MỞ ĐẦU Mã bài : THKT01 Giới thiệu: Trang bị cho người học những kiến thức chung về khái niệm, các thao tác tính toán, nhập dữ liệu trên bảng tính. Mục tiêu của bài: - Trình bày được một số khái niệm cơ bản trong Excel; - Trình bày các bước định dạng trên trang bảng tính; - Trình bày được cấu trúc và cách dùng các hàm trong excel; - Xử lý được dữ liệu trên trang tính; - Xác định được các hàm thông dụng trong Excel; - Thao tác thành thạo trên máy tính; - Ứng dụng vào công tác kế toán; - Nghiêm túc, cẩn thận khi học tập; - Có ý thức bảo đảm an toàn về người và trang thiết bị trong phòng thực hành. Nội dung bài: A. Lập trang bảng tính đơn giản 1.
Những khái niệm chung 1. Giới thiệu Microsoft Excel 1. Màn hình làm việc Hình 1.1: Màn hình làm việc của Microsoft excel 2013 6 1. Cấu trúc bảng tính Hình 1.2: Dao diện chính của Microsoft excel 2013 Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau.
(8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải. (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp Excel (WorkBook), ngoài ra còn chứa thanh điều khiển để di chuyển qua lại giữa các Sheet. (10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,… 7 1. Một số khái niệm cơ bản trong Excel Hình 1.3: Bảng tính Excel Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) trong mỗi Sheet chứa các hàng (Row) và cột (Column) tạo thành các ô (Cell).
- Sheet: Là một với các thành phần như đã nói ở phần trước. Bạn có thêm mới, tùy chỉnh hay xóa bỏ một Sheet trên WorkBook. Các Sheet trong một, hoặc nhiều WorkBook có thể liên kết lấy dữ liệu qua lại với nhau. - Column: Cột nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) cột, ví dụ chúng ta nói cột A, cột B hay cột XA,.
Bạn có thể chèn, xóa, di chuyển,… các cột trên một Sheet. - Row: Hàng nằm trong các Sheet được đánh dấu, xác định bởi tiêu đề (địa chỉ) hàng, ví dụ chúng ta nói hàng 1, hàng 2 hay hàng 1000,… Bạn cũng có thể chèn, xóa, di chuyển,… các hàng trên một Sheet. - Cell: Là ô giao nhau giữa một hàng và một cột xác định nào đó, vị trí của Cell hay còn gọi là địa chỉ của Cell được xác định bởi tên cột và hàng giao nhau chứa nó. Giả sử ô A5 được hiểu là ô giao giữa cột A và hàng 5, thứ tự viết địa chỉ của Cell là “Tên cột” + “Tên hàng”.
Mở rộng Cell chúng ta sẽ có nhóm các Cell, nhóm các Cell được xác định bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng trong nhóm. Như vậy địa chỉ của một nhóm Cell được viết như sau: “Tên Cell đầu tiền”: “Tên Cell cuối cùng”. Giải sử nhóm Cell từ hàng thứ nhất cột A tới hàng thứ 5 cột E chúng ta sẽ có địa chỉ là: A1:E5. - Vùng làm việc hiện thời: Là một nhóm các Cell được chọn tại một thời điểm xác định và bao quanh bởi một khung mầu đen.4: Vùng làm việc hiện thời Như vậy địa chỉ vùng làm việc hiện thời chính là địa chỉ của nhóm Cell được chọn.
Các thao tác trên trang tính 2. Làm việc với tập trang tính Mặc định khi khởi Microsoft Excel 2013 chương trình sẽ tự động tạo một WorkBook mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác bạn có thể mở một WorkBook mới bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N).5: Biểu tượng chức năng thêm bảng tính mới Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Hình 1.6: Chức năng Office Button 9 Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New rồi chọn biểu tượng Blank WorkBook ở hộp thoại bên tay phải.7: Thêm bảng tính mới trong hộp thoại Office Button Cuối cùng nhấp nút Create Lưu ý: Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo được WorkBook trắng tuy nhiên Microsoft Excel 2013 còn cung cấp rất nhiều các mẫu (Template) được xây dựng sẵn mà bạn có thể kế thừa và sử dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như tiếp cận với cách trình bày, bố trí bảng tính hiện đại, khoa học của Microsoft. Bạn có thể chọn bất kỳ một Templates nào mà bạn muốn thực hiện.8: Các Templates Và sau đó Click chuột vào nút Creat.9: Lựa chọn các Templates theo yêu cầu 10 2.
Làm việc với trang tính a. Thêm một bảng tính (Sheet) Từ cửa sổ WorkBook bạn có thể thêm mới một Sheet bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab.10: Biểu tượng Insert WorkSheet trên thanh Sheet tab Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F11 Bằng một trong hai cách trên một Sheet mới sẽ được tạo và có tên mặc định là Sheet + Số thứ tự của những Sheet đã tạo trong WorkBook. Chọn bảng tính thao tác Để chọn một Sheet cần thao tác bạn nhấp trái chuột vào tên Sheet đó trên thanh công cụ Sheet tab. Sheet được chọn có mầu sáng hơn các Sheet còn lại.11: Thao tác chọn bảng tính thao tác c.
Chèn một bảng tính (Sheet) Ngoài việc thêm mới một Sheet vào vị trí cuối cùng bạn cũng có thể chèn một sheet mới vào vị trị bất kỳ trên thanh Sheet Tab, cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào Sheet cần chèn một Sheet mới, chọn Insert… Hình 1.12: Thao tác chèn bảng tính mới Hộp thoại Insert xuất hiện như hình dưới đây: Hình 1.13: Hộp thoại Insert 11 - Nhấp chọn WorkSheet trong Tab General sau đó nhấp Ok. Một Sheet mới sẽ được chèn vào trước vị trí Sheet vừa chọn. Đổi tên cho bảng tính (Sheet) Tên mà chương trình mặc định đặt cho Sheet thường không gợi mở và phản ánh được nội dung. Vì vậy khi WorkBook của bạn có nhiều Sheet bạn nên đặt lại tên cho chúng.
Cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab, chọn Rename Sheet (hoặc nhấp đúp chuột vào tên Sheet cần đổi trên Sheet Tab).14: Thao tác đổi tên Sheet bằng lệnh - Con trỏ chuột sẽ nhấp nháy tại vị trí tên của Sheet cần đổi, bạn hãy xóa tên cũ và nhập tên mới cho Sheet.15: Thao tác đổi tên Sheet bằng cách chuột Lưu ý: Tên Sheet bạn nên đặt ngắn ngọn nhưng gợi mở, tên Tab không nên sử dụng các ký tự đặc biệt (?!@#,.) hoặc dấu khoảng trắng. Để tường mình chúng ta sử dụng dấu _ để phân biệt các chữ trong tên Sheet.16: Cách đặt tên cho Sheet e. Xóa một bảng tính (Sheet) Để xóa một Sheet bạn thực hiện như sau: 12 - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần xóa trênh thanh Sheet tab chọn Delete sheet.17: Thao tác xóa Sheet - Hộp thoại xác nhận thao tác xuất hiện, nếu đồng ý xóa bạn chọn Delete, ngược lại chọn Cancel.18: Hộp thoại xác nhận thao tác xóa xuất hiện f. Di chuyển qua lại giữa các bảng tính (Sheet) Ngoài cánh nhấp chọn tới Sheet cần thao tác bạn còn có thể sử dụng các công cụ trên thanh Sheet Tab để di chuyển qua lại giữa các Sheet.
: Di chuyển tới Sheet đầu tiên trong WorkBook. : Di chuyển về Sheet phía trước Sheet hiện thời : Di chuyển về Sheet phía sau Sheet hiện thời g. Thay đổi vị trí các bảng tính (Sheet) Để thay đổi hay di chuyển Sheet từ vị này tới vị trí khác trên thanh Sheet Tab bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây: Cách 1: Nhấp giữ chuột vào Sheet cần di chuyển, kéo thả tới vị trị mới trên thanh Sheet Tab. Cách 2: Nhấp phải chuột vào Sheet cần di chuyển trên thanh Sheet tab chọn Move or Copy Sheet… Hình 1.19: Thao tác di chuyển Sheet 13 Hộp thoại Move or Copy xuất hiện như hình dưới đây: Hình 1.20: Hộp thoại Move or Copy xuất hiện Trong mục To Book bạn chọn File Excel cần di chuyển Sheet tới (có thể không phải File hiện thời đang chứa Sheet, trong hộp chọn To book chưa danh sách các File Excel đang mở).
Tương ứng với File Excel cần di chuyển tới bạn chọn vị trí mới cho Sheet trong mục Before Sheet (đứng trước Sheet nào). Cuối cùng nhấp Ok để di chuyển Sheet tới vị trí mới. Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy Sheet hãy nhấp chọn mục Create a copy trong cửa sổ này. Bảo mật cho bảng tính (Sheet) Để ngăn người khác tác động vào một Sheet bạn có thể sử dụng phương pháp phân quyền và đặt mặt khẩu cho Sheet đó.
Cách thực hiện như sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần bảo mật trên thành Sheet tab chọn Protect Sheet… Hình 1.21: Thao tác bảo mật cho bảng tính Hoặc nhấp chọn Tab Review trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm lệnh Changes chọn Protect Sheet. 14 - Bằng một trong hai cách trên màn hình Protect Sheet xuất hiện như hình dưới đây: Hình 1.22: Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện - Trong mục Password to unprotect sheet bạn nhập vào mật khẩu kiểm tra khi người dùng tác động lên Sheet. Trong danh sách tiếp theo Allow all users of this worksheet to bạn tích chọn các chức năng cho phép người dùng sử dụng.23: Hộp thoại Password Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Như vậy khi người dùng (hay bản thân người đặt mật khẩu) truy cập vào những chức năng không được phép của Sheet chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo như hình dưới đây: Hình 1.24: Hộp thoại cảnh báo Để có thể thao tác trở lại với Sheet bạn nhấp phải chuột vào tên Sheet trên thanh Sheet tab chọn Unprotect sheet.25: Thao tác hủy bỏ mật khẩu Một hộp thoại xuất hiện yêu cầu nhập mật khẩu, bạn nhập vào mật khẩu đã thiết lập lúc trước cho Sheet rồi nhấp Ok.26: Hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu i.
Lưu một bảng tính (Sheet) Sau khi kết thúc làm việc với một File Excel bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Excel 2013 bạn có thể lưu một WorkBook bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access.27: Nút lệnh Save Cách 2: Nhấp chọn nút Save trong cửa sổ Office Button Hình 1.