MỞ ĐẦU Mục tiêu: - Trình bày được một số khái niệm cơ bản trong Exel - Xử lý được dữ liệu trên trang tính - Xác định được các hàm thông dụng trong Exel - Thao tác thành thạo trên máy tính - Ứng dụng vào công tác kế toán - Nghiêm túc, cẩn thận khi nghiên cứu Nội dung chính: A. Lập trang tính đơn giản 1. Những khái niệm chung 1. Giới thiệu chương trình Excel.
Microsoft Excel là một chương trình phần mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office với chức năng chính là để tạo các bảng tính, biểu đồ và quản trị cơ sở dữ liệu. Microsoft Excel là một chương trình chỉ có thể chạy được trong môi trường Windows 95, 98, 2000, XP… Biểu tượng của chương trình có dạng như sau: Biểu tượng trong nhóm Biểu tượng trên Microsoft Office Shortcut Bar Biểu tượng thường được đặt trong nhóm có tên Microsoft Office hoặc đặt trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải của màn hình làm việc của Windows hoặc có biểu tượng tạo ra ngay trên Desktop. Giao diện của Excel. Khởi động chương trình Excel.
Nhấn đơn vào nút lệnh chương trình trên thanh công cụ Microsoft Office ở góc bên phải màn hình làm việc của Windows. Kích chuột vào nút Start -> Programs -> Microsoft Excel. Màn hình Excel 6 Khi chạy màn hình làm việc của chương trình có dạng như sau: Địa chỉ Tên Thanh công thức cột hiện thời Tên hàng Con trỏ Tên bảng ô tính - Thanh tiêu đề (Title Bar): trên cùng hiển thị tên của chương trình Microsoft Excel và tên của tệp bảng tính đang mở. Khi mới khởi động, Excel tự gán cho tên bảng tính là Book1, tiếp theo nếu ta mở bảng tính mới thì máy sẽ tự đặt là Book2, Book3,.
khi người sử dụng đặt tên cho bảng tính (bằng lệnh Save hoặc Save As) thì tên này sẽ thay thế tên BookX. - Thanh thực đơn (Menu Bar): chứa các lệnh sử dụng trong chương trình ta có thể lựa chọn chúng bằng chuột hoặc bàn phím. - Các thanh công cụ (ToolBars): chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng dưới dạng các nút lệnh và được chọn bằng chuột. - Thanh công thức (Formula bar): hiển thị công thức tính toánútrong ô hiện hành.
- Vùng làm việc: nơi nhập, sửa, trình bày các bản tính. Con trỏ chuột (gọi tắt là con chuột) của Excel thường có hình dấu cộng rộng màu trắng. Một số khái niệm cơ bản trong Excel + Toàn bộ vùng làm việc gồm nhiều bảng tính và được gọi là một WorkBook (tức là tập hợp các WorkSheet tạo thành một WorkBook). Mỗi một WorkBook được lưu giữ vào đĩa thành một tệp (thường có phần mở rộng là *.
7 + Mỗi bảng tính được gọi là một WorkSheet bao gồm các hàng (Row) và cột (Columns). Giao diện của hàng và cột được gọi là ô (Cells) là nơi để nhập dữ liệu, tính toán,. Tên bảng tính đặt tên từ Sheet 1 cho đến Sheet N. Bảng tính (WorkSheet) bao gồm 256 cột (Column) đặt tên bằng các chữ cái từ A đến IV và 65536 hàng (Row) đặt tên bằng các chữ số từ 1 đến 65536.
Tên ô được gọi theo tên cột và tên hàng, Ví dụ: A2:B12. Một vùng các ô được ký hiệu bằng ô đầu tiên bên trái: và cuối cùng bên phải, Ví dụ: A3: B6 là một vùng bao gồm các ô từ A3 - B6. Tại một ô nào đó có một khung đen thì ô đó được gọi là ô hiện thời (khi nhập dữ liệu sẽ được gọi là mốc điền. Với mỗi tệp dữ liệu (WorkBook) trong Excel thường có nhiều bảng tính đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet X.
