CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA 1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa Khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện vào đầu thế kỉ 20 trong các tài liệu về kiểm toán với một ý nghĩa rất đơn giản: các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ,…Nhiều năm sau đó, kiểm soát nội bộ trở thành một khái niệm được các kiểm toán viên rất quan tâm trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Báo cáo COSO hiện hành đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Trong định nghĩa trên có bốn điểm cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của đơn vị và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị, hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính.
- Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục,…mà nó được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. SVTH: Nguyễn Thị Thanh 4 Khóa luận tốt Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán.
Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không hề thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người bên trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính con người sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát để đạt được mục tiêu và vận hành các biện pháp này.
Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ bản chất của các vấn đề này, cách thức lựa chọn để giải quyết chúng, cũng như truyền đạt chúng một cách hữu hiệu hay hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên trong đơn vị có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm riêng biệt, và họ cũng có những nhu cầu, ưu tiên khác nhau. Những khác biệt này có thể rất có lợi nếu mang đến các sáng kiến và làm tăng năng suất làm việc, nhưng nếu không phù hợp với mục tiêu của đơn vị chúng có thể là lực cản. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định.
Thêm vào đó, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, từng thành viên cần hiểu rõ mối liên kết chặt chẽ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân với nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên khác trong đơn vị, và bằng cách nào các nhiệm vụ này được truyền đạt, thực hiện và hướng tới mục tiêu của đơn vị. - Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Những hạn chế này bao gồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của các nhà quản lí và mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí.
Chẳng hạn như SVTH: Nguyễn Thị Thanh 5 Khóa luận tốt những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, hay sự lạm quyền của các nhà quản lý dẫn đến vượt khỏi hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu: mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới( mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Báo cáo COSO xác định 3 nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,… + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên trong và bên ngoài: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài, bởi vì chính người quản lí đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng lắp, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu trên. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối và chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Sự phân loại các mục tiêu chỉ nhằm giúp đơn vị kiểm soát các phương diện khác nhau, không bỏ sót một phương diện nào: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quản lí. Phân loại SVTH: Nguyễn Thị Thanh 6 Khóa luận tốt 1. Kiểm soát nội bộ về kế toán Kiểm soát nội bộ kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác tin cậy. Công tác kiểm soát nội bộ về quy trình kế toán tại đơn vị nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính của đơn vị, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiệu quả trong khâu kế toán sẽ giúp không chỉ tăng hiệu suất, rút ngắn thời gian làm việc mà còn đem lại lợi nhuận, doanh thu cho đơn vị công ty.Nội dung quy trình kiểm soát đề ra là giúp cho hoạt động quản trị trong công tác kế toán tài chính có hiệu quả. Nhằm thu thập xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu của ngành và của đơn vị. Kiểm soát nội bộ về quản lý Kiểm soát quản lí thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của nhân viên đối với các chính sách quản lí. Đây là loại kiểm soát chủ yếu về bộ máy hoạt động của đơn vị công ty, do nhân viên của đơn vị thực hiện.
Kiểm soát nội bộ về quản lý cụ thể sẽ kiểm tra hầu hết các cấp quản lý trong đơn vị: từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến Tổ trưởng, nhân viên từng bộ phận. Quá trình này sẽ giám sát, kiểm tra quy trình quản lý của từng bộ phận, mức độ tuân thủ các quy định mà đơn vị đã đề ra và các quy định của pháp luật, kiểm tra về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kể cả các vấn đề không thuộc về lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp. Từ đó có thể đánh giá được mức độ hiệu quả cũng như sự hoạt động hữu hiệu của toàn công ty, đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy hoạt động của toàn đơn vị. Trên quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau.
Tuy nhiên, kiểm soát quản lí ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy, kiểm soát quản lí cũng có một tác động SVTH: Nguyễn Thị Thanh 7 Khóa luận tốt đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ về hoạt động của kiểm soát quản lí là đào tạo nhân viên: nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lí chặt chẽ hơn và do đó sẽ hạn chế sai sót. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bở các hệ thống kiểm soát thích hợp.
- Bảo đảm độ tin vậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý.