CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Nhiệm vụ của thư viện 1. Nhiệm vụ cơ bản - Phục vụ và đáp ứng nhu cầu mượn và đọc sách, tài liệu,….của sinh viên trong khoa công nghệ thông tin để phục vụ và hỗ trợ nhu cầu học tập và nghiên cứu của sinh viên trong khoa.
Cơ cấu tổ chức - Tại thư viện của khoa CNTT có 2 nhân viên có nhiệm vụ như nhau, 2 nhân viên đảm nhiệm tất cả mọi công việc trong thư viện. - Thư viện phân chia làm 2 phòng: phòng đọc và phòng mượn sách. Quy trình xử lý hoạt động mượn sách và trả sách 1. Quy trình xử lý hoạt động mượn sách và trả sách - Khi 1 sinh viên có nhu cầu mượn sách, sinh viên này đầu tiên phải đến phòng mượn, nhân viên ở phòng mượn yêu cầu sinh viên điền thông tin sách muốn mượn vào phiếu mượn, mỗi phiếu mượn tối đa 5 quyển sách.
Sau khi điền thông tin sách muốn mượn, nhân viên nhận phiếu mượn, tiến hành tìm kiếm sách trong phiếu mượn có còn trong thư viện không hay đã hết, nếu còn thì thông báo cho sinh viên và đưa sách, nếu cuốn sách nào không còn trong thư viện thì sinh viên này sẽ không mượn được. - Sinh viên phải điền đầy đủ thông tin vào mẫu phiếu mượn sách. - Sau khi điền đầy đủ thông tin trên, sinh viên phải trình thẻ sinh viên và đưa thẻ sinh viên cho nhân viên kiểm tra. Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin và tính chính xác thì nhân viên cho sinh viên mượn sách và giữ lại phiếu mượn.
Phiếu mượn này sẽ được nhân viên phân loại theo đơn vị lớp và cất giữ để khi sinh viên trả sách tìm sẽ nhanh hơn. Quá trình trả sách. - Sinh viên đến trả sách nhân viên yêu cầu trình thẻ sinh viên của mình để nhân viên tìm phiếu mượn của sinh viên đó. Sau đó sinh viên đưa tài liệu cho nhân viên kiểm tra: các thông tin theo phiếu mượn về tính chính xác của tài liệu, nguyên vẹn của tài liệu,…nếu không có vấn đề gì thì tài liệu được trả.
- Trường hợp sách không đúng bất cứ lý do gì coi như sinh viên đã làm mất sách và phải đền theo quy định của thư viện. - Trường hợp tài liệu hỏng thì tùy theo mức độ sinh viên sẽ bị phạt hay đền hoàn toàn. - Nhân viên kiểm tra ngày mượn của sinh viên, nếu vượt quá quy định sẽ bị phạt và cũng tùy theo mức độ, cụ thể là phạt tiền hoặc nặng hơn là gửi lên khoa để cảnh cáo,… 1. Quy trình sinh viên đến đọc sách - Sinh viên có nhu cầu đến thư viện đọc sách, trước tiên sinh viên cũng phải tìm tài liệu theo danh sách, sau đó sinh viên cũng phải làm các thủ tục giống như mượn sách chỉ khác ở chỗ không phải ghi ngày mượn và ngày trả.
Thẻ sinh viên được nhân viên ở phòng mượn giữ cho tới khi sinh viên đọc xong và trả tài liệu theo đúng quy đinh. 1 Mượn tài liệu xong sinh viên sang phòng đọc và chọn nơi thích hợp để đọc trong thư viện. Khi đọc và nghiên cứu phải thực hiện đúng quy định của thư viện : giữ vệ sinh, nghiêm túc,. sau khi đọc xong sinh viên trả sách theo quy định.
