CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG. Giới thiệu thư viện. Khảo sát hệ thống.
Đánh giá hiện trạng. Đề xuất hệ thống mới. Yêu cầu chức năng. Yêu cầu phi chức năng.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG. Biểu đồ use case. Biểu đồ use case tổng quát. Biểu đồ use case phân rã.
Kịch bản cho các use case. Biểu đồ trình tự. Biểu đồ hoạt động. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.
Giới thiệu thư viện Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lý, phục vụ việc đọc và tra cứu mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau. Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạng các ấn phẩm đa dạng thể loại. Thư viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dưới nhiều hình thức như cho mượn sách, hướng dẫn độc giả khai thác thông tin, tổ chức hội thảo về sách, khai thác sách từ bên phía các nhà xuất bản theo yêu cầu của độc giả. Để giúp độc giả có thể dễ dàng tra từ các loại sách báo, tạp chí thì mỗi cuốn sách cần phải được mô tả bằng nhiều thông tin giúp người đọc có thể tìm đến nó một cách nhanh nhất.
Người đọc cũng cần thư viện quản lý thông qua thẻ đọc với một số thông tin cần thiết về bản thân, về sách mà người đó đã mượn tại thư viện; ngoài ra từ việc mượn sách của độc giả, thư viện biết được nhu cầu về từng loại sách, sau đó thư viện có thể xúc tiến đặt sách với các nhà sản xuất để đảm bảo các đầu sách và số lượng để phục vụ độc giả tốt nhất. Khảo sát hệ thống Quá trình hoạt động của thư viện trường THPT Phú Bình cũng như nhiều thư viện khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức như: cho mượn đọc tại chỗ, cho mượn về nhà, hướng dẫn học sinh và giáo viên tra cứu thông tin sách, báo. Hoạt động của thư viện luôn gắn liền với các hoạt động của nhà trường. Thư viện trường THPT Phú Bình luôn bổ sung sách mới.
Các tài liệu, sách của thư viện rất phong phú về đầu sách và thể loại: từ sách giáo khoa, sách bài tập đến các tài liệu hướng dẫn tư duy, kích thích sáng tạo. Các tài liệu khoa học, tạp chí hay kể cả truyện tranh, tiểu thuyết cũng được cập nhật thường xuyên, mỗi đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng được nhu cầu của học sinh và giáo viên trong trường. Để giúp cho học sinh trong trường có thể tra cứu loại sách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều được ghi trong một phiếu có mô tả thông tin chi tiết như: mã số, tên sách, tác giả, thể loại, ngôn ngữ. Các đầu sách cũng được phân loại theo nội dung để từ đó đánh mã số lưu trữ theo đặc trưng của từng thể loại.
5 Các phiếu sau khi đã được xác định được phân theo nhiều bản và được xếp theo trình tự: theo tên tài liệu, tên tác giả, thể loại hoặc nội dung. Việc sắp xếp này tạo điều kiện cho độc giả nhanh chóng tìm được đầu sách hay thể loại mà mình quan tâm. 6 Tuỳ theo nhu cầu của độc giả mà phân thành hai loại: - Với độc giả khi có nhu cầu mượn sách về: Thư viện sẽ thực hiện các thủ tục với thẻ thư viện, trên mỗi thẻ có ghi đầy đủ thông tin cá nhân như: họ tên, ngày sinh, mã số thẻ, học sinh trường, giáo viên trường. Sau khi cấp thẻ thư viện sẽ tạo phiếu mượn và một hồ sơ ghi nhận việc mượn trả của độc giả, trên phiếu mượn có mã thẻ thư viện, họ tên và mã sách, tên sách được mượn; trên hồ sơ có ghi các thông tin tương tự như các thông tin trên thẻ, ngoài ra còn có các bảng để ghi lại các lần mượn trả của độc giả để tiện việc theo dõi.
Bảng ghi nhận mượn trả của độc giả bao gồm các cột như: tên sách mượn, ngày mượn, cột ký nhận,. Quá trình mượn trả sách của thư viện làm như sau: + Khi mượn sách độc giả trình thẻ thư viện của mình và điền phiếu yêu cầu sách cần mượn, nhân viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ (hạn sử dụng) và sách mượn, nếu hợp lệ thì lấy sách cho độc giả và ghi vào hồ sơ theo dõi mượn trả, ngược lại thì thông báo cho độc giả. Phiếu mượn tài liệu 7 Hình 2. Nội quy thư viện + Quá trình trả sách cũng tương tự, số thẻ và sách được kiểm tra trong sổ theo dõi mượn trả.
Quá trình kiểm tra sẽ xác định được sách nào bị quá hạn hay hư hỏng và tiến hành xử lý theo quy định của thư viện. Sổ theo dõi mượn/trả sách 8 Về chi tiết mỗi sách mượn trong một kỳ: mỗi giáo viên nộp lệ phí 50000 đồng, học sinh 10000 đồng, đối với những học sinh nghèo thì không thu lệ phí. Nếu xảy ra trường hợp trả sách quá hạn thì tuỳ theo thời gian quá hạn mà độc giả phải chịu xử lý theo quy định chung của thư viện. Thời gian quá hạn từ 1-3 ngày người đọc sẽ phải nộp phạt 5000 đồng, từ 4-7 ngày nộp phạt 10000 đồng.
