, phiếu đặt phòng sẽ được in và cung cấp để xác nhận các chi tiết về ngày giờ lưu trú, loại phòng, và các yêu cầu đặc biệt. Sau khi khách hàng hoàn tất thủ tục nhận phòng, hóa đơn sẽ được lập dựa trên các thông tin trong phiếu đặt phòng và các dịch vụ đã sử dụng. Thanh toán hóa đơn sẽ được thực hiện theo phương thức mà khách hàng đã chọn, chẳng hạn như thẻ tín dụng, tiền mặt hoặc chuyển khoản. Sau khi giao dịch được xử lý thành công, biên lai thanh toán sẽ được cấp cho khách hàng để xác nhận việc hoàn tất thanh toán.
Quy trình này giúp đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tài chính được thực hiện chính xác và khách hàng nhận đầy đủ các chứng từ cần thiết.4 Mô tả bài toán Bất kỳ hệ thống khách sạn dù đang vận hành theo quy mô nhỏ hay lớn thì đều phải có các hoạt động đặt phòng và lập danh sách khách hàng vì đây là hoạt động chính của khách 3 2221004150-2221004204 Hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn sạn và gần như là bắt buộc. Cụ thể khách sạn mà chúng em khai thác ở đồ án này chính là Accor Hotels. Về hoạt động đặt phòng sẽ được diễn ra tại quầy tiếp tân dựa vào giờ vào của khách hàng do nhân viên tiếp tân phụ trách. Việc đặt phòng dựa vào nhu cầu của khách hàng chẳng hạn như: khách hàng muốn đặt ở tầng bao nhiêu phòng bao nhiêu cũng như là tầm nhìn mà vị trí của phòng mang lại cũng như là chất lượng của phòng mà khách hàng mong muốn với từng mức giá khác nhau và số ngày mà khách hàng muốn sử dụng tại khách hàng cũng như là các dịch vụ mà khách hàng mong muốn theo các tiện ích mà khách sạn có (hồ bơi, gọi đồ ăn, nước uống, karaoke, gym).
Phương thức đặt phòng cho phép khách sạn lập được danh sách khách hàng và kiểm soát các phòng của khách sạn theo ngày, tháng cụ thể để có kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Và căn cứ theo cơ sở dữ liệu phòng để lập danh sách những phòng còn trống. Mô hình đặt phòng của khách sạn 4 2221004150-2221004204 Hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn Hình TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG ACCOR HOTEL.2 Mô hình đặt phòng của khách sạn Mô tả: Về hoạt động đặt phòng của khách sạn được cấu thành bởi nhiều yếu tố và các mức giá khác nhau. Cụ thể mỗi khách hàng sẽ chọn phòng theo nhu cầu cũng như là mức giá mong muốn.
Trong đó: Đầu tiên, khách hàng sẽ tiến hành hoạt động đặt hàng tại quầy tiếp tân được phụ trách bởi nhân viên tiếp tân. Tại đây, khách hàng sẽ tiến hành lựa chọn để tìm được căn phòng theo nhu cầu với mức giá mong muốn. Cụ thể là, với từng mức giá thì khách hàng sẽ có các vị trí phòng khác nhau chẳng hạn như: chọn phòng ở lầu mấy và tầm nhìn từ phòng hướng ra đi đâu… Và với các mức giá khác nhau thì khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ và tiện ích của khách sạn chẳng hạn như: phòng có mấy giường với những tiện ích sẵn có trong phòng (cà phê, nước ngọt, các thiết bị điện, tivi, bồn tắm…) và các dịch vụ đi kèm với từng mức giá (thẻ vào hồ bơi, thẻ vào phòng tập thể hình, thẻ vào khu vui 5 2221004150-2221004204 Hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn chơi, thẻ buffet sáng) Và cuối cùng là tùy theo từng mức giá thì khách hàng lựa chọn phòng với chất lượng khác nhau (loại phòng, hay phòng trang trí theo các chủ đề, sắp xếp theo yêu cầu của khách hàng).Mục Tiêu Của đề tài 1.1 Mục tiêu tổng quát - Nghiên cứu cơ sở lý thuyết: Tìm hiểu các nguyên lý và khái niệm cơ bản để phục vụ cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả. - Phân tích và thiết kế hệ thống đặt phòng: Phân tích yêu cầu và thiết kế một hệ thống đặt phòng hoàn chỉnh cho Accor Hotel, đảm bảo phù hợp với nhu cầu và quy trình hoạt động của khách sạn.
- Thiết kế giao diện người dùng: Phát triển một giao diện trực quan, sinh động và dễ sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc tương tác với hệ thống. - Hoàn thiện và rút kinh nghiệm: Hoàn thiện hệ thống và tích lũy kinh nghiệm để cải thiện thiết kế các hệ thống thông tin trong tương lai. - Triển khai và khai thác hệ thống: Triển khai hệ thống thông tin quản lý vào thực tiễn một cách hiệu quả và hợp lý, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đã đề ra. - Đưa ra kiến nghị và rút kinh nghiệm: Đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện đề tài và rút ra bài học cho các đồ án hoặc dự án thiết kế hệ thống thông tin trong tương lai.2 Mục tiêu cụ thể Tìm hiểu và vận dụng các sơ đồ, mô hình xử lý, mô hình dữ liệu trong phân tích thiết kế hệ thống: Sử dụng các sơ đồ như Use Case, ERD, BFD, DFD để phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đặt phòng tại Accor Hotel.
Áp dụng các công cụ phân tích để thiết kế hệ thống: Sử dụng các công cụ phân tích để thiết kế một hệ thống quản lý đặt phòng chất lượng, linh hoạt và đáp ứng nhu cầu của khách sạn Accor.