Quy tắc quản lý - Khi có tài liệu từ trên xuống nhân viên làm các thủ tục nhận sách theo quy định. Sau khi nhận thêm các tài liệu mới về nhân viên có nhiệm vụ phân loại và lên danh sách cập nhập và xếp tài liệu mới vào đúng vị trí trên giá sách. Biểu mẫu + Mẫu biểu của phiếu mượn sách: + Mẫu biểu của thẻ sinh viên. 2 + Mẫu biểu của phiếu cho mượn sách: 1.
Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 2. Mô tả chi tiết công việc + Công việc cho mượn + Công việc nhận trả + Công việc xử lý mất sách 2. Mô tả chi tiết dữ liệu - Các dữ liệu ta thống kê được từ quá trình điều tra, khảo sát, phỏng vấn, các mẫu biểu, các sổ sách ghi chép thống kê của các bộ phận cho mượn và bộ phận nhận trả.
Dự án: Quản lý thư viện Tên tiểu dự án: Quản lý mượn trả Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Tên dữ liệu: Sách - Định nghĩa: - Dùng để chỉ các tài liệu dưới, sách,giáo trình…được thể hiện dưới dạng văn bản. - Loại hình: - Không sơ cấp - Số lượng: - Có khoảng 1.000 giáo trình. - Ví dụ: - “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin” Tên dữ liệu: Mã sách - Định nghĩa: - Là các ký tự đại diện cho các cuốn sách, mỗi cuốn sách có một mã duy nhất - Loại hình: - Không sơ cấp - Số lượng: - Gồm khoảng 5.000 mã sách - Ví dụ: - “GT104101” Tên dữ liệu: Sinh viên - Định nghĩa: - Là các đối tượng là sinh viên trong trường. 3 - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu ký tự, chỗi gồm các chữ số (mã sinh viên) - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - Khoảng 10.000 sinh viên - Ví dụ: - “2055010000” Tên dữ liệu: Tổng số - Định nghĩa: - Tổng số sách 1 lần mượn, trả… - Cấu trúc khuôn dạng - Kiểu kiểu số nguyên dương.
- Loại hình - Sơ cấp - Số lượng - Tối đa 05 cuốn - Ví dụ - 02 Tên dữ liệu: Ngày mượn - Định nghĩa: - Ngày sinh viên mượn tài liệu ở thư viện - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu datetime - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - Tương ứng với các ngày trong năm - Ví dụ: - 01/02/2022 Tên dữ liệu: Hạn trả - Định nghĩa: - Ngày sinh viên phải trả sách cho thư viện - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu datetime - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - Tương ứng với các ngày trong năm - Ví dụ: - 01/02/2023 Tên dữ liệu: Ngày trả - Định nghĩa: - Ngày sinh viên trả sách ở thư viện - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu datetime - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - 365 ngày trong năm - Ví dụ - 01/12/2022 Tên dữ liệu: Mã Nhân viên - Định nghĩa: - Mã của nhân viên trong ban thư viện - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu kí tự - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - 2 mã - Ví dụ: - NV01 Tên dữ liệu: Tên Nhân viên - Định nghĩa: - Tên của nhân viên trong ban thư viện 4 - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu kí tự - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - 10 tên - Ví dụ: - “Nguyễn Trương Minh Đăng” Tên dữ liệu: Chức vụ nhân viên - Định nghĩa: - Chức vụ của nhân viên trong ban thư viện - Cấu trúc khuôn dạng: - Kiểu kí tự - Loại hình: - Sơ cấp - Số lượng: - 2 Chức vụ - Ví dụ: - “Thủ thư” 2. Tổng hợp các sử lý STT Mô tả công Vị trí làm Tần suất Hồ sơ Hồ sơ ra việc việc vào Cho mượn Thư viện Thứ 2,3,4,5,6 cho CV1 sách, giáo trường Kiến mượn HS1 HS2 trình, tài liệu Trúc Hà Nội Thứ 7,CN đóng cửa và vệ sinh Nhận trả sách, Thư viện Thứ 2,3,4,5,6 cho CV2 giáo trình, tài trường Kiến mượn HS2 HS3 liệu từ sinh Trúc Hà Nội Thứ 7,CN đóng viên cửa và vệ sinh Tổng hợp tình Thư viện Chiều thứ 6 hàng CV3 hình mọi mặt trường Kiến tuần HS4 HS5 báo cáo Trúc Hà Nội 2. Tổng hợp dữ liệu Số TT Tên dữ liệu Công việc liên quan D1 Thẻ sinh viên CV1, CV2 D2 Sách, giáo trình CV1,CV2 D3 Danh mục sách, giáo trình CV3 D4 Bản thống kê tình hình CV3 5 CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 1.