Trường hợp trả sách muộn quá hạn 1 tuần, bị mất sách hay hỏng hóc nặng thì phải bồi thường sách mới hoặc số tiền tương đương. Những điều này sẽ được thống kê và ghi vào sổ thống kê vi phạm. Sổ thống kê vi phạm - Đối với độc giả chỉ có nhu cầu đọc hay tra cứu sách tại chỗ: Thì công việc của người quản lý đơn giản hơn, độc giả chỉ cần ghi tên sách và mã sách vào phiếu yêu cầu của mình, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra thẻ và sách. Nếu đáp ứng thì tiến hành cho mượn, nếu không thì gửi lại thông báo.
Sau mỗi ngày đọc độc giả phải trả lại sách cho thư viện. Nếu độc giả nào vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định chung. Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng, thư viện sẽ tiến hành kiểm tra để thống kê được danh sách đầu sách của thư viện và tình hình mượn trả của độc giả cũng như loại bỏ những sách nào không đạt yêu cầu. 9 Quá trình nhập sách sẽ được ghi chép vào sổ quản lý nhập sách: Hình 5.
Sổ quản lý nhập sách 10 1. Đánh giá hiện trạng - Hầu hết các công việc của hệ thống đều làm bằng phương pháp thủ công ít có sự hỗ trợ của máy tính nên trong công tác thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê thông tin sẽ vô cùng gặp khó khăn vì số lượng sách, số lượng độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn, sai sót. - Thông tin được lưu trữ trên sổ sách nên tốn nhiều không gian để lưu trữ tài liệu, chi phí cho văn phòng phẩm ngày càng tăng. - Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ kỹ năng của cán bộ thư viện.
Nếu trình độ không đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc. Còn tốn nhiều thời gian và nhân lực. - Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn gặp nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều. Bên cạnh đó khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả trong thư viện là thấp vào những thời gian cao điểm như ôn thi bởi số lượng sách có hạn mà nhu cầu của độc giả rất cao.
- Dữ liệu phân tán, không được tập trung nên không có sự nhất quán, đồng bộ thông tin. - Rủi ro mất mát, thất lạc thông tin, không thể khôi phục lớn 11 1. Đề xuất hệ thống mới 1. Yêu cầu chức năng - Quản lý hệ thống: người quản lý sẽ sử dụng chức năng này để quản lý thông tin và phân quyền cho người dùng (độc giả).
- Quản lý kho sách: hệ thống cho phép quản lý toàn bộ thông tin của tất cả sách của thư viện, cho phép tìm kiếm, thêm, xóa, thay đổi thông tin của sách. - Quản lý độc giả: hệ thống cho phép quản lý thông tin cá nhân của từng độc giả, thêm, xóa, sửa thông tin của độc giả. - Quản lý mượn/trả: hệ thống cho phép quản lý việc mượn trả sách của độc giả, việc độc giả mang sách về hay đọc tại chỗ, thời gian mượn sách, gia hạn thêm thời gian mượn, tra cứu mượn sách. - Thống kê: hệ thống cho phép quản lý thống kê sách còn, sách mượn, sách trễ hạn.
Quản lý thư viện Quản lý hệ Quản lý Quản lý Quản lý Thống kê thống sách độc giả mượn/ trả Quản lý Tìm kiếm Tìm kiếm Tạo phiếu Thống kê nhân viên sách độc giả mượn sách Quản lý tài Thêm Cập nhật Thống kê Thêm sách thông tin khoản trả độc giả đọc giả Sửa đổi Sửa thông Kiểm tra Thống kê sách tin độc giả quá trình mượn trả mượn trả Xóa thông Xóa sách Xử vi tin độc giả phạm Quản lý thể loại Hình 6. Biểu đồ phân cấp chức năng 12 1. Yêu cầu phi chức năng - Thông tin của tài liệu và người dùng được mã hóa, bảo vệ, tránh các trường hợp rò rỉ hoặc thay đổi thông tin không thuộc phạm vi quyền hạn. - Hệ thống đáp ứng về độ tin cậy, chính xác.
- Thời gian xử lý các thao tác nhanh. - Dữ liệu được lưu trữ lâu dài, hạn chế tối đa thất thoát, lỗi, các thay đổi không mong muốn. - Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng - Phù hợp với các quy định, chính sách của trường và các cơ quan liên quan. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.
Biểu đồ use case 2. Tác nhân - Độc giả: Người có nhu cầu mượn và trả sách của thư viện. - Nhân viên: Người có nhiệm vụ quản lý mượn, trả sách, quản lý sách, quản lý độc giả, thống kê trong thư viện. - Admin: Người quản lý hệ thống và có toàn quyền sử dụng các chức năng hệ thống.
Use case - Đăng nhập - Quản lý hệ thống: Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa nhân viên và nội quy thư viện. - Quản lý sách: Tìm kiếm, thêm , sửa ,thay đổi thông tin sách. - Quản lý độc giả: Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa thông tin độc giả. - Quản lý mượn/trả: Hỗ trợ mượn sách, trả sách, tạo phiếu mượn, kiểm tra quá trình mượn, xử lý vi phạm trong thư viện.
- Thống kê: Thống kê sách, độc giả và mượn trả trong thư viện. Biểu đồ use case tổng quát Hình 7. Biểu đồ use case tổng quát 15 2. Biểu đồ use case phân rã - Biểu đồ use case phân rã cho tác nhân admin: Hình 8.