+ Để làm việc với Sheet nào ta kích chuột vào tên của bảng tính đó. + Để đổi tên một bảng tính ta kích đúp chuột tại tên của bảng tính đó hoặc nhấn nút phải chuột tại đó sau đó kích chuột tại lệnh Rename, khi đó ta chỉ cần đổi tên của bảng tính đó sau đó nhấn phím Enter hoặc nếu ta không muốn đổi tên thì nhấn vào phím ESC. + Để chèn thêm một bảng tính ta kích chuột tại vị trí chứa bảng tính cần thêm sau đó kích chuột tại lệnh Insert. + Để xoá bớt một bảng tính trong danh sách ta kích phải chuột tại vị trí chứa bảng tính cần xoá sau đó kích chuột tại lệnh Delete.
+ Để thay đổi vị trí của bảng tính trong danh sách ta nhấn chuột và kéo rê tên bảng tính đó tới vị trí cần di chuyển tới. Các thao tác nhập, sửa dữ liệu trong Excel. Nhập, sửa dữ liệu trong ô: Đưa con trỏ tới ô cần nhập rồi nhập dữ liệu vào trong ô, nhập xong ta có thể nhấn Enter hoặc các phím mũi tên để di chuyển sang ô khác và kết thúc nhập trong ô đó, hoặc nhấn nút trên thanh công cụ để chấp nhận dữ liệu trong ô đó, hoặc nhấn phím ESC hoặc nhấn nút để huỷ dữ liệu vừa nhập trong ô đó. Nếu dữ liệu dài quá độ rộng của ô thì nó sẽ tràn sang ô bên cạnh "nằm kề" nhưng dữ liệu đó vẫn thuộc về ô ban đầu.
* Để sửa dữ liệu ta có thể nhập mới đè lên dữ liệu cũ trong ô đó bằng cách đặt con trỏ tới ô đó rồi nhập dữ liệu cũ. 8 Nếu không may nhập nhầm dữ liệu lên một ô đã nhập đúng ta có thể nhấn phím ESC hoặc nút để huỷ nhập dữ liệu, giữ nguyên dữ liệu cũ. Để sửa dữ liệu trong ô nào đó ta bấm đúp chuột vào ô đó rồi sửa hoặc đặt con trỏ tới ô đó rồi bấm phím F2. Lựa chọn vùng dữ liệu: - Lựa chọn 1 ô: đặt con trỏ tới ô cần lựa chọn.
- Lựa chọn một nhóm ô liên tục: + Bằng chuột: kích chuột vào ô đầu tiên cần lựa chọn sau đó kéo chuột tới cuối cùng cần lựa chọn. + Bằng bàn phím: đặt con trỏ tới ô đầu tiên cần chọn sau đó giữ phím SHIFT rồi sử dụng các phím di chuyển (4 phím mũi tên ơ ư đ ¯) để lựa chọn. Phần ô được lựa chọn sẽ có màu đen (trừ ô đầu tiên) nênúthao tác này gọi là thao tác bôi đen. - Lựa chọn một nhóm ô không liên tục: kích chuột vào ô đầu tiên sau đó giữ phím CTRL rồi kích chuột vào các ô kế tiếp cần chọn.
Phần ô được chọn sẽ có màu đenútrừ ô cuối cùng. - Lựa chọn cả một hàng hay một cột: kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột cần chọn. Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột, ta kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột rồi kéo rê chuột để lựa chọn. - Lựa chọn toàn bộ bảng tính: ta kích chuột vào ô giao của tiêu đề hàng và cột.
Để huỷ lựa chọnúta kích chuột ra ngoài vùng đó, hoặc nhấn vào các phím mũi tên. Các lệnh định dạng, sao chép, xoá. chỉ có hiệu lực với vùng dữ liệu đã được bôi đen. Thao tác sao chép nội dung, di chuyển dữ liệu trong Excel.
* Sao chép nội dung một vùng dữ liệu: - Chọn vùng cần sao chép (bôi đen) sau đó nhấn CTRL+C hoặc ra lệnh Edit à Copy hoặc nhấn nút lệnh Copy ( ) trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ được đưa vào trong vùng đệm. - Đưa con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới. Sau đó nhấn CTRL+V hoặc ra lệnh Edit -> Paste hoặc nút lệnh Paste ( ) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ được dán vào vị trí chỉ định. 9 - Ta có thể sao chép nhanh bằng chuột như sau: chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đó đưa con trỏ chuột xuống dưới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, giữ phím CTRL kéo rê tới vị trí cần sao chép tới.
* Di chuyển nội dung một vùng dữ liệu: - Chọn vùng cần di chuyển (bôi đen) sau đó nhấn CTRL+X hoặc ra lệnh Edit -> Cut hoặc nhấn nút lệnh Cut ( ) trên thanh công cụ, nội dung đó sẽ được cắt đưa vào trong vùng đệm. - Đưa con trỏ soạn thảo tới ô đầu tiênútrong vùng cần di chuyển tới. Sau đó nhấn CTRL+V hoặc ra lệnh Edit -> Paste hoặc nút lệnh Paste ( ) trên thanh công cụ, nội dung của vùng dữ liệu đó sẽ được dán vào vị trí chỉ định. - Ta có thể di chuyển nhanh bằng chuột như sau: chọn vùng dữ liệu cần di chuyển sau đó đưa con trỏ chuột xuống dưới vùng đang chọn sao cho có dạng mũi tên, kéo rê tới vị trí cần sao chép tới.
* Xoá nhanh một vùng dữ liệu: Khi cần xoá nhanh một vùng dữ liệu nào đó ta có thể lựa chọn (bôi đen) cả vùng đó sau đó nhấn phím Delete hoặc ra lệnh Edit àClear àAll. Thao tác điền dữ liệu tự động vào các ô. Để điền dữ liệu theo hàng hoặc cột mà dữ liệu thay đổi theo một quy luật nhất định, Ví dụ: như 1, 2, 3,. Ta nhập dữ liệu cho ít nhất hai ô đầu tiên của vùng đó, lựa chọn hai ô đã nhập dữ liệu, đưa con chuột mốc điền ở góc dưới bên phải của ô sao cho có dạng +, nhấn chuột kéo rê đến cuối của vùng dữ liệu cần điền.
Ta có thể nhập giá trị đầu của chuỗi dữ liệu, sau đó dùng lệnh Edit àFill àSeries, màn hình xuất hiện hộp thoại Series, trong đó: - Series in: kiểu điền dữ liệu. + Rows: điền dữ liệu theo dòng. + Columns: điền dữ liệu theo cột. - Type: quy luật biến đổi của dữ liệu.
+ Linear: thay đổi tuyếnútính. + Growth: thay đổi theo bội số. + Date: thay đổi theo quy luật ngày tháng (Sunday, Monday,. - Step Value: bước biến đổi.
- Stop Value: giá trị kết thúc của chuỗi điền. 10 Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu điền dữ liệu. Các thao tác xử lý bảng tính. * Thay đổi kích thước hàng, cột.
- Thay đổi chiều rộng của các cột: Đưa con trỏ chuột vào đường giới hạn bên phải tên cột cầnúthay đổi độ rộng sao cho có dạng. Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi độ rộng. Để thay đổi độ rộng của một ô hoặc một nhóm ô sao cho dữ liệu không vượt quá ra ngoài ô đó ta chọn nhóm các ô đó sau đó kích chuột tại lệnh Format àColumn àAuto Fit Selection. - Thay đổi chiều cao của các hàng: Đưa con trỏ chuột vào đường giới hạn bên dưới tên hàng cầnúthay đổi độ rộng sao cho có dạng.
Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi chiều cao. Để chiều cao của một ô tự động thay đổi phù hợp với cỡ chữ trong các ô đó ta chọn nhóm các ô đó sau đó kích chuột tại lệnh Format àRow àAuto Fit.