Sơ đồ phân rã chức năng 1. Xác định chức năng chi tiết - Khi sinh viên đến mượn, sau khi đã ghi thông tin vào phiếu mượn và đưa thẻ sinh viên cùng phiếu mượn thì bộ phận cho mượn (BPCM) sẽ tiến hành các công việc sau: + Kiểm tra thông tin sinh viên từ thẻ sinh viên: xem có thể mượn tiếp được không. Nếu không thể thì trả lại thẻ, nếu có thể thì mượn được bao nhiêu và xuống bước tiếp. + Nếu như mượn nhiều đầu sách cũng như số lượng sách mỗi đầu thì nhân viên ở BPCM sẽ dùng một phần mềm search để tìm xem loại sách này còn không và số lượng có thể giải quyết là bao nhiêu.
Còn nếu sinh viên mượn riêng với số lượng ít thì không cần dùng phần mềm mà chuyển ngay sang bước tiếp. + Nhân viên tìm, lấy sách với những thông tin đã thu nhận ở bước trên. + Với những sách đã lấy được: nhân viên dùng thiết bị quét mã để lấy mã sách lên máy. Cập nhật thông tin về sinh viên, thông tin về đầu sách, tình trạng sách cho mượn, thời gian mượn vào cơ sở dữ liệu.
+ Giao sách và trả lại thẻ cho sinh viên. + Thống kê sách cho mượn, sinh viên theo từng tháng. + Báo cáo tình hình mượn theo từng tháng. - Khi sinh viên mang sách đến trả và đưa thẻ sinh viên, bộ phận nhận trả (BPNT) tiếp nhận và tiến hành các công việc sau: + Quét mã thẻ để xử lý với sinh viên hiện thời.
+ Quét mã sách mang trả lên máy tính. Đối chiếu tình trạng sách hiện thời với tình trạng sách khi cho mượn. Nếu không đáp ứng được điều kiện thì trả lại sách hỏng cho sinh viên yêu cầu sửa lại hay bồi hoàn tùy vào tình hình thực tế. Kiểm tra thời gian có bảo đảm không.
Nếu không bảo đảm sẽ tiến hành phạt theo quy định. + Cập nhật lại thông tin về sinh viên và thông tin về đầu sách trên cơ sở dữ liệu. + Trả lại sách hỏng (Nếu sách hỏng). + Đưa sách vào kho.
+ Thống kê sách trả, sinh viên theo từng tháng. + Tổng hợp báo cáo tình hình trả theo từng tháng. - Từ quá trình trên ta thu được những động từ + bổ ngữ sau 1. Tiếp nhận thẻ và phiếu mượn.
Kiểm tra thông tin sinh viên. Tìm sách trong phiếu mượn. Lấy mã của từng quấn sách. Cập nhật thông tin sinh viên, thông tin đầu sách.
Giao sách và trả lại thẻ. Thống kê sách cho mươn, sinh viên. Tổng hợp báo cáo tình hình mượn. Tiếp nhận sách.
Tiếp nhận thẻ sinh viên. Quét mã thẻ sinh viên. Đối chiếu tình trạng sách. Trả lại sách hỏng.
Phạt theo quy định. Cập nhật lại thông tin về sinh viên và thông tin về đầu sách 18. Đưa sách vào kho. Thống kê sách trả, sinh viên.
Tổng hợp báo cáo tình hình trả.