CHƯƠNG 1. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Mã chương: MH 26 -01 Giới thiệu: Kế toán tiền lương và khoản trích Mục tiêu: - Trình bày được ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương - Phân biệt được các hình thức trả lương trong doanh nghiệp - Thực hiện được các nghiệp vụ kế toán chi tiết và kế toán tổng họp của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Vận dụng kiến thức kế toán chi tiết và tổng hợp vật tư, hàng hóa vào làm được bài thực hành ứng dụng - Xác định được các chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Lập được chứng từ kế toán tiền lương - Vào được sổ chi tiết và tổng hợp theo bài thực hành ứng dụng - Tuân thủ các chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành 1. Ý nghĩa nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1 Ý nghĩa Tiền lương (hay tiền công ) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để trả tiền lương cho người lao động đúng (hợp lý), doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau: đúng với chế độ tiền lương của nhà nước; gắn với quản lý lao động của doanh nghiệp.
Các yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và chỉ có trên cơ sở yêu cầu đó thì tiền lương mới kích thích được người lao động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất thúc đẩy được sản xuất phát triển; (và ngược lại). Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế., các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. “Biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà DN trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động”.2 Nhiệm vụ Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước. Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiện vụ sau: - Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động.
1 - Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng liên quan. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương; cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. Hình thức tiền lương, quỹ lương và các khoản trích theo lương 2.1 Các hình thức tiền lương 2.1 Tiền lương theo thời gian Là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này, tiền lương thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: thời gian làm việc thực tế nhân với mức lương thời gian.
Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn. Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian có thưởng. Để áp dụng trả lương theo thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ. Các doanh nghiệp chỉ áp dụng tiền lương thời gian cho những công việc chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm; thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính, quản trị, thống kê, kế toán, tài vụ,.
Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế là chưa gắn được tiền lương với kết quả và chất lượng lao động. TL tháng = LCB x (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp) TL ngày = TL tháng/ số ngày làm việc TL giờ = TL ngày/ 8 2.2 Trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Tiền lương sản phẩm phải trả tính bằng: số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lượng, nhân với đơn giá tiền lương sản phẩm. Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán kết quả lao động.
Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp. Để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng các đơn giá lương sản phẩm khác nhau. - Tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá tiền lương cố định, gọi gọi là tiền lương sản phẩm giản đơn. - Tiền lương sản phẩm giản đơn kết hợp với tiền thưởng về năng suất chất lượng sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm có thưởng.
- Tiền lương sản phẩm tính theo đơn giá lương sản phẩm tăng dần áp dụng theo mức độ hoàn thành vượt mức khối lượng sản phẩm, gọi là tiền lương sản phẩm luỹ tiến. Tiền lương sản phẩm khoán (thực chất là một dạng của hình tiền lương sản phẩm): hình thức này có thể khoán việc, khoán khối lượng, khoán sản phẩm cuối cùng, khoán quĩ lương. 2 Ưu điểm của hình thức tiền lương sản phẩm: đảm bảo nguyên tắc phân phối theo số lượng, chất lượng lao động; khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng sản phẩm TL tháng = SL sp hoàn thành x Đơn giá tiền lương 1sp Chú ý: chỉ dung cho DN sản xuất ra sản phẩm. Chú ý: + Lương ngoài giờ bình thường = 150%lương + Lương ngày nghỉ = 200% lương + lương Tết = 300% lương Ví dụ: DN trả lương theo 2 hình thức theo sản phẩm và theo thời gian.
Trích tiền lương của nhân viên A ở BP VP (lương thời gian) - Thời gian làm việc trong tháng 22 ngày - Hệ số lương 3,0 - Hệ số phụ cấp chức vụ 1,2 - Thời gian làm thêm trong tháng 10g 2. Trích lương của công nhân sxsp B (lương sp) - Sản lượng sp hoàn thành trong tháng là 520sp - Tài liệu bổ sung: + Mức lương cơ bản DN áp dụng là 1.000 (năm 2018) + Đơn giá TL của 1sp được tính như sau: SLSP Đơn giá 1-100 10.000 Yêu cầu: Tính lương phải trả cho nhân viên A, B. Biết rằng số ngày làm việc trong tháng là 22 ngày.2 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN a/ Quĩ tiền lương: của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương tính theo người lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả. Quĩ tiền lương bao gồm : - Tiền lương trả theo thời gian, trả theo sản phẩm, lương khoán; - Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ và phụ cấp độc hại.; - Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ qui định; - Tiền lương trả cho thời gian người lao động ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan như: đi học, tập quân sự, hội nghị, nghỉ phép năm…; - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên.
Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích tiền lương có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho thời gian người lao động làm nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác do doanh nghiệp điều động như: hội họp, tập quân sự, nghỉ phép năm theo chế độ,. 3 Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm; tiền lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất không gắn với quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định đối với công tác hạch toán và phân tích giá thành sản phẩm. Tiền lương chính thường được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng tính giá thành, có quan hệ chặt chẽ với năng suất lao động. Tiền lương phụ thường phải phân bổ gián tiếp vào các đối tượng tính giá thành, không có mối quan hệ trực tiếp đến năng suất lao động. Để bảo đảm cho doanh nghiệp hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất thì việc quản lý và chi tiêu quĩ tiền lương phải hợp lý, tiết kiệm quĩ tiền lương nhằm phục vụ tốt cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
b/ Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Theo QĐ 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 áp dụng từ 1/6/2017: - BHXH: là khoản hỗ trợ cho NLĐ bị mất sức lao động (bệnh, TNLĐ, hưu trí…) để được hưởng khoản này thì NLĐ và người sử dụng LĐ phải cùng đóng vào quỹ BHXH 25,5% trong đó DN 17,5%; NLĐ 8% (DN giảm 1% so với xưa). Trong đó 17% gồm 3% quỹ ốm đau và thai sản; 14% quỹ hưu trí và tử tuất. ** Ngoài 17% trên, DN còn phải đóng BH tai nạn, bệnh nghề nghiệp BHTNLĐ, BNN): + Trước 1/6/2017: đóng 1% trên tiền lương đóng BHXH của NLĐ + Kể từ 1/6/2017 chỉ đóng 0,5% trên tiền lương đóng BHXH của NLĐ - BHYT là khoản hỗ trợ NLĐ khi khám chữa bệnh. Để được hưởng khoản này thì NLĐ và người sử dụng LĐ đóng vào quỹ BHYT 4,5% (DN 3%; NLĐ 1,5%) - BHTN: dùng để hỗ trợ cho NLĐ khi bị thất nghiệp tạm thời.
Để được hưởng, NLĐ và người sử dụng LĐ cùng đóng vào quỹ BHTN 2% trong đó DN 1%, NLĐ 